Μαντέψτε πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λαμβάνει ο μέσος εργαζόμενος γραφείου κάθε μέρα; 121.
Και ο αριθμός αυτός αναμένεται να ανέλθει σε 140 έως το 2018.
Νιώθοντας ενοχλημένος και πανικοβλημένος σκέφτεσαι μόνο γι 'αυτό; Δεν είσαι μόνος. Αυτή η πλημμύρα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενθαρρύνει πολλούς επαγγελματίες να συνεχώς - σχεδόν έμμονα - να ελέγχουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας, είτε βρίσκονται στο δρόμο τους προς εργασία, στη μέση μιας συνάντησης, είτε μάλιστα με φαγητό με έναν συνάδελφο. Αυτή η συνήθεια να ελέγχετε και να επανελέγετε τα εισερχόμενά σας μπορεί να είναι σαν εθισμός.
Αυτό που κάνει το χειρότερο είναι ότι η νέα έρευνα που παρακολουθεί τις καρδιακές συχνότητες των χρηστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποδεικνύει ότι το email είναι εξαιρετικά αγχωτικό. Το άγχος αυξάνει τα επίπεδα κορτιζόλης, τα οποία παρεμποδίζουν, μεταξύ άλλων, την πέψη και το ανοσοποιητικό σύστημα του οργανισμού σας. Αυτό σημαίνει ότι όταν τονίζεις, η ενέργεια σου πέφτει, η εστία σου γίνεται διάσπαρτη και η παραγωγικότητά σου βυθίζεται.
Συμπέρασμα? Εμπιστευτικός έλεγχος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι αγχωτικό. Το άγχος είναι κακό για την υγεία και την παραγωγικότητά σας. Είναι ένας κύκλος ανησυχητικός. Και πρέπει να σταματήσει.
Αλλά πως?
Ξεκινήστε με τα Βασικά
Αν και είναι πολύ δελεαστικό να δώσετε στα εισερχόμενά σας μόνο μία ακόμα ανανέωση (και έπειτα μια άλλη και μια άλλη), είναι σημαντικό για την παραγωγικότητά σας και να επικεντρωθείτε στην εκ νέου κατάρτιση του εαυτού σας ώστε να έχετε μια υγιέστερη σχέση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. (Κάποιοι ψυχολόγοι θα μπορούσαν να το ονομάσουν "σπάζοντας έναν εθισμό". Δεν θα πήγαινα πολύ μακριά, στις περισσότερες περιπτώσεις, γι 'αυτό ας κολλήσουμε με "αλλάζοντας μια συνήθεια").
Για να ξεκινήσετε, κάντε μικρές ρυθμίσεις στην καθημερινή ρουτίνα που θα σας βοηθήσουν να συνεχίσετε να εστιάζετε στο email σας:
- Καταργήστε τις ειδοποιήσεις ώθησης από το τηλέφωνό σας, ώστε να μην ενημερώνεστε κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Μην αφήνετε το email σας ανοιχτό όταν κάνετε κάτι άλλο στον υπολογιστή σας. Είναι χρήσιμο, στην πραγματικότητα, να προσπαθήσουμε να κρατήσουμε μόνο μία καρτέλα ανοιχτή.
- Συμφωνείτε με τον εαυτό σας να ελέγχετε μόνο τα εισερχόμενά σας μερικές φορές την ώρα ή την ημέρα. Αυτό μπορεί να διαφέρει για όλους - για μερικούς μπορεί να σημαίνει έλεγχο email κάθε 15 λεπτά. για άλλους, μπορεί να σημαίνει έλεγχο μία φορά, δύο φορές ή πέντε φορές την ημέρα. Το θέμα είναι να δημιουργήσετε μια καθημερινή ρουτίνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να ενισχύει την παραγωγικότητα και την αίσθηση ολοκλήρωσης.
- Όταν χρειάζεται πραγματικά να εστιάσετε και δεν θέλετε να διαταραχθεί, δοκιμάστε να αποκλείσετε προσωρινά την εμφάνιση νέων μηνυμάτων στα εισερχόμενά σας (η λειτουργία "Inbox Pause" λειτουργεί για μένα!).
Η πραγματοποίηση τέτοιων υλικοτεχνικών προσαρμογών μπορεί να βοηθήσει πραγματικά βραχυπρόθεσμα-είναι μικρά βήματα που μπορείτε να εφαρμόσετε αμέσως. Ωστόσο, οι hacks και οι εφαρμογές της παραγωγικότητας δεν θα δημιουργήσουν μόνιμη αλλαγή μέχρι να αντιμετωπίσετε και τους υποκείμενους συναισθηματικούς παράγοντες που τροφοδοτούν την εμμονή σας στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Πήγαινε στην ρίζα του θέματος
Εάν θέλετε να αλλάξετε μόνιμα μια αρνητική συνήθεια, το πρώτο και σημαντικότερο βήμα είναι να αναγνωρίσετε γιατί και πώς διαμορφώθηκε αυτή η συνήθεια.
Για να το καταλάβετε, την επόμενη φορά που αισθάνεστε ότι θέλετε να ελέγξετε το email σας, αναρωτηθείτε τις ακόλουθες τέσσερις ερωτήσεις:
- Τι νιώθω τώρα;
- Γιατί θέλω να ελέγξω το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μου αυτή τη στιγμή;
- Έχω την αίσθηση ότι πρέπει να ελέγξω το email μου τώρα;
- Πρέπει πραγματικά να ελέγξω το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μου αυτή τη στιγμή;
Με βάση τις απαντήσεις σας, ποια είναι τα πραγματικά κίνητρά σας για να θέλετε να ελέγξετε, να ελέγξετε και να ελέγξετε ξανά;
Τα κοινά κίνητρα που συχνά περιγράφουν οι πελάτες μου περιλαμβάνουν:
- Φόβος για έλλειψη: "Πρέπει να ελέγχω συνεχώς το email μου όλη την ημέρα, ή ίσως να μην απαντήσω σε κάτι εγκαίρως-που θα μπορούσε να μου κάνει να χάσω μια ευκαιρία."
- Ανησυχείτε για το τι θα σκεφτούν οι άλλοι: Εάν δεν απαντήσω αμέσως, ο προϊστάμενός μου μπορεί να σκεφτεί ότι δεν είμαι ευσυνείδητος, ότι δεν είμαι στην κορυφή της δουλειάς μου ή ότι απλώς βγαίνω από όλη την ημέρα. "
- Θέλοντας να αποστασιοποιηθεί από την πλήξη ή το στρες: «Είμαι βαρεμένος, συγκλονισμένος ή κορεσμένος με αυτό που κάνω. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μου δίνει ένα χρονικό όριο από αυτό που πρέπει να κάνω. "
- Θέλοντας να γεμίσω ένα συναισθηματικό κενό ή να επιζητήσω μια ανθρώπινη σύνδεση: "Νιώθω λίγο μόνος. Αισθάνομαι καλά να ξέρω ότι κάποιος μου έστειλε ένα μήνυμα. "
Μόλις ανακαλύψετε το υποκείμενο κίνητρο που σας οδηγεί να ελέγξετε εμμένοντας τα εισερχόμενά σας, έχετε κάποιες ισχυρές πληροφορίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να αλλάξετε τις συνήθειες σας.
Ξεκινήστε να κάνετε νέες επιλογές
Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να αρχίσετε να κάνετε νέες επιλογές και να εκπληρώσετε τις συναισθηματικές σας ανάγκες με νέους τρόπους - χωρίς να βασίζεστε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως δεκανίκι.
Για παράδειγμα, είστε λαχτάρα ότι η ανθρώπινη σύνδεση; Απλά σηκωθείτε κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού σας διαλείμματος, κατευθυνθείτε στο γραφείο ενός φιλικού συνεργάτη και πείτε: "Γεια σου, πώς πηγαίνει η μέρα σου;"
Εάν αισθάνεστε άγχος και χρειάζεστε μια απόσπαση της προσοχής σας, κάντε ένα διάλειμμα πέντε λεπτών για να διαβάσετε ένα ενδιαφέρον άρθρο και στη συνέχεια να επιστρέψετε στη δουλειά.
Ανησυχείτε για την έλλειψη; Υπενθυμίστε στον εαυτό σας: «Είμαι επικεντρωμένος στο έργο μου. Αν κάτι είναι πραγματικά σημαντικό, θα εξακολουθεί να είναι εκεί, που περιμένει για μένα, μία ή δύο ώρες από τώρα. Δεν χρειάζεται να διαταράξω το τρέχον έργο μου τώρα. "
Αν ανησυχείτε ότι το αφεντικό σας θα σκεφτεί ότι χαλαρώνετε αν δεν απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως, βεβαιωθείτε ότι: "Ο προϊστάμενός μου γνωρίζει ότι είμαι ευσυνείδητος και επιμελής. Αν δεν απαντήσω αμέσως σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο προϊστάμενός μου θα υποθέσει ότι είμαι απασχολημένος με άλλα σημαντικά έργα - και αυτό είναι καλό. "
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι εγγενώς καλό ή κακό. είναι απλά ένα εργαλείο. Επενδύστε λίγο χρόνο στην αυτο-αντανάκλαση και σιγουρευτείτε ότι χρησιμοποιείτε αυτό το εργαλείο με τρόπο που να υποστηρίζει την υγεία, την παραγωγικότητα και την καριέρα σας, αντί να το σαμποτάρει.
Είτε ελέγχετε τα εισερχόμενά σας μία, δύο, ή 60 φορές σήμερα, το κάνετε για τους σωστούς λόγους.
