Για τους περισσότερους από εμάς, τα εισερχόμενά μας είναι ο εχθρός - μια απύθμενη μαύρη τρύπα του πόνου, της απελπισίας και των κουπονιών πωλήσεων που δεν μπορούμε ποτέ να ξεπεράσουμε.
Και ενώ μπορείτε να δοκιμάσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση και να καταργήσετε την εγγραφή της καρδιάς σας έξω, υπάρχουν μόνο μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν μπορείτε να αποφύγετε. Δεν θα μπορέσετε να σταματήσετε την επιχείρησή σας να σας στείλει όλες αυτές τις αναφορές από την ομάδα ή να κρατήσετε εκείνο τον ενοχλητικό δημοσιογράφο από το δελτίο Τύπου μετά το ανακοινωθέν τύπου σε εσάς.
Αλλά υπάρχει ένας τύπος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να σταματήσετε: Επακόλουθα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σκεφτείτε το: Όσο περισσότερα μηνύματα συσσωρεύετε, τόσο περισσότερο σας υποχρεώνει να απαντήσετε σε όλα αυτά. Όσο περισσότερο σας υποχρεώνει να απαντήσετε, τόσο περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα άτομα αποφασίζουν να στείλουν μόνο για να βεβαιωθούν ότι έχετε λάβει τα μηνύματά τους. Πριν από πολύ καιρό, είστε κολλημένοι σε έναν φαύλο, αέναο κύκλο. Εάν μια πληθώρα ανθρώπων σάς στείλει "Γεια σου, λάβατε το μήνυμα που έστειλα χθες;" μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα μπορούσατε να φανταστείτε πόσο επιπλέον χρόνο και χρόνο χάνεται;
Ευτυχώς, υπάρχει ένας πολύ εύκολος τρόπος να μειώσετε τον αριθμό των μηνυμάτων παρακολούθησης (και ενδεχομένως μόνο των μηνυμάτων γενικά) που λαμβάνετε: Τοποθετήστε έναν αυτόματο ανταποκριτή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη θέση του - όχι μόνο όταν βρίσκεστε σε διακοπές, αλλά όλα τα χρόνος.
Η αυτόματη απάντησή σας δεν χρειάζεται να είναι μακρά ή λεπτομερής, αλλά μια γρήγορη "Γεια σας, έχω λάβει το email σας και θα σας επιστρέψει όταν μπορώ!" Το μήνυμα μπορεί να κρατήσει τους πρόθυμους κωπηλάτες στον κόλπο.
Χρειάζεστε λίγη καθοδήγηση για τον τρόπο μορφοποίησης της αυτόματης απάντησής σας; Δοκιμάστε αυτό το πρότυπο για να ξεκινήσετε:
Επίσης, να έχετε κατά νου ότι είναι πιο συγκεκριμένο με το auto-responder σας. Δώστε στους ανθρώπους ένα γενικό χρονοδιάγραμμα για το πότε θα τους επιστρέψετε ("Θα προσπαθήσω να απαντήσω σε επιχειρηματικές ερωτήσεις εντός τριών ημερών"), έτσι ώστε να γνωρίζουν τη διαφορά ανάμεσα στο να είσαι απασχολημένος και να χρησιμοποιείς έναν αυτόματο ανταποκριτή ως τρόπο για να αποφύγετε πλήρως τα εισερχόμενά σας (δεν συνιστούμε να το κάνετε αυτό, προφανώς).
Επιπλέον, οι χρήστες που ανταποκρίνονται αυτόματα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κατευθύνετε την εργασία σε άλλα άτομα που μπορεί να ταιριάζουν καλύτερα ("Εάν επικοινωνείτε μαζί μου σχετικά με μια ευκαιρία μάρκετινγκ, επικοινωνήστε μαζί μας στο e-mail)".
Ο αυτόματος ανταποκριτής σας μπορεί επίσης να είναι μια πιο ασυνήθιστη ευκαιρία να προσελκύσει ανθρώπους. Αίσθημα λίγο αυτοπροβολής; Προσθέστε έναν σύνδεσμο σε μια από τις σελίδες κοινωνικών μέσων σας. Θέλετε να απαντήσετε προληπτικά σε κάποιες ερωτήσεις; Συμπεριλάβετε μια συνήθη FAQ για να χειριστείτε μερικά από τα πράγματα στα οποία οι άνθρωποι έρχονται πιο συχνά σε εσάς. Ενδιαφέρεστε να γίνετε δημιουργικοί; Συνδέστε ένα πρόσφατο άρθρο που σας ενδιαφέρει.
Πάνω απ 'όλα όμως, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τον αυτόματο ανταποκριτή σας ως έναν τρόπο να αγοράσετε χρόνο και όχι εναλλακτική λύση για την απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (επειδή, εκπλήσσει: Οι αυτόματοι ανταποκρινόμενοι δεν απαντούν σε μηνύματα για εσάς, ανεξάρτητα από το πόσο περιμένετε).
Αλλά με τη χρήση αυτής της προσέγγισης, θα κρατήσετε περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κόλπο. Θα διατηρήσετε τις επαφές σας ευτυχείς. Και, καλύτερα από όλα, θα κρατήσετε το φόβο των εισερχόμενων μηνυμάτων από τη μέρα σας.
