Επιτρέψτε μου να ξεκινήσω λέγοντας ότι, ναι, υπάρχουν πολύ λίγες ώρες την ημέρα. Η λίστα των καθηκόντων σας δεν είναι ποτέ άδεια, δεν φτάνετε στο σπίτι όσο νωρίτερα θέλετε και δεν αισθάνεστε σαν να ολοκληρώνετε ό, τι θέλετε να κάνετε.
Επειδή δεν μπορώ να σας χαρίσω περισσότερο χρόνο μέσα στη μέρα (αν και είμαι σίγουρος ότι θα ήταν η καλύτερη σούπερ δύναμη ποτέ), επιτρέψτε μου να μοιραστώ μαζί σας το μυστικό για να γίνω πιο αποτελεσματικός στο χρόνο που έχετε: επιθετικά προστατεύοντας το πρόγραμμά σας.
Με αυτό, δεν εννοώ να μην λαμβάνω συναντήσεις (αν και πιστεύω ότι λιγότερα είναι καλύτερα), εννοώ τη διαχείριση της ισορροπίας και της σειράς των γεγονότων της ημέρας σας για να σας δώσω τη μέγιστη παραγωγικότητα. Αυτό είναι ένα από τα πιο ισχυρά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για σας - στην πραγματικότητα, σχεδόν αισθάνεται σαν να προσθέσετε περισσότερο χρόνο στην ημέρα σας.
Ακολουθούν δύο απλά βήματα για να ξεκινήσετε:
Βήμα 1: Φανταστείτε την ιδανική εβδομάδα σας
Αρχικά, καθίστε και απαντήστε σύντομα στις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Ποιες είναι οι ώρες εργασίας σας σε μέση ημέρα και εβδομάδα;
- Ποιες είναι οι μόνιμες συναντήσεις σας - ή πράγματα που πρέπει να γίνουν σε συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα;
- Σε ποια στιγμή της ημέρας είστε πιο παραγωγικοί; (π.χ., παίρνετε πολλά που γίνονται τα πρωινά, στη συνέχεια, μετά από μεσημεριανό γεύμα;)
- Υπάρχουν ημέρες της εβδομάδας που είναι περισσότερο ή λιγότερο παραγωγικές για σας; (Περίπτωση Δευτέρας, καθένας;)
- Οι διαφορετικοί τύποι εργασίας επιτυγχάνονται καλύτερα σε διαφορετικές μέρες ή ώρες; (Η συνιδρυτής μου Kathryn αστεία ότι η αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων πωλήσεων την Παρασκευή το απόγευμα είναι μια μαύρη τρύπα, οπότε κάνει διαφορετικά είδη δουλειάς τότε).
Αφού απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, κάντε ένα βήμα πίσω και δείτε πώς το χρονοδιάγραμμα, οι συναντήσεις, τα καθημερινά καθήκοντα και τα επίπεδα παραγωγικότητας θα ταίριαζαν μαζί σε μια τέλεια εβδομάδα εργασίας.
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε ένα κενό ημερολόγιο για να σχεδιάσετε το συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα. Περιλάβετε μπλοκ χρόνου που είναι οι καλύτεροι για την εστιασμένη δουλειά (ιδανικά κομμάτια του χρόνου που αισθάνεστε πολύ παραγωγικά), μπλοκ που είναι καλύτερο για συναντήσεις (η συνάδελφος Adrian μου αρέσει να προγραμματίζει το απόγευμα - την ενεργοποιούν, να αισθάνεστε υπνηλία), και, φυσικά, μπλοκ για την απάντηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Βήμα 2: Αντίστροφη μηχανική το ημερολόγιό σας (κάνοντας άλλους να ταιριάζουν το πρόγραμμά σας)
Τώρα, τα πράγματα έρχονται, και ίσως να μην είστε σε θέση να τηρήσετε αυτό το πρόγραμμα κάθε εβδομάδα. Αλλά μπορείτε και πρέπει να το φυλάξετε σαν έναν (φιλικό) πυρκαγιά-δράκοντας δράκο-ιδιαίτερα ο χρόνος σας για να πάρει επικεντρωμένη εργασία γίνεται. Σας λέω, έχοντας μια χούφτα αδιάλειπτα μπλοκ, όπου μπορείτε πραγματικά να εργαστείτε είναι πολύτιμη για να πιέσετε περισσότερο χρόνο από την ημέρα σας.
Αντιμετωπίστε αυτές τις περιόδους εργασίας όπως κάθε άλλη συνάντηση στο ημερολόγιό σας. Όταν κάποιος σας ρωτάει αν είστε ελεύθερος τότε, δεν είστε (αν δεν μπορείτε να προγραμματίσετε ξανά την ώρα εκείνη την ημέρα ή την εβδομάδα). Αν οι άνθρωποι στην εταιρεία σας μπορούν να δουν τον ελεύθερο χρόνο ή την κράτηση σας στο ημερολόγιό σας, μπορείτε ακόμη και να τοποθετήσετε το χρόνο εργασίας σε αυτό για να αποφύγετε τη λήψη από εσάς.
Ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να φρουρείτε το χρόνο σας είναι να αναλάβετε το προβάδισμα στον προγραμματισμό συνεδριάσεων. Τώρα, δεν λέω να αναλάβει κάποιον άλλο, αν δεν είστε αυτός που συνήθως συντονίζει τον προγραμματισμό - αυτό θα έπαιρνε περισσότερη δουλειά και αυτό σίγουρα δεν είναι μια κίνηση προς τη σωστή κατεύθυνση!
Αυτό που εννοώ είναι να ενημερώσετε τους ανθρώπους τι ώρα σας δουλεύει το συντομότερο δυνατό - και ιδανικά, προτού κάποιος άλλος αποκόψει χρόνο. Αν θέλετε να έχετε συναντήσεις τα απογεύματα ή μια συγκεκριμένη ημέρα, πετάξτε "Οποτεδήποτε μετά από τις 3 μ.μ." ή "Παρασκευή είναι ανοιχτή." Έτσι, οι επιλογές θα αγκιστρωθούν στις προτάσεις σας, όχι σε περιόδους που θέλετε να κρατήσετε στον εαυτό σου.
Δεν θα μπορείτε ποτέ να προσθέσετε χρόνο στην ημέρα, αλλά μπορείτε να είστε έξυπνοι για τις ώρες που έχετε. Και με τη μεγιστοποίηση των παραγωγικών σας χρόνων (και των μη παραγωγικών εποχών σας, θα βρείτε γρήγορα ότι μπορείτε να κάνετε περισσότερα.
