Πολύ πολλοί πελάτες έρχονται σε μένα σε ένα στάδιο "δεν μπορώ να το πάρω πια" της καριέρας τους.
Πάρτε Tricia, για παράδειγμα, που ήρθε σε μένα αποθαρρύνονται με τη δουλειά της και την αδυναμία της να το διαχειριστεί. Δούλεψε πολλές ώρες - οι περισσότεροι ξόδεψαν να καθίσουν σε συναντήσεις και να ασχολούνται με εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - στη συνέχεια έσπευσαν την τελευταία στιγμή για να ολοκληρώσουν εκστρατείες μάρκετινγκ, οι οποίες πάντοτε φαινόταν να μετατρέπονται σε ασκήσεις πυρκαγιάς.
Η νοοτροπία "πάντα σε" έφτασε σε αυτήν. Και ήταν έτοιμη να σταματήσει.
Αμέσως έμαθα ότι η Tricia έλειπε την πιο απαραίτητη δεξιότητα εργασίας που πιστεύω ότι πρέπει να έχει κάθε εργαζόμενος: ρύθμιση προτεραιοτήτων και διαχείριση. Δηλαδή, η ικανότητα να προσδιορίσετε με σαφήνεια τις πιο σημαντικές προτεραιότητες και να εστιάσετε τη συντριπτική πλειοψηφία της ενέργειας και του χρόνου σας σε αυτά τα πράγματα.
Δυστυχώς, αν και μιλάμε συχνά για τη διαχείριση του χρόνου και την παραγωγικότητα στο γραφείο, η τέχνη της ιεράρχησης συχνά χάνεται. Ως αποτέλεσμα, πολλοί άνθρωποι καταλήγουν όπως Τρικία: εξαντλημένοι, απογοητευμένοι και καμένα.
Εάν αισθάνεστε συγκλονισμένοι από τις υπερβολικές ώρες και συνεχώς μετατοπίζοντάς σας, εδώ είναι μερικές προειδοποιητικές ενδείξεις που μπορεί να χρειαστεί να διαχειριστείτε καλύτερα τις προτεραιότητές σας και μερικούς απλούς τρόπους να επιστρέψετε στην πορεία.
Σημείο # 1: Πιστεύετε ότι όλα είναι σημαντικά
Εάν κοιτάξετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας και δείτε όλα εξίσου σημαντικά, είναι εύκολο να κατακλύσετε τον όγκο των καθηκόντων σας παρά την ποιότητα της δουλειάς σας. Εξετάστε όμως αυτό: Η αρχή Pareto υποδηλώνει ότι το 20% των καθηκόντων σας παράγει το 80% των αποτελεσμάτων σας - και αυτό σημαίνει ότι ένα μικρό κομμάτι της καθημερινής εργασίας σας αξίζει την πλειοψηφία της προσοχής σας.
Στην περίπτωση της Tricia, δέχτηκε κάθε πρόσκληση για σύσκεψη που έλαβε. Αλλά αυτό δεν σήμαινε ότι οι συναντήσεις άξιζαν τον χρόνο της ή την βοήθησαν να επιτύχει τους πρωταρχικούς της στόχους.
Λύση: Κατεβάστε τους στόχους και τους στόχους σας
Εργαστείτε με τον διευθυντή σας για να πάρετε μια κρυστάλλινη ιδέα για το πώς ακριβώς θα αξιολογηθεί η απόδοσή σας (π.χ. θα αξιολογηθείτε βάσει του ποσού του δολαρίου που έχετε φέρει ή του επιπέδου ικανοποίησης των πελατών σας;). Μόλις έχετε μια καλύτερη λαβή στα παραδοτέα σας, μπορείτε να τα καταλάβετε σε εβδομαδιαίους στόχους.
Για παράδειγμα, εάν ο απώτερος στόχος σας είναι να δημιουργήσετε νέα έσοδα, τότε η κύρια εστίαση πρέπει να είναι η παρακολούθηση με τους οδηγούς που αποκτήσατε σε μια εμπορική έκθεση και η οικοδόμηση σχέσεων με πιθανούς πελάτες - χωρίς να ξοδεύετε ώρες κάθε εβδομάδα βοηθώντας τον προγραμματισμό της επόμενης εμπορικής έκθεσης.
Καθώς παίρνετε αποφάσεις για την εργασία κάθε μέρα, ρωτήστε τον εαυτό σας, «Πώς θα με φέρει πιο κοντά στους στόχους μου;» Εάν δεν το κάνει, το βάλτε στη θέση του και προχωρήστε.
Σημείο # 2: Είσαι καταναλισκόμενος από τη δραστηριότητα μάλλον παρά από τις επιτυχίες
Έχετε ξεκινήσει ποτέ με μια λίστα στην αρχή της ημέρας, αισθάνθηκε απασχολημένος όλη την ημέρα, αλλά άφησε αίσθηση ότι δεν έχετε κάνει τίποτα γίνει; Απογοητευτικό, σωστά; Η Tricia ήταν σίγουρα απασχολημένη, αλλά δεν κατάφερε πολύ.
Στην πραγματικότητα, πιθανότατα έχετε κάνει πολλά πράγματα χαμηλής προτεραιότητας, όπως κάνοντας κλικ σε ασήμαντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάνοντας κάποιες αναποτελεσματικές συναντήσεις ή κάνοντας μικρά καθήκοντα που δεν μετακινούν το σημαντικό έργο σας προς τα εμπρός. Ίσως ξοδέψατε την ημέρα για σχέδια που βοηθούν το αφεντικό σας ή τους συναδέλφους σας, αλλά δεν έχετε κάνει τη δουλειά σας.
Λύση: Κάνετε ένα καθημερινό σχέδιο και κολλάτε σε αυτό
Δημιουργήστε ένα ημερήσιο πρόγραμμα που αρχίζει με τον προγραμματισμό της σημαντικότερης δουλειάς σας. Αυτές οι δραστηριότητες προτεραιότητας παίρνουν την πρώτη ρωγμή στο ημερολόγιό σας, προτού καν σκεφτείτε να κάνετε κάτι άλλο.
Είναι πολύ πιθανό να ολοκληρώσετε ορισμένες εργασίες όταν εκτελείτε μια συγκεκριμένη δέσμευση ημερομηνίας και ώρας σε αυτούς. Αν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι συνεχής απόσπαση της προσοχής, απενεργοποιήστε το και ελέγξτε μόνο σε δύο ή τρεις συγκεκριμένες ώρες κάθε μέρα. (Όταν είστε παγιδευμένοι στο έργο και να πάρει την προσοχή σας με την ανάγνωση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παίρνει ένα πλήρες 64 δευτερόλεπτα για την εστίασή σας να ανακτήσει. Σκεφτείτε για αυτό: Χάνετε περισσότερο από ένα λεπτό πολύτιμο χρόνο για κάθε email που διαβάζετε ενώ βρίσκεστε το μεσα του σημαντικου εργου!)
Σημείο # 3: Όταν φτάσετε στο σημαντικό έργο, αποστασιοποιείτε
Ακούτε το συνεχές "ding" των εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των κειμένων και των άμεσων μηνυμάτων και αισθάνεστε υποχρεωμένοι να ρίξετε μια ματιά. Αποκτάτε συνεχώς την προσοχή σας από την κλήση σειρήνων των κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης. Η αναβολή σας κρατά από την εκκίνηση και η τελειομανία σας κρατά από το φινίρισμα. Και νομίζετε εσφαλμένα ότι με το multi-tasking, κάνετε όλο και περισσότερο στο ίδιο χρονικό διάστημα. Ακούγεται οικείο?
Το μάρκετινγκ σε κάποιο βαθμό είναι αναπόφευκτο, αλλά θυμηθείτε: Ακόμα κι αν είστε σε θέση να περιορίσετε την εργασία σας στις πιο σημαντικές εργασίες, δεν θα είστε σε θέση να προχωρήσετε εάν δεν μπορείτε να εστιάσετε αρκετά για να τελειώσετε.
Λύση: Αναπτύξτε την ικανότητά σας να εστιάσετε
Μόλις είστε σαφείς σχετικά με το έργο προτεραιότητας που χρειάζεται να κάνετε, μάθετε πώς να αποκτήσετε και να μείνετε εστιασμένοι σε αυτά τα καθήκοντα. Δοκιμάστε αυτές τις στρατηγικές go-to:
1. Αποσύνδεση της δουλειάς σας: Χρησιμοποιήστε την τεχνική Pomodoro για να προγραμματίσετε χρονικά διαστήματα 25 λεπτών για να εργαστείτε σε εργασίες προτεραιότητας. Μην κοιτάζετε μέχρι να τελειώσει ο χρόνος, στη συνέχεια, κάντε ένα σύντομο διάλειμμα. Επαναλάβετε τέσσερις φορές και, στη συνέχεια, κάντε μεγαλύτερο διάλειμμα.
2. Παρτίδα της εργασίας σας: Ομαδοποιήστε τα όμοια καθήκοντα μαζί σε μπλοκ του χρόνου στο ημερολόγιό σας, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε ένα πράγμα και να το κάνετε. Δραστηριότητες όπως η επεξεργασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η επιστροφή τηλεφωνικών κλήσεων ή η εξέταση εγγράφων μπορούν να ομαδοποιηθούν και να γίνουν σε παρτίδες.
3. Σταματήστε τη λειτουργία πολλαπλών εργασιών: Στο τέλος, κάθε εργασία θα διαρκέσει περισσότερο - και θα υποβαθμίσετε την ποιότητα της εργασίας σας για εκκίνηση.
Καθώς περνάτε την ημέρα, πραγματοποιείτε συχνά ελέγχους πραγματικότητας: Σταματήστε κάθε ώρα και γρήγορα αναρωτηθείτε: Η τελευταία ώρα συνέβαλε στους πιο σημαντικούς μου στόχους; Εάν όχι, ορκίζετε να κάνετε τα επόμενα 60 λεπτά καλύτερα και ξεκινήστε ξανά. Εάν κάνετε μια πραγματική εξέταση κάθε ώρα, ποτέ δεν θα αφήσετε μια ολόκληρη μέρα να ξεφύγει από σας.
Τέλος, παρακολουθήστε την επιτυχία σας. Τερματίστε κάθε μέρα με μια ανασκόπηση του τι έχετε επιτύχει και πώς σας μετακόμισε προς τα πιο βασικά παραδοτέα σας. Αυτό καθιστά ευκολότερο να αφήσουμε τα άλλα-μη ουσιώδη πράγματα να πάνε.
Όταν είστε έτοιμοι να επαναλάβετε τον έλεγχο της επαγγελματικής σας ζωής, θυμηθείτε ότι δεν πρόκειται για διαχείριση χρόνου ή παραγωγικότητα. Το θέμα δεν είναι να τα καταφέρουμε όλα - είναι να κάνουμε το πιο σημαντικό έργο. Μου αρέσει να τηρούν τις συμβουλές του Brian Tracy: "Δεν είναι η στιγμή που ξοδεύεις τη συνολική δουλειά, αλλά το χρόνο που περνάς να δουλεύεις σε καθήκοντα υψηλής προτεραιότητας".
