Ήμουν κολακευμένος (και λίγο εκφοβισμένος) όταν μου ζητήθηκε να γράψω μια συστατική επιστολή για πρώτη φορά. Ο στόχος φάνηκε τόσο "υψηλός βαθμός συμμετοχής" - η επιστολή μου θα μπορούσε να επηρεάσει την πιθανή συμμετοχή του μαθητή στο πρόγραμμα του πλοιάρχου. Και εκείνη την εποχή, ήμουν απλός φοιτητής διάρκειας 22 ετών, διάρκειας δύο ετών.
Όπως η τύχη μπορεί να την έχει, ένας αξιότιμος καθηγητής στο τμήμα μου είπε πρόσφατα μια ιστορία για την πρώτη της εμπειρία γράφοντας μια συστατική επιστολή που μου άφησε λίγο νεύρα. "Χρειάστηκε για πάντα!", Θυμάται. Αλλά μόλις πήρε το κρέμασμα της, η διαδικασία έγινε ευκολότερη και πιο αποτελεσματική κάθε φορά.
Μόλις έχετε εμπειρία λίγα χρόνια κάτω από τη ζώνη σας, υπάρχει μια καλή πιθανότητα να σας ζητηθεί να γράψετε επιστολές σύστασης για μεταπτυχιακές σχολικές εισαγωγές, βραβεία ή υποτροφίες. Και ενώ είναι εύκολο να είσαι νευρικός για να το αντιμετωπίσεις για πρώτη φορά, μην ανησυχείς - απλώς ακολουθήστε αυτές τις βασικές οδηγίες για να δημιουργήσετε μια ισχυρή, υποστηρικτική υπόθεση για τον συνάδελφό σας ή τον βοηθούμενο σας.
Να είστε επιλεκτικός
Πρώτα πράγματα πρώτα: Προτού συμφωνήσετε να συστήσετε κάποιον, είναι σημαντικό να αξιολογήσετε αν γνωρίζετε επαρκώς τον υποψήφιο για να μιλήσετε γι 'αυτήν στο πλαίσιο του προγράμματος για το οποίο υποβάλλει αίτηση. Αν δεν σας ζητηθεί ρητά να αναφέρετε προσωπικά ή χαρακτήρες, οι εφαρμογές που απαιτούν συστατικές επιστολές συνήθως υποθέτουν ότι έχετε εργαστεί ή επιβλέπετε τον αιτούντα σε ακαδημαϊκό ή επαγγελματικό περιβάλλον.
Έτσι, ακόμη και αν μπορείτε να μιλήσετε με τις ηγετικές ικανότητες ενός φίλου από την προσωπική σας εμπειρία (π.χ., εθελοδοτήσατε μαζί ή προεδρεύσατε ενός κοινωνικού γεγονότος για την αδελφότητα σας), αν δεν είχατε την άμεση εποπτεία ή συνάδελφο, δεν μπορείτε να είναι το καλύτερο στοίχημά της. Κατά παρόμοιο τρόπο, εάν δεν αισθάνεστε ότι μπορείτε να πείτε κάτι πραγματικά μοναδικό για αυτήν ή δεν αισθάνεστε άνετα να γράψετε μια ισχυρή επιστολή εκ μέρους της, ίσως είναι καλύτερο να προτείνετε την εύρεση ενός άλλου συνηγόρου.
Αλλά εάν έχετε μια ισχυρή επαγγελματική σχέση με την αιτούσα και γνωρίζετε τις δεξιότητες και τις ικανότητές της, μην φοβάστε να πάρετε τη βουτιά!
Συνθέστε ένα λαμπερό (αλλά σχετικό) γράμμα
Εντάξει - είστε έτοιμοι να γράψετε, αλλά τι περιλαμβάνει; Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει την πιο αποτελεσματική επιστολή, ακολουθήστε τις παρακάτω συμβουλές.
1. Εγγράψτε τη Βοήθεια του αιτούντος
Ακόμη και αν γνωρίζετε πολύ καλά τον αιτούντα, θα χρειαστείτε μερικές χρήσιμες πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να γράψετε την καλύτερη δυνατή επιστολή. Έτσι, μην φοβάστε να της ζητήσετε οδηγίες.
Για παράδειγμα, γιατί υποβάλλει αίτηση για αυτό το συγκεκριμένο πρόγραμμα; Ποιες δεξιότητες και εμπειρίες πιστεύει ότι θα διακρίνει περισσότερο στην επιτροπή εισδοχής; Ποια είναι μερικά από τα επιτεύγματα που είναι πιο περήφανα; Ζητήστε ένα αντίγραφο του βιογραφικού της ή των υλικών υποστήριξής του - στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα για να προσαρμόσετε την επιστολή σας (π.χ. εάν υποβάλει αίτηση σε πρόγραμμα χρηματοδότησης, πιθανότατα δεν θα χρειαστεί να γράψετε εκτενώς για τις δεξιότητες δημιουργικότητας και επεξεργασίας βίντεο!).
2. Προσδιορίστε τα καλύτερα χαρακτηριστικά της
Οι επιτροπές εισαγωγής λαμβάνουν εκατοντάδες (ή χιλιάδες) αιτήσεις για πολύ λιγότερα διαθέσιμα ανοίγματα. Έτσι, πέρα από τις ελάχιστες απαιτήσεις όπως η εκπαίδευση και η εμπειρία, ψάχνουν για ξεχωριστά χαρακτηριστικά - τους "παράγοντες X" που έθεσαν κάποιον σε μια θάλασσα εφαρμογών.
Για να εντοπίσετε αυτά τα χαρακτηριστικά, θυμηθείτε τις αλληλεπιδράσεις σας με τον αιτούντα: Υπάρχει ένα ιδιαίτερο επίτευγμα που ξεχωρίζει σε σας; Τον παρατηρήσατε να ξεπερνάει ένα εμπόδιο στην εργασία - και πώς το πέτυχε; Πώς μπορεί αυτές οι εμπειρίες να την βοηθήσουν να πετύχει το σχολείο του δημοτικού; Είτε είναι ένας μεγάλος ηγέτης είτε έρχεται με δημιουργικές λύσεις στα προβλήματα, σκεφτείτε τους πιο σημαντικούς περιγραφείς που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε.
Το πιο σημαντικό, φροντίστε να δώσετε παραδείγματα και συγκεκριμένες συμπεριφορές για να υποστηρίξετε αυτά τα χαρακτηριστικά. Είναι δική σας δουλειά ως σύμβουλος για να περιγράψετε τον αιτούντα σε κάποιον που δεν την γνωρίζει και τα ανέκδοτα μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμα για να φέρει την προσωπικότητά της στη ζωή και να την κάνει να ξεχωρίζει από το πλήθος.
3. Παρακολουθήστε τη γλώσσα σας
Έχετε ακούσει πιθανώς ότι υπάρχουν ορισμένα λόγια που πρέπει να αποφύγετε όταν γράφετε ένα βιογραφικό σημείωμα - καλά, είναι επίσης αλήθεια για τις συστατικές επιστολές. Οι όροι Catchall όπως "σκληρή δουλειά", "ενθουσιώδης" ή "δημιουργική" δεν σημαίνουν πολλά όταν περιγράφονται όλοι οι άλλοι υποψήφιοι με τους ίδιους ασαφείς όρους.
Έτσι, αποφύγετε υπερβολικά λουλουδένια ή διφορούμενη γλώσσα στην επιστολή σας. Να είστε όσο το δυνατόν πιο λεπτομερής όταν περιγράφετε τον υποψήφιο σας και πάντα να δώσετε συγκεκριμένα παραδείγματα για να τονίσετε τα χαρακτηριστικά που αναφέρετε.
4. Γράψτε σχετικά με τον αιτούντα ως σύνολο
Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι οι επιτροπές αναζητούν ανθρώπους να ολοκληρώσουν την εισερχόμενη τάξη τους - όχι μόνο έναν κατάλογο προσόντων.
Καθώς γράφετε, σκεφτείτε πώς η αιτούσα μπορεί να είναι σε θέση να συνεισφέρει στη νέα της τάξη με τρόπους που δεν είναι προφανείς από τα υλικά της αίτησής της. Έχει μια μεγάλη αίσθηση του χιούμορ; Είναι μια σπουδαία ακροατής, πάντα πρόθυμη να δώσει ένα αυτί ή ένα χέρι βοηθείας; Ή, ίσως τα συμφέροντά της έξω από την εργασία θα μπορούσαν να προσφέρουν στην επιτροπή επιλογής μια καλύτερη αίσθηση της προσωπικότητάς της. Για παράδειγμα, αν μόλις ολοκλήρωσε τον πρώτο της μαραθώνιο, μπορεί να έχετε δει την αποφασιστικότητά της.
Στοιχεία όπως αυτά δεν θα είναι στο βιογραφικό σημείωμα ενός αιτούντος, αλλά μπορούν πραγματικά να βοηθήσουν την ομάδα εισαγωγής να οραματιστεί πώς θα συνεισφέρει στην ακαδημαϊκή κοινότητα τους.
Ναυάγιο της Logistics
Τώρα που έχετε γράψει το περιεχόμενο της επιστολής, τα υπόλοιπα είναι μόνο λεπτομέρειες!
Οι αναθεωρητές έχουν περιορισμένο χρόνο για να πορώσουν μέσω εφαρμογών, οπότε είναι σημαντικό να είστε σύντομοι - κρατήστε τη σύστασή σας σε μία σελίδα. Χρησιμοποιήστε την επιστολή της εταιρείας σας ή το επιστολόχαρτο του σχολείου, εάν υπάρχει, και υπογράψτε το κάτω μέρος με το όνομά σας, τον τρέχοντα τίτλο εργασίας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σε περίπτωση που ένας υπάλληλος εισαγωγής πρέπει να παρακολουθήσει.
Θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε αν θα αφήσετε τον αιτούντα να δει την επιστολή ή όχι. Πολλά έντυπα αιτήσεων παρέχουν στους υποψηφίους την επιλογή να παραιτηθούν από το δικαίωμά τους να δουν το τελικό προϊόν, αλλά ως συνήγορος εξαρτάται πραγματικά από εσάς (ορισμένοι συγγραφείς δεν θα συμφωνήσουν να γράψουν μια επιστολή εκτός αν ο σπουδαστής παραιτηθεί από αυτό το δικαίωμα). Συχνά, υποτίθεται ότι η παραίτηση από το δικαίωμα υποδεικνύει ένα επίπεδο εμπιστοσύνης μεταξύ του συντάκτη και του αιτούντα, τόσο πολλοί συγγραφείς επιστολών αισθάνονται πιο άνετα κρατώντας το περιεχόμενο της σύστασής τους εμπιστευτικό.
Τέλος, και ίσως προφανέστερα, ελέγξτε τις προθεσμίες και τις οδηγίες υποβολής για να βεβαιωθείτε ότι η επιστολή σας είναι σε καλή κατάσταση και εξυπηρετεί το σκοπό της.
Αφού υποβάλετε τη σύσταση, ενημερώστε την αιτήτρια σας, ευχόμαστε την καλή τύχη και τελειώσατε! Με τη βοήθειά σας, η αιτούσα βρίσκεται σε καλό δρόμο προς ένα επιτυχημένο και εκπληκτικό μέλλον.
