Βρήκα δουλειά? Ένα που περιλαμβάνει έναν υπολογιστή, μια σύνδεση στο internet και ένα γραφείο;
Στη συνέχεια, πιθανότατα θα γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αξίας ενός μυθιστορήματος φέτος-ενώ θα ασχοληθείτε με περίπου 100 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα.
Νομίζω ότι μπορούμε όλοι να συμφωνήσουμε: Η υπερφόρτωση με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο φτάνει σε ένα σημείο πυρετού. (Και δεν είναι ένας καλός πυρετός, όπως η ντίσκο ή το cowbell, ένας κακός πυρετός, όπως ο τυφοειδής.)
Όπως και οι περισσότεροι άνθρωποι, έχω περάσει αρκετό χρόνο σκέψης για το πώς να οργανώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να δώσετε προτεραιότητα στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία και να απαντήσετε ταχύτερα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά πρόσφατα, εξετάζω μια πιο ενδιαφέρουσα ερώτηση: Πώς μπορώ να «εκπαιδεύσω» τους ανθρώπους (φυσικά και απαλά) για να μου στείλουν λιγότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Εδώ είναι τρεις από τις αγαπημένες μου τεχνικές.
Είναι επαναστατικές έννοιες; Όχι πραγματικά. Είναι λογικές, λογικές υπενθυμίσεις; Ετσι νομίζω. Και αν συμφωνείτε, ελπίζω να μου στείλετε email και να μου πείτε όλα για αυτό. (Απλά γελάτε.)
1. Μην απαντάτε κάθε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αμέσως (ή καθόλου)
Αυτό μπορεί να ακούγεται αντιληπτό, αλλά όταν πραγματικά σκάβετε σε αυτό, πολλά "επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" τείνουν να επιλύονται χωρίς την βοήθειά σας.
Υπόθεση: Περίπου μία φορά την ημέρα, θα πάρω ένα ξέφρενο email από έναν όμορφο πελάτη, έναν συνάδελφο ή έναν πελάτη που λέει κάτι σαν:
"Άλεξ! Βοήθεια! Προσπαθώ να κάνω _________, αλλά δεν θυμάμαι τι μου είπατε να κάνω σχετικά με _________. Μπορείτε να μου θυμίσετε, πάλι; "
Περίπου το 90% του χρόνου, αν περιμένω μια ώρα ή δύο και δεν κάνουμε τίποτα, το ίδιο άτομο γράφει πίσω και λέει:
"Άλεξ! Ζήτω! Το βρήκα. Λάθος μου. Δεν πειράζει!"
Επιλέγοντας να μην ανταποκρίνεστε στιγμιαία, «προπονούντε» τους ανθρώπους να είναι περισσότερο αυτοσυντηρούμενοι, ενώ παράλληλα δημιουργούν φυσιολογικές, ρεαλιστικές προσδοκίες για το πόσο γρήγορα θα μπορέσετε να απαντήσετε.
Φυσικά, χρησιμοποιήστε την κοινή λογική εδώ. Εάν εργάζεστε σε μια θέση εξυπηρέτησης πελατών - και ένα βασικό στοιχείο της δουλειάς σας είναι να ανταποκριθείτε άμεσα σε άτομα που χρειάζονται τη βοήθειά σας - τότε προφανώς, ο ορισμός σας για το "ποιος χρειάζεται τη βοήθειά μου" θα είναι διαφορετικός από κάποιον άλλον.
Αλλά δεν έχει σημασία τι είδους δουλειά έχετε, μπορείτε να δοκιμάσετε αυτό το επόμενο βήμα.
2. Δημιουργήστε ένα Auto-Responder με χρήσιμες απαντήσεις στις Συχνές Ερωτήσεις
Δημιουργήστε μια λίστα με τις Συχνές Ερωτήσεις (FAQ) που σας στέλνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθημερινά. Στη συνέχεια, γεμίστε τις απαντήσεις σας σε έναν αυτόματο ανταποκριτή που δίνει στους ανθρώπους ακριβώς αυτό που χρειάζονται.
Είναι πολύ αποτελεσματικό και, πάλι, στέλνει ένα λεπτό μήνυμα που εκτιμάτε τους ανθρώπους που είναι πρόθυμοι να βοηθήσουν τον εαυτό τους.
Ακολουθεί ένα απλό παράδειγμα:
Γεια σου!
Πολλές ευχαριστίες για τη συγγραφή.
Αν διαβάζετε αυτές τις λέξεις, αυτό σημαίνει ότι είμαι βαθύς στο γόνατο σε ένα μεγάλο, συναρπαστικό έργο και δεν θα ελέγξω το email μου για αρκετές ώρες.
Αλλά χάρη στη μαγεία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορώ ακόμα να σας βοηθήσω, τώρα!
Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να οργανώσετε μια συνάντηση:
Παρακαλώ χρησιμοποιήστε το online εργαλείο προγραμματισμού μου, εδώ. Είναι ο καλύτερος τρόπος να κλειδώσετε το χρόνο.
Εάν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να λάβετε μια ενημέρωση κατάστασης στο Project XYZ:
Ελέγξτε το ενημερωμένο χρονοδιάγραμμα, εδώ.
Εάν έχετε μια εξαιρετικά χρονοβόρα ερώτηση:
Παρακαλώ τηλεφωνήστε στο κινητό μου στο ### - ### - ####. Ή περπατήστε στο γραφείο μου στον τρίτο όροφο. Θα είμαι γύρω.
3. Απαντήστε με δηλώσεις, όχι περισσότερες ερωτήσεις
Εάν ολοκληρώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με ανοιχτές ερωτήσεις όπως αυτές:
"Τι ώρα νομίζετε ότι πρέπει να έχουμε το μεσημεριανό γεύμα;"
"Θυμάστε πώς να ενημερώσετε τον ιστότοπο ή χρειάζεστε βοήθεια;"
"Πώς νομίζετε ότι πρέπει να προχωρήσουμε από εδώ;"
Οι ερωτήσεις σας θα δημιουργήσουν μόνο περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με ακόμα περισσότερες ερωτήσεις, που θα απαιτούν συνεχή σκέψη και προσοχή.
Έτσι, αντί για μια ανοιχτή ερώτηση, δοκιμάστε να τερματίσετε τα μηνύματά σας με μια σαφή δήλωση, όπως:
"Ας γευματίσουμε στις 12:30 μ.μ. Σας βλέπουμε στο Café Luna. "
"Όταν είστε έτοιμοι να ενημερώσετε τον ιστότοπο, ακολουθήστε ένα φροντιστήριο WordPress και έναν σύνδεσμο προς τις οδηγίες εταιρικής επωνυμίας. Είμαι εδώ αν χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια. "
"Ας συνδεθούμε ξανά σε μια εβδομάδα. Θα σας τηλεφωνήσω στις 10 π.μ. την επόμενη Δευτέρα. "
Εάν αυτό που προτείνετε δεν λειτουργεί για τους παραλήπτες σας, καλά, θα σας ενημερώσουν! Αλλά τις περισσότερες φορές, θα είναι ευγνώμονες για την ακρίβειά σας. Καταργείτε την ψυχική νομιμοποίηση γι 'αυτούς - για να μην αναφέρουμε μια μακρά σειρά περιττών όπισθεν.
Για να συνοψίσω όλα τα επάνω;
Αν θέλετε να εκπαιδεύσετε τους ανθρώπους να σας στείλουν λιγότερα (και καλύτερα) μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Μοντελοποιήστε τη συμπεριφορά που θέλετε να δείτε στον κόσμο.
Εάν κάνετε μια συνήθεια να στείλετε email σε φίλους και συναδέλφους ζητώντας συμβουλές για πράγματα που θα μπορούσατε πιθανώς μόνο Google, τότε άλλοι πιθανόν να σας κάνουν το ίδιο.
Αν γράφετε μακρά, παλιό, παζλ-παζλ-esque e-mails, τότε θα έχετε απαντήσεις που είναι εξίσου μυστηριώδεις.
Αλλά αν είστε προσεκτικοί και συνοπτικοί, τότε θα ανεβάσετε το μπαρ για όλους στον κύκλο σας-διδάσκοντας τους άλλους ακριβώς πώς θέλετε να αντιμετωπίζονται.
Έτσι, να είναι ένας σαφής και συνεπής δάσκαλος. Τα εισερχόμενά σας (και η ψυχή) θα σας ευχαριστήσουν.
