Ξέρεις πώς πηγαίνει. Αρχίζετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προϊστάμενό σας, τον συνάδελφο, τον πελάτη ή τον διευθυντή HR με σωστό χαιρετισμό. Θα περάσετε το Ts σας και το dot σας Is, και θα ολοκληρώσετε το μήνυμα με μια επίσημη υπογραφή όπως "Best" ή "Ειλικρινά".
Ο παραλήπτης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποκρίνεται με την ίδια διατύπωση, απευθυνόμενος σε έναν τυπικό χαιρετισμό και στη συνέχεια γράφοντας μερικές γραμματικά ορθές παραγράφους πριν ολοκληρώσουμε τη σημείωση με παρόμοια υπογραφή. ίσως είναι "Σας ευχαριστώ", ή το πιο απλό, "Cheers."
Δεδομένου ότι το μήνυμα αυτό απαιτεί μια απάντηση από εσάς, συνεχίζετε να παίζετε μαζί με αυτό που νομίζετε ότι είναι ο επαγγελματικός τρόπος - πληκτρολογώντας τον πλήρη χαιρετισμό (πάλι), συνθέτοντας το σώμα του μηνύματος και στη συνέχεια καταλήγοντας με το "Όλα τα καλύτερα". Συνεχίζετε να το κάνετε αυτό ακόμα και μετά από πολλαπλάσια περιστροφή, παρόλο που τελικά φαίνεται τελείως άσκοπο και ακόμη και λίγο αμήχανο.
Αν δεν εργάζεστε σε ένα υπερβολικά σκληρό εταιρικό γραφείο, όπου ακόμη και τα θαυμαστικά θα πρέπει να κρύβονται, πρέπει να φτάσετε στο καλό με την επίθεση στην επίσημη ομιλία, ιδιαίτερα εάν η επικοινωνία με το αφεντικό ή τους συναδέλφους σας καθ 'όλη τη διάρκεια της εργασίας είναι συχνή.
Μόλις αισθάνεται φυσιολογικό να σπάσει το "Γεια σας", ευχαρίστηση και το περιττό "Ευχαριστώ", αντίο, το κάνουμε. Και για να σας βοηθήσω να αισθανθείτε πραγματικά εντάξει κάνοντας αυτό (και όχι σαν ένα τέρας εθιμοτυπίας), έχω καταλήξει σε μερικές κατευθυντήριες γραμμές.
1. Νιώστε ελεύθερο να ακολουθήσετε κοστούμι
Ενώ μπορεί να είναι δελεαστικό να επισημοποιήσετε όλες τις ανταλλαγές αν αυτό είναι αυτό που είστε εξοικειωμένοι με ή επειδή είναι το πώς διδάξατε, πολλές φορές, δεν είναι απλώς απαραίτητο. Δώστε προσοχή στα σημάδια του χώρου εργασίας σας, ή απλά θα καταλήξετε να κολλήσετε. Εάν ο προϊστάμενος σας σάς διαβιβάζει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μόνο ένα σημείωμα σχετικά με τη λήψη μιας ματιά για να δείτε αν αυτό ενδιαφέρει και απαντάτε με ένα επίσημο μήνυμα, σας υπόσχομαι, δεν κερδίζετε καμμιά σημεία - απλά κλείνετε ανοίξτε τα εισερχόμενα και αγνοήστε πώς η ομάδα σας χειρίζεται την απλή αλληλογραφία. Ή, εάν ο συνάδελφός σας άρχισε να επικοινωνεί μαζί σας με έναν απλό τρόπο (χωρίς να σας απευθύνεται ονομαστικά ή να συμπεριλαμβάνετε ένα επίσημο σημάδι), αποδέχεστε ότι ως σημάδι σας να απαντήσετε σε είδος.
2. Ενεργοποιήστε το (Ανάλογα με το ποιον μιλάτε)
Δεν έχει σημασία αν το τελευταίο σου αφεντικό έδειξε ότι η υιοθέτηση ενός ανεπίσημου τόνος ήταν απαράδεκτη. δεν εργάζεστε για αυτήν πια. Ωστόσο, μια λέξη της προσοχής, μόνο και μόνο επειδή φτάνετε σε ένα σημείο όπου ρίχνετε το "καλύτερο" με τον διευθυντή σας δεν σημαίνει ότι πρέπει να καταργήσετε τη λέξη από το λεξιλόγιό σας εντελώς. Εάν μιλάτε τακτικά με κάποιον που δεν γνωρίσατε ποτέ και η σχέση σας είναι πιο τυπική από ό, τι δεν είναι, μην είστε τόσο γρήγορα να υπογράψετε χωρίς να συμπεριλάβετε ένα σωστό κλείσιμο, ειδικά αν είστε στο φράχτη για το πώς να προχωρήσετε. Το λανθασμένο από την πλευρά της προσοχής θα είναι πάντα υγιείς συμβουλές.
Γνωρίστε αυτό: Η εναλλαγή δεν ισχύει μόνο για διαφορετικούς ανθρώπους. Ακόμη και αν μια αλληλογραφία με ένα άτομο ξεκινά τυπικά, σας επιτρέπεται να μεταβείτε στο κρέας του θέματος όταν συζητάτε ένα στοιχείο σε ένα μακρύ νήμα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - παρά να μην ασχοληθείτε με χαιρετισμούς ή υπογραφές.
3. Εξετάστε το χρόνο
Αν πάτε για διακοπές για μια εβδομάδα και επιστρέψετε στο γραφείο με μια λίστα με ερωτήσεις για το αφεντικό σας, με τους οποίους δεν έχετε μιλήσει ή δεν έχετε δει από τότε που πήγατε μακριά, ίσως είναι καλύτερο να αρχίσετε το πρώτο email πίσω με ευχαρίστηση όπως "Καλημέρα", "Ελπίζω ότι ήσασταν καλά", ή, αν ο διαχειριστής σας ήταν αυτός που έμεινε στις διακοπές, "Καλώς ήλθατε πίσω" - ακόμη και αν εσείς και ο προϊστάμενος σας παραλείπετε συνήθως το χαιρετισμό ή τη μικρή συζήτηση. Ο χρόνος αδράνειας είναι επίσης σημαντικός για τις ανταλλαγές με εξωτερικούς πελάτες ή πωλητές. Εάν είστε σε επαφή μία φορά την εβδομάδα ή μόνο μερικές φορές το μήνα, ίσως είναι σκόπιμο να ξεκινήσετε το αρχικό μήνυμα μετά από λίγο καιρό με την εισαγωγή του go-to και την κατάλληλη υπογραφή κλεισίματος.
Μια μηνιαία βάση επαφής με ένα ανώτερο μέλος του τμήματος σας μπορεί επίσης να σας ζητήσει να κλίνετε προς την πληκτρολόγηση πιο συντηρητικά. Εάν αυτό το αρχικό μήνυμα έχει ως αποτέλεσμα μια σημαντική μετά και πέρα μέσα σε λίγες μέρες, τότε είναι ίσως ωραία να μειώσουμε τον επίσημο παράγοντα, ειδικά αν το άλλο συμβαλλόμενο μέρος το έχει πράξει.
Τελικά, πρέπει να καθορίσετε τον τόνο και τη δομή των εξερχόμενων μηνυμάτων σας. Μπορώ να σας πω ένα πράγμα, όμως, προσωπικά δεν έχω βρει ποτέ προβληματική όταν κάποιος που μιλάω τακτικά αποφασίζει να αφήσει το τυπικό άνοιγμα και κλείσιμο. στην πραγματικότητα, θεωρώ ότι είναι λίγο ανακούφιση ότι μπορούμε απλά να συνεχίσουμε να λέμε τι έχουμε έρθει σε απευθείας σύνδεση για να πούμε. Η προσβασιμότητα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά είναι μόνο κατάλληλη σε ένα σημείο - και η χαρά μου είναι ότι θα γνωρίζετε πότε πρέπει να καταργήσετε τη διατύπωση.
