Κοιτάζετε όταν όλοι γύρω σας μιλάνε για το πώς επιτυγχάνουν το inbox μηδέν. Αλλά ειλικρινά, ποτέ δεν αισθάνεσαι ότι φτάνεις εκεί.
Και στην υπεράσπισή σας, αυτό συμβαίνει επειδή λαμβάνετε μηνύματα που απαιτούν χρονοβόρες ή προσεγμένες απαντήσεις. Κάποιος ζήτησε τη γνώμη σας και θα θέλατε να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να το διατυπώσετε. Ή υπάρχει συνημμένο πέντε σελίδων για την αναθεώρησή σας - και γι 'αυτό θα πρέπει να το αναθεωρήσετε. Ή θέλετε να λέτε την απάντησή σας με κάποιο τρόπο και θα θέλατε να περιμένετε έως ότου είστε φρέσκο.
Οι τυποποιημένες λύσεις για αυτή την κατάσταση είναι κάθε είδους πιπιλίζουν. Μπορείτε να "επιβεβαιώσετε την παραλαβή", αλλά αυτό ακούγεται σούπερ επίσημο και δεν υπάρχει λόγος όταν ο άλλος θα σας προειδοποιήσει με μια σημείωση που μεταφράζεται κατά προσέγγιση σε "Και …;" Μπορείτε να αφήσετε ένα auto-responder στις 24-7, αλλά αυτό μπορεί να μην είναι το στυλ σας - και ακόμα δεν παρέχετε συγκεκριμένη απάντηση. Ή, μπορείτε να πάρετε μόνο το χρόνο σας, αλλά θα έχετε αφήσει το άλλο πρόσωπο αναρωτιούνται και περιμένουν.
Υπάρχει ένα κόλπο που πρόσφατα έπεσα σε αυτό που έχει λύσει αυτό το πρόβλημα για μένα. Σκοπεύω να απαντήσω μέσα σε 24 ώρες (αν όχι πολύ νωρίτερα), με μια γραμμή που μου αγοράζει κάποιο χρόνο. Ευχαριστεί το άλλο άτομο που είμαι σε αυτό, μου δίνει χρόνο να παρακολουθήσω όταν λειτουργεί σύμφωνα με το πρόγραμμά μου και με παίρνει πολύ πιο κοντά στα εισερχόμενα μηδέν. Εδώ είναι τρία από τα αγαπημένα μου.
1. "Θα είμαι σε επαφή περίπου κατά προσέγγιση"
Είχα ένα πρώην αφεντικό που πάντα υπογράμμισε τη σημασία της διαχείρισης των προσδοκιών. Η ενημέρωση των ατόμων στο εμπρόσθιο τμήμα σας επιτρέπει να παρακάμψετε τη σύγχυση και την απογοήτευση. Και ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε είναι - με τα λόγια της λαϊκής παροιμία-υπό-υπόσχεση, υπερ-παραδόσεις.
Εάν απλώς περιμένετε μια εβδομάδα για να επιστρέψετε σε κάποιον, θα υποθέσει ότι θεωρήσατε ότι είναι χαμηλή προτεραιότητα - και αυτό δεν κάνει κανέναν να αισθάνεται καλά. Ωστόσο, αν τον γράψετε αμέσως αμέσως, διευκρινίζοντας πότε θα είστε σε επαφή, φαίνεται ότι ήταν πραγματικά σημαντικό για εσάς να παράσχετε ένα χρονοδιάγραμμα όσο το δυνατόν πιο ανθρώπινα.
Ορίζοντας μια προσδοκία για το πότε μπορεί να περιμένει μια σχολαστική απάντηση, είστε προσεκτικοί. Και αν κερδίσετε την ημερομηνία αυτή, δεν είστε πλέον ο άνθρωπος που πήρε πέντε ημέρες για να απαντήσει: Είστε ο άνθρωπος που είπε ότι θα χρειαζόταν μια εβδομάδα, αλλά απάντησε δύο μέρες νωρίτερα.
2. "Είμαι πιέζοντας ενάντια σε μια προθεσμία"
Όταν αναβάλλετε ένα αίτημα, οι άνθρωποι συχνά θέλουν να ξέρουν γιατί. Σκεφτείτε το: Εάν κάποιος σταματήσει από το γραφείο σας για να ερεθίσει, πιθανότατα θα πεταχτεί αν λέτε "όχι" και στη συνέχεια επιστρέψετε στο πληκτρολόγιό σας. Αλλά είναι λιγότερο πιθανό να προσβληθεί αν της πείτε ότι δεν μπορείτε επειδή είστε απασχολημένοι με την προετοιμασία για μια συνάντηση (ή κάποια άλλη εντελώς έγκυρη δικαιολογία, όπως η ολοκλήρωση των σχεδίων πριν από τις διακοπές σας).
Αυτή η απάντηση ακολουθεί παρόμοια λογική. Αν μοιράζεστε τα περιεχόμενα της πινακίδας σας, μπορείτε να συνεννοηθείτε με το φόρτο εργασίας σας. Θα ξέρει ότι δεν την αγνοείς. μάλλον είστε γεμάτοι και χρειάζεστε λίγες μέρες για να μπορέσετε να δώσετε την προσοχή σας στο email σας.
Δοκίμασα αυτή την προσέγγιση και βρήκα τους ανθρώπους να εκτιμούν ότι έχω πάρει ακόμη και το χρόνο να φτάσω πίσω σε μια τόσο χρονοβόρα κατάσταση. Αντί να τους απογοητεύω ή να τους στέλνω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια μέρα ή δύο αργότερα ψάχνοντας για μια απάντηση, μου εύχονται καλή τύχη και μου είπαν να ελέγξω πότε εργάστηκε για μένα.
3. "Θα ήθελα να τρέξει αυτό από έναν συνάδελφο που είναι εκτός γραφείου"
Αυτή είναι μια άλλη γραμμή που σκόνταψα απλά λέγοντας την αλήθεια. Το μεγαλύτερο μέρος της ομάδας μου ήταν εκτός γραφείου λίγες εβδομάδες πίσω και γι 'αυτό έπρεπε να αναβάλω τις απαντήσεις που απαιτούσαν εσωτερική ανατροφοδότηση ή έγκριση.
Αντί να ανταποκρίνεσαι, όπως τους έδινα το γύρο, οι άνθρωποι ήταν - και πάλι - πολύ κατανοητοί. Έχουμε όλοι εκείνες τις εργάσιμες ημέρες όταν τα χέρια μας είναι δεμένα και αφού έχετε μοιραστεί ότι δεν μπορείτε να επιταχύνετε την απάντησή σας, δεν υπάρχει κανένας λόγος για το άλλο άτομο να σας πιέσει να γράψετε πίσω.
Η ανταπόκριση στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία έγκαιρα είναι χρήσιμη για όλους τους εμπλεκόμενους. Σας βοηθά να ξεκαθαρίσετε τα εισερχόμενά σας και βοηθά το άλλο άτομο να πάρει τις πληροφορίες που χρειάζονται. Και ενώ μπορεί να μην είναι πάντοτε δυνατό να δοθεί μια ολοκληρωμένη απάντηση, είναι σχεδόν πάντα δυνατό να πούμε κάτι. Έτσι, παραλείψτε μια μισή σκέψη-ή έξω έσπευσαν απάντηση και να επιλέξετε μια γραμμή που θα σας αγοράσει λίγο χρόνο. Θα κάνει την επαφή σας να αισθάνεται όπως σας ενδιαφέρει πραγματικά, και θα σας επιτρέψει να πάρετε το χρόνο που χρειάζεστε για να κάνετε καλή δουλειά.
