Την περασμένη Παρασκευή στις 4:30 μ.μ., έκλεισα τον υπολογιστή μου, καθαρίζω το γραφείο μου και πήγαινα σπίτι. Ένα από τα αντικείμενα που έριξα στα σκουπίδια πριν φύγω ήταν ο κατάλογός μου για την εβδομάδα: 150 αντικείμενα, όλα έλεγαν. Δεν δούλευα ούτε αργά το βράδυ ούτε νωρίς το πρωί εκείνη την εβδομάδα. Και έχω ακόμα και στο σπίτι να κάνω αξιοπρεπείς δείπνο, να βλέπω φίλους, να περπατάω το σκυλί και να παρακολουθώ πάρα πολύ τηλεόραση.
Τώρα, προτού προβείτε σε υποθέσεις σχετικά με το περιεχόμενο της λίστας υποχρεώσεων μου ή τη σημασία της δουλειάς μου γενικά, θα ήθελα να αναφέρω ότι κατά τη διάρκεια αυτής της εβδομάδας, ηγήθηκα μια πρόσκληση επιτροπής διοικητικών συμβουλίων, ερευνήσαμε μια πρόταση επιχορήγησης για το USDA, συναντήθηκε με εκτελεστικό διευθυντή ενός σημαντικού ιδρύματος, εισήχθη σε έναν κορυφαίο επιχειρηματία από έναν εκτελεστικό της Microsoft, υπέβαλε τρεις προτάσεις επιχορηγήσεων και έλαβε την ετήσια επισκόπηση των επιδόσεών μου (η οποία ήταν πολύ θετική, παρεμπιπτόντως).
Με λίγα λόγια, κάνω πολλή δουλειά κάθε εβδομάδα. Πώς μπορώ να το κάνω χωρίς να έχω μια νευρική κατάρρευση - και με το χρόνο να χάσω; Ακολουθούν μερικές συμβουλές.
1. Ξέρτε τι χρειάζεται να γίνει
Αν και φαίνεται προφανές, τα πράγματα που τονίζουν περισσότερο τους ανθρώπους είναι συνήθως αυτά που δεν ξέρουν να περιμένουν. Έτσι, για να ξεκινήσετε την εβδομάδα, επανεξετάστε όλα όσα πρέπει να κάνετε λεπτομερώς. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι γνωρίζετε ότι μια πρόταση πρόκειται να γίνει την Παρασκευή και είναι δική σας δουλειά να κάνετε την αφήγηση, αλλά η ομάδα χρηματοδότησης είναι υπεύθυνη για τον προϋπολογισμό. Για να βεβαιωθείτε ότι το όλο έργο ολοκληρώνεται εγκαίρως, βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει "στη λίστα με την ομάδα χρηματοδότησης σχετικά με τον προϋπολογισμό" στη λίστα εργασιών σας.
Είμαι αρκετά αγνωστικός για τα εργαλεία για τις λίστες υποχρεώσεων. οι γραπτές λίστες λειτουργούν εξίσου καλά για μένα ως ηλεκτρονικές λύσεις, όπως η Evernote ή η Asana. Αλλά έχω έναν κανόνα ότι ολόκληρος ο κατάλογος πρέπει να είναι σε ένα μέρος. Μπορείτε να ταξινομήσετε και να αναδιατάξετε όλα όσα θέλετε, αλλά θα πρέπει να δείτε όλα όσα πρέπει να κάνετε με μια ματιά.
2. Ξέρτε τι χρειάζεται να γίνει πρώτα
Όταν έχω επιβλέψει λιγότερο έμπειρο προσωπικό, διαπίστωσα ότι το μεγαλύτερο εμπόδιο για αυτούς δεν ήταν να μάθουν πώς να ιεραρχήσουν και να οργανώσουν την ημέρα τους.
Για παράδειγμα, αν υπήρχε ένα μεγάλο έργο την επόμενη εβδομάδα, θα έπρεπε να προχωρήσουν σε πλήρη πρόοδο προς την εν λόγω προθεσμία, παρά το γεγονός ότι χρειάστηκαν πρώτα να συγκεντρώσουν πληροφορίες από άλλη υπηρεσία - πληροφορίες που πιθανώς θα άφηναν όλη τη δουλειά Έχει γίνει. Και εν τω μεταξύ, υπήρχαν άλλα, μικρότερα έργα στα οποία θα μπορούσαν να έχουν πραγματοποιήσει πραγματική πρόοδο.
Οι προτεραιότητές σας ενδέχεται επίσης να μετατοπιστούν με βάση τη διάθεσή σας ή το χρονοδιάγραμμα. Για παράδειγμα, αν έχω μια ιδιαίτερα δύσπιστη μέρα, ξέρω ότι θα ήταν πιο αποτελεσματικό για μένα να δώσω προτεραιότητα σε ένα έργο δεδομένων. Αν είμαι σε συναντήσεις για το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας, απαντώ σε κλήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ ραντεβού, αντί να προσπαθήσω να ξεκινήσω σε κάτι μεγαλύτερο σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα.
Θα είστε πολύ πιο αποτελεσματικοί αν εργάζεστε με τις προτεραιότητες και τους περιορισμούς σας αντί να προσπαθείτε να τους αντισταθείτε.
3. Ζητήστε βοήθεια
Εάν δεν έχω κερδίσει τίποτα άλλο από την εργασία σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, έμαθα ότι αν δεν το ζητήσετε, δεν θα πάρετε. Κανείς δεν μπορεί να κάνει το έργο μιας οργάνωσης και μόνο. Εάν δεν έχετε τις ικανότητες ή το χρόνο να κάνετε κάτι αποτελεσματικό, είναι καθήκον σας να ζητήσετε βοήθεια.
Ευτυχώς, που εργάζονται για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, μπορώ συνήθως να βρω έναν εθελοντή για να με βοηθήσει με πιο κοσμικά καθήκοντα. Εάν χρειάζομαι ένα υψηλότερο επίπεδο εμπειρογνωμοσύνης, βγάζω το βιβλίο διευθύνσεών μου και βλέπω αν γνωρίζω κάποιον που μπορεί να προτείνει μια λύση. Πρόσφατα, για παράδειγμα, ήμουν αγωνία για μια ενδιάμεση έκθεση για έναν δωρητή. Βρισκόμασταν στο μέσο του νέου προγράμματος, οπότε αν και ήξερα ότι είχαμε κάνει πολλά, δεν ήξερα πώς να το μεταφέρω στη μορφή αναφοράς. Έτσι, πήρα μια από τις επικοινωνίες μου φίλους έξω για έναν καφέ, και πρότεινε εστιάζοντας όλη την έκθεση σχετικά με τις ιστορίες από τους πελάτες και τον τρόπο με τον οποίο ερμήνευσαν το νέο πρόγραμμα.
Ήταν μια σημαντική ανακάλυψη - μία που ποτέ δεν θα είχα μόνος μου. Ο δωρητής το αγάπησε και με έφερε σε επαφή με το τμήμα επικοινωνίας του για να δημοσιοποιήσει το πρόγραμμα ακόμη περισσότερο. Μόλις είχα την ιδέα, μου πήρε μια εβδομάδα για να τελειώσω την έκθεση - τον ίδιο χρόνο που είχα ξοδέψει να ανησυχώ γι 'αυτό πριν συναντηθώ με τον φίλο μου.
4. Κλείστε το βρόχο
Γνωρίζετε ότι ικανοποιώντας την αίσθηση του να ελέγξετε κάτι από τη δουλειά σας; Δεν αισθάνεται μόνο καλός. είναι ένας σημαντικός τρόπος να υποδείξετε ότι ολοκληρώσατε μια εργασία και μπορείτε τώρα να προχωρήσετε σε κάτι άλλο.
Αλλά προτού προχωρήσετε μπροστά, θα θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει κάπου τα ολοκληρωμένα σας καθήκοντα, έτσι ώστε να μπορείτε να παρακολουθήσετε εάν - οι άλλοι δεν είναι εξίσου αποτελεσματικοί με εσάς. Όταν ολοκληρώσω μια πρόταση επιχορήγησης, για παράδειγμα, έβαλα πάντα μια υπενθύμιση στο ημερολόγιό μου για να συνεχιστεί με τον χρηματοδότη σε οκτώ εβδομάδες. Μέχρι τότε, οι περισσότεροι χρηματοδότες θα έχουν πάρει τις αποφάσεις τους και, εάν δεν το έχουν, ίσως ενδιαφέρονται να μάθουν λίγο περισσότερα για τον οργανισμό. Ομοίως, ο προϊστάμενός σας μπορεί να μην επιστρέψει σε εσάς για ένα έργο για μερικές εβδομάδες αν το αφήσετε επάνω σε αυτόν, αλλά μια προτροπή μετά από λίγες μέρες μπορεί να τον πάρει να ρίξει μια ματιά νωρίτερα.
Είμαι σταθερός πιστός στη δουλειά πιο έξυπνη, όχι σκληρότερη. Η δουλειά μου είναι πολύ σημαντική για μένα και για τους ανθρώπους που η οργάνωσή μου εξυπηρετεί να δεχτεί οτιδήποτε άλλο παρά το καλύτερο. Αλλά ξέρω από την εμπειρία ότι τρέξιμο ο ίδιος ragged με την εργασία 60-plus ώρες την εβδομάδα δεν πρόκειται να βοηθήσει κανέναν στο τέλος. Η αποτελεσματικότερη εργασία σημαίνει καλύτερα αποτελέσματα και ένα Σαββατοκύριακο - τι θα μπορούσε να είναι καλύτερο από αυτό;
