Όταν έχετε μια μεγάλη ερώτηση, στοχεύετε να διευκολύνετε το άλλο άτομο - είτε το αφεντικό, τον συνάδελφό σας, είτε την επαφή σε δίκτυο - για να πείτε ναι.
Και έτσι, σκέφτεστε μέσω απρόβλεπτων, να προετοιμάσετε απαντήσεις σε πιθανές ερωτήσεις και να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στο πώς λέτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.
Αν αυτή είναι η στρατηγική σας, η έρευνα από τους Καθηγητές Vanessa Bohns και Mahdi Roghanizad θα μπορούσε να σας αλλάξει το παιχνίδι. Διέταξαν μια μελέτη στην οποία οι άνθρωποι έπρεπε να ζητήσουν από τους ξένους να κάνουν μια έρευνα. Το μισό τους ρώτησε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το μισό ρώτησε προσωπικά.
Όπως γράφει ο Bohns σε άρθρο για το Harvard Business Review :
… οι συμμετέχοντες που υπέβαλαν αιτήματα μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αισθάνονταν ουσιαστικά εξίσου σίγουροι για την αποτελεσματικότητα των αιτημάτων τους, καθώς αυτοί που έκαναν τα αιτήματά τους πρόσωπο με πρόσωπο, έστω και αν τα αιτήματα πρόσωπο με πρόσωπο ήταν 34 φορές πιο αποτελεσματικές από τις ηλεκτρονικές.
Γιατί; Ο Bohns σημειώνει ότι ενώ το άτομο που ζητάει συχνά αισθάνεται πιο άνετα να το κάνει πίσω από μια οθόνη υπολογιστή - τα άτομα που λαμβάνουν το αίτημα ανταποκρίνονται θετικά σε μια αξιόπιστη γλώσσα του σώματος.
Τώρα, προτού να αρνηθείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για μια ρουτίνα εργασίας επικεντρωμένη στο πρόσωπο-χρόνο, είναι χρήσιμο να θυμάστε ότι οι συμμετέχοντες σε αυτή τη μελέτη ασχολήθηκαν με τους ξένους. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να χτυπήσετε τον αριθμό των προσωπικών συναντήσεων με τον συνεργάτη που κάθοτε δίπλα.
Εντούτοις, πιθανότατα έχετε ανθρώπους στο γραφείο σας ή στο δίκτυό σας, οι οποίοι - ενώ τις γνωρίζετε - δεν είστε ιδιαίτερα κοντά. Και είναι με αυτούς τους ανθρώπους ότι αυτή η συμβουλή θα μπορούσε να κάνει μεγάλη διαφορά. Χρειάζεστε βοήθεια από κάποιον που βλέπετε μόνο στο ασανσέρ ή στο πάρτι διακοπών της εταιρείας; Θέλετε να ρωτήσετε κάποιον που πήγατε στο κολέγιο πριν από μια δεκαετία για να μιλήσετε στην εταιρεία του;
Αυτές είναι στιγμές που αξίζει να συζητήσετε αυτοπροσώπως.
Όπως είναι ειρωνικό, θα πρέπει συχνά να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ρυθμίσετε τη συγκεκριμένη συνάντηση. Λοιπόν, να είστε κυριολεκτικοί σχετικά με το χρόνο ("Πρέπει να συζητήσετε …"), ευέλικτο για τον τόπο ("Θα μπορούσα να συναντηθώ από το γραφείο σας") και διαφανές για το γιατί φτάνετε ("Θα ήθελα να συζητήσω πώς τα τμήματα μπορούν να συνεργαστούν σχετικά με / θέλω να μάθω περισσότερα για την εργασία σας στην εταιρεία), που θα το κάνουν πολύ πιο πιθανό να γίνει η συζήτησή σας. Και αν χρειάζεστε ακόμα περισσότερη καθοδήγηση, έχουμε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ζητήσετε μια συνάντηση.
Ναι, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι κυριολεκτικά στα χέρια σας. Αλλά, την επόμενη φορά που θα χρειαστεί κάποιος να πει ναι, σκεφτείτε αν είναι ο καλύτερος τρόπος να το κάνετε ή αν θα ήταν καλύτερο να οργανώσετε μια συνομιλία.
