Αγαπητοί Διαπραγματευτές,
Μπερδεμένος Εταιρικός Επικοινωνίας
Αγαπητοί,
Έχουν περάσει 20 χρόνια από τότε που οι επιχειρηματίες άρχισαν να χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και δεν έχουμε ακόμα βρει έναν τρόπο να αποφύγουμε το μεγαλύτερο μέρος του προβλήματος που προκαλεί.
Σύμφωνα με τον Δρ. Randi Gunther, κλινικό ψυχολόγο της Νότιας Καλιφόρνιας, κινδυνεύουμε να μην επικοινωνούμε μεταξύ μας αν δεν χρησιμοποιήσουμε κανένα από τα πέντε μέσα επικοινωνίας: λέξεις, τόνος φωνής, αφής, στάση και εκφράσεις του προσώπου.
Όταν μιλάμε στο τηλέφωνο, προσαρμόζουμε αυτό που λέμε όχι μόνο σε απάντηση στις προφορικές λέξεις, αλλά και στον τόνο με τον οποίο παραδίδονται αυτές οι λέξεις. Είναι ο επιχειρηματικός μας συνεργάτης απαιτητικός και σκληρός, επιθετικός και οδηγός, κρύος ή ζεστός, αμφίβολος ή σίγουρος, απλός ή επίσημος; Συνήθως προσαρμόζουμε φυσικά το δικό μας τόνο ώστε να ταιριάζει με το άλλο άτομο ή να το χαμηλώνει αν η θερμοκρασία του φαίνεται πολύ υψηλή για συνεργατική επίλυση προβλημάτων.
Αλλά ακόμη και η τηλεφωνική γραμμή χάνει την πλήρη έκφραση των ιδεών μας. Όταν μιλάμε στο τηλέφωνο, χάνουμε τη γλώσσα του σώματος και τις εκφράσεις του προσώπου, αμφότερες από τις οποίες μπορούν να εκφράσουν αμφιβολίες όταν υπογραμμίζουμε την βεβαιότητα, την αντίσταση όταν ισχυριζόμαστε συμμόρφωση ή το χιούμορ όταν αποφεύγουμε τις συγκρούσεις.
Προσθέστε σε αυτά τα ελλείμματα την αμοιβαία άγνοιά μας για το πλαίσιο στο οποίο κάθε κόμμα επικοινωνεί και έχετε ό, τι ο καθηγητής Raymond A. Freidman στην Owen Graduate School of Management καλεί μια "βαθιά κοινωνική συνομιλία".
Αυτά είναι τα κακά νέα.
Τα καλά νέα είναι ότι "οι λέξεις μόνο" είναι ικανές να μεταδώσουν το περιεχόμενο και τον τόνο καθώς και την ενσυναίσθηση, το πάθος, την περιέργεια και τις αμφιβολίες. Αν δεν ήταν έτσι, δεν θα είχαμε φωνάξει όταν οι γονείς μας θα μας διάβασαν τον Μπάμπι , δεν θα ένιωθαν θυμωμένοι όταν θα διάβαζαν για την πιο πρόσφατη εθνοκάθαρση και δεν θα γελούσαν διαβάζοντας μια χιουμοριστική στήλη στην τροφή μας στο Facebook. Χρειάζεται λίγο περισσότερη προσοχή.
Εδώ είναι μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους μπορούμε να προσθέσουμε τον κατάλληλο τόνο, την υφή, το περιβάλλον και το συναίσθημα στις διαπραγματεύσεις που διεξάγονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - με ένα δείγμα script που μπορείτε να προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζει στη δική σας κατάσταση.
1. Ρυθμίστε τη σκηνή και φέρετε την αίσθηση στην συνομιλία
3. Αναφέρετε τα συναισθήματα που οι επικοινωνίες των επιχειρήσεων συνήθως λείπουν
6. Μην φοβάστε να αναφέρετε τη δική σας αμφιβολία
7. Κλείστε υπογραμμίζοντας ένα υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης στην ικανότητά σας να βρείτε μια αμοιβαία ευεργετική λύση
Εν ολίγοις, φέρνετε όσο το δυνατόν περισσότερη προσωπικότητα, συγκρατημένη συγκίνηση, σεβασμό στον διαπραγματευτή σας και αισιοδοξία για την ικανότητά σας να καταλήξετε σε συμφωνία όσο μπορείτε. Όσο περισσότερο μιμείται τη συνομιλία "πραγματικής ζωής" σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο λιγότερος χώρος θα υπάρχει για υποψίες και παρανόηση. Αυτή η δειγματοληπτική συζήτηση αφήνει πολύ περιθώριο στον διαπραγματευόμενο εταίρο σας να ζητήσει διευκρινίσεις, να υποβάλει ερωτήσεις και να κάνει πρόσθετες προτάσεις. Αυτό μόνο θα πρέπει να αποφεύγει παρεξηγήσεις που οδηγούν σε αδιέξοδο.
Δεν έχω κανέναν λόγο να αμφιβάλλω ότι είστε, όπως λέτε, καλός σε ένα-σε-ένα και σε προσωπική διαπραγμάτευση. Ενσωματώστε στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο όποιες ιδιότητες προσφέρετε σε αυτές τις συνεδριάσεις διαπραγμάτευσης, είτε πρόκειται για ομοιομορφία, αρχή, σαφήνεια, ανησυχία για την ευημερία του εταίρου σας, κοινές αξίες ή κορυφαίες δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων.
Καλή τύχη με τις ιδιαίτερες προκλήσεις σας και παρακαλώ αισθανθείτε ελεύθερος να μας γράψετε για περισσότερες λεπτομέρειες, μια καλύτερη εξήγηση ή μια έκθεση σχετικά με την επιτυχία νέων δεξιοτήτων που έχετε θέσει να εργαστείτε στις ηλεκτρονικές σας διαπραγματεύσεις.
Αυτό το άρθρο είναι μέρος της σειράς μας Ask a Expert - μια στήλη αφιερωμένη στην αντιμετώπιση των μεγαλύτερων ανησυχιών της σταδιοδρομίας σας. Οι ειδικοί μας είναι ενθουσιασμένοι να απαντήσουν σε όλες τις ερωτήσεις σας και μπορείτε να υποβάλετε ένα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο editor (at) themuse (dot) com και χρησιμοποιώντας το Ask a Expert στη γραμμή θέματος.
