Όταν σκέφτομαι τον καθαρισμό την άνοιξη, σκέφτομαι το ντουλάπι μου - και πόσο πραγματικά πρέπει πραγματικά να περάσω μέσα από αυτό: να ξεκαθαρίσω τα πράγματα που δεν έχω φορέσει όλη την σεζόν, να βρω ένα καλό, εκτός δρόμου σημείο για πράγματα που δεν φορούν πολύ συχνά, και να οργανώσω όλα τα υπόλοιπα σε κάποιο σύστημα που έχει νόημα.
Αλλά θα είμαι ειλικρινής: Αν θέλω να αντιμετωπίσω την περιοχή της ζωής μου που είναι το μεγαλύτερο χάος, θα έπρεπε πραγματικά να ξεκαθαρίσω το email μου.
Ακούγεται οικείο? Υποθέτω έτσι. Έτσι, φέτος, έχω έρθει με μερικές συμβουλές για την εκκαθάριση της ντουλάπας σας και πώς να τις εφαρμόσετε στα εισερχόμενά σας.
1. Καθαρίστε τι υπάρχει στην πλάτη
Όταν πρόκειται για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι νεώτερες λαμβάνουν πάντα την προσοχή. Έτσι, εάν πρόκειται να ανακαλύψετε καθαρό, το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε είναι με τα παλαιότερα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Ακόμα και αν απαντάτε μόνο στα τρία παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα αισθανθείτε ότι έχετε κάνει κάποια πρόοδο, επειδή αυτά είναι αυτά που συλλέγουν σκόνη (και πραγματικά πρέπει να απαντηθούν ή να αρχειοθετηθούν).
2. Declutter, και ρίξτε κάποια πράγματα έξω
Όπως και με το ντουλάπι σας, θα είστε πιο ευτυχισμένοι με τα εισερχόμενά σας, εάν κατέχει μόνο αυτό που χρειάζεστε. Στην πραγματικότητα, οι μελέτες δείχνουν ότι η μείωση του ποσού των καθημερινών μηνυμάτων που λαμβάνετε θα έχει πραγματικό αντίκτυπο στη διαχείριση του χρόνου σας και τα επίπεδα άγχους.
Λοιπόν, πάρτε αυτές τις πρώτες εβδομάδες της άνοιξης ως δικαιολογία για να ξεκαθαρίσετε τι δεν χρειάζεστε πλέον. Ενημερωτικά δελτία που δεν διαβάζετε ποτέ, ειδοποιήσεις από ιστότοπους κοινωνικών μέσων που δεν βλέπετε καν, λίστες αλληλογραφίας που δεν σας βοηθούν πια - όλα αυτά είναι δίκαιη.
Δεν είστε σίγουροι πώς να ξεκινήσετε την ταυτοποίηση αυτών των inbox-clutterers; Δοκιμάστε αυτό:
- Αναζήτηση "unsubscribe" στα επιφανειακά ενημερωτικά δελτία που μπορείτε να εξαιρεθείτε.
- Κοιτάξτε τον κάδο απορριμμάτων σας για τυχόν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν ακόμη διαβαστεί. Εάν το διαγράψατε χωρίς να το κοιτάξετε - πιθανότατα δεν το χρειάζεστε.
- Αναζήτηση "από: no-reply" για να ανακαλύψετε τα αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εταιρείες (προτιμώ μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πραγματικούς ανθρώπους).
Καθώς περνάτε από κάθε βήμα, καταργήστε την εγγραφή σας από όλα όσα δεν διαβάζετε ή δεν χρειάζεστε.
3. Δεν χρειάζεται καθημερινά; Βάλτε το αλλού
Μόλις αποφασίσετε ποια ενημερωτικά δελτία και πανελίστριες θέλετε να παραμείνετε, σκεφτείτε τη δημιουργία συγκεκριμένων φακέλων (ή, αυτό που αποκαλώ "θεματικά inboxes"), όπου τα μη ουσιώδη μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταβαίνουν αυτόματα - αντί να εμφανίζονται στα εισερχόμενά σας.
Φιλτράροντας αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά τύπο και καθιστώντάς τα εύκολα προσβάσιμα χωρίς να είναι μπροστά σας ανά πάσα στιγμή, παίρνετε τον έλεγχο πίσω: Θα εξετάσετε τις προσφορές για το Fab.com και τα νέα στυλ στη Banana Republic όταν επιλέγετε, όχι όταν αποφασίσετε να εμφανίσετε τα εισερχόμενά σας. Θα ελέγξετε τους νέους οπαδούς του Twitter όταν αποφασίσετε ότι είναι ώρα να σπάσουν τα κοινωνικά σας μέσα. Έχετε την ιδέα.
Πριν ξεκινήσετε με τα φίλτρα, αποφασίστε για τα θέματα σας. Όταν εξετάζω τα εισερχόμενά μου για χρονοβόρους παραβάτες, αποφάσισα ότι οι τρεις μεγάλες ήταν: πανελίστες, κοινωνικά μέσα ενημέρωσης και ενημερωτικά δελτία. Δημιουργήστε νέες ετικέτες για καθένα από αυτά.
Pro tip: Ξεκινήστε την ετικέτα με έναν αστερίσκο για να την φέρετε στην κορυφή των ετικετών σας, εξασφαλίζοντας ότι μην ξεχάσετε να τα ελέγξετε (π.χ. "* Social media" αντί για "Social Media").
Στη συνέχεια, ρυθμίστε τα φίλτρα σας ώστε τα σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μεταβούν κατευθείαν στα "θεματικά εισερχόμενα". Τα βήματα του Gmail για τη ρύθμιση των φίλτρων είναι:
- Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο πλαίσιο αναζήτησης. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που σας επιτρέπει να καθορίσετε τα κριτήρια αναζήτησής σας.
- Εισαγάγετε τα κριτήρια αναζήτησης. Αν θέλετε να ελέγξετε ότι η αναζήτηση σας λειτούργησε σωστά, κάντε κλικ στο κουμπί αναζήτησης.
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία φίλτρου" στο κάτω μέρος του παραθύρου αναζήτησης.
- Επιλέξτε τις ενέργειες που θέλετε να λάβει το φίλτρο. Σε αυτή την περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει "Παράλειψη των Εισερχομένων (Αρχειοθέτησης)" και "Εφαρμογή της ετικέτας:" όταν δημιουργείτε το φίλτρο.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία φίλτρου".
Τώρα, όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το [email protected] πηγαίνουν κατευθείαν στα μηνύματά μου με θέμα "Ενημερωτικό δελτίο", για να ελέγξετε πότε είμαι σε λειτουργία ηλεκτρονικής αγοράς. Σας προτείνω να ρυθμίσετε τις θεματικές σας ρυθμίσεις ετικετών εισερχομένων στο "Show if Unread" για να επωφεληθείτε πραγματικά από αυτή τη στρατηγική "out of sight, out of mind". Και ενώ οι παραπάνω οδηγίες ισχύουν ειδικά για το Gmail, πολλά άλλα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν παρόμοια λειτουργικότητα για την επισήμανση και τη διαλογή.
Η αναθεώρηση των εισερχομένων σας διαρκεί αρκετό καιρό, αλλά υπόσχομαι, αξίζει τον κόπο. Ακριβώς όπως μια καθαρή ντουλάπα σας βοηθά να βρείτε τα πράγματα που πραγματικά ψάχνετε, ένα οργανωμένο εισερχόμενο θα βεβαιωθείτε ότι περνάτε χρόνο και ενέργεια στα μηνύματα που πραγματικά χρειάζεστε για να διαβάσετε.
Καλή καθαριότητα άνοιξη!
: Άνοιξη Καθαρίστε την καμπίνα σας!
