Δεν είμαι σίγουρος τι πρόκειται να μιλήσω με περισσότερα από ένα άτομα στο τηλέφωνο, αλλά οι τηλεφωνικές κλήσεις μπορούν να γίνουν αμήχανες γρήγορα. Οι άνθρωποι κρέμονται πίσω και περιμένουν να μιλήσουν άλλοι (ή μιλούν ο ένας τον άλλο) και είναι συχνά ασαφές πού πρέπει να πάει η συζήτηση. Οι οδυνηρές σιωπές αφθονούν και όλοι στην ομάδα αρχίζουν να αναρωτιούνται αν είναι σε κακή πρώτη ημερομηνία.
Ως συγγραφέας σε μια ομάδα μάρκετινγκ σε μια τηλεφωνική εταιρεία, είμαι πάντα σε αυτούς τους τύπους κλήσεων, και έχω μάθει μερικά κόλπα για το πώς να τα κάνει να τρέχουν πιο ομαλά. Εάν η σκέψη να έχεις κλήση με περισσότερους από δύο ανθρώπους, σε κάνει να σκοντάς στο κάθισμά σου, να διαβάσεις και να επαναλάβεις μετά από μένα: Οι τηλεφωνικές κλήσεις δεν πρέπει να είναι αμήχανες.
Ακολούθα τον αρχηγό
Σίγουρα, το σημείο της τηλεδιάσκεψης είναι να έχει ένα συνέδριο, αλλά τα πράγματα θα τρέξουν σαν ένα καλά λιπαρό δεξαμενόπλοιο αν επιλέξετε έναν ηγέτη πριν ξεκινήσει η σύσκεψη. Αυτό δεν σημαίνει ότι άλλοι δεν μπορούν να ζυγίσουν, αλλά ένας ηγέτης μπορεί να καθοδηγήσει τη συζήτηση ή να μεταπηδήσει όπου χρειάζεται (δηλαδή, αν υπάρχει μια αμήχανη σιωπή μετά από έναν τύπο πωλήσεων φέρνει τα σημεία τιμών).
Εάν είστε διορισμένος ηγέτης, έρχεται με μια λίστα ερωτήσεων που πρέπει να απαντηθούν. Είναι το σημείο της κλήσης για να μάθετε περισσότερες πληροφορίες πριν κάνετε μια αγορά; Είναι να λύσουμε τους όρους μιας εταιρικής σχέσης; Θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε μια σύντομη ημερήσια διάταξη σημειώνοντας σημεία όπου άλλοι στην ομάδα θα πρέπει να οδηγήσουν τη συζήτηση και να την διανείμουν πριν από την κλήση ώστε όλοι να ξέρουν τι να περιμένουν. Οι περισσότερες προσδοκίες σημαίνουν λιγότερες δύσκολες σιωπές.
Αποκτήστε το σωστό σύστημα (και ξέρετε πώς να το χρησιμοποιήσετε)
Πολλή αμηχανία σε αυτές τις κλήσεις μπορεί να προέλθει από τεχνικές δυσλειτουργίες ("Συγγνώμη ο καθένας-ακόμα προσπαθεί να πάρει αυτό το πράγμα που έχει συσταθεί!" "Amy δεν ξέρει πώς να καλέσετε-μπορεί κάποιος να βοηθήσει;" "Είναι ο Charlie ακόμα εκεί αποχώρησε; ")
Έτσι, είναι σημαντικό να έχετε ένα λειτουργικό τηλεφωνικό σύστημα που να μπορεί να υποστηρίξει τις κλήσεις συνδιάσκεψης και, το πιο σημαντικό, να το δοκιμάσει πριν από τη συνάντηση, ώστε να είστε βέβαιοι ότι λειτουργεί. Και δεν χρειάζεται να εργάζεστε σε μια εταιρεία Fortune 500 για να έχετε μια προηγμένη και εύκολη στη χρήση τεχνολογική λύση για την ομάδα σας - ακόμη και οι μικρές επιχειρήσεις και οι νεοσύστατες επιχειρήσεις μπορούν να βρουν φθηνά συστήματα VoIP και εικονικά PBX που υποστηρίζουν τη διάσκεψη.
Εξετάστε το βίντεο
Κάθε φορά που έχω τηλεφωνική συνδιάσκεψη, θα ήθελα να δω τα πρόσωπα των άλλων ανθρώπων. Όχι γιατί θέλω να τα ελέγξω (εντάξει, ίσως να κάνω λίγο) - αλλά επειδή αισθάνεται σαν μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο. Αντί να μαντέψετε αν κάποιος χαμογελάει ή όχι, μπορείτε να τον δείτε. Αντί να αναρωτιέται αν κάποιος έχει αποστασιοποιηθεί ή αν σκέφτεται μόνο, μπορείτε να διαβάσετε το πρόσωπό της. Ήμουν πρόσφατα σε τηλεφωνική συνδιάσκεψη με κάποιον που ακουγόταν σαν να ήταν στο σπίτι του με τα εσώρουχά του, που περιβάλλεται από ένα βουνό Cheez Doodles. Ήταν? Δεν ξέρω - θα ήθελα να είχα βίντεο.
Υπάρχουν τόνοι βίντεο λύσεων εκεί έξω που χρησιμοποιούνται ευρέως, συμπεριλαμβανομένων των Google Hangouts, Skype, και Join.me. Υποθέτοντας ότι οι συμμετέχοντες στη συνάντησή σας δεν είναι στο σπίτι με τα εσώρουχά τους, μπορεί να κάνουν τα πράγματα πολύ λιγότερο αμήχανα.
Χρησιμοποιήστε τη φωνή του μεγάλου παιδιού σας
Δεν είμαι σίγουρος γιατί, αλλά οι άνθρωποι συχνά ξεθωριάζουν στο παρασκήνιο κατά τη διάρκεια αυτών των τύπων κλήσεων, φοβούνται να βγουν εκεί έξω και να μιλήσουν το μυαλό τους. Αλλά μην φοβάστε να μιλήσετε - είστε προσκεκλημένοι σε τηλεδιασκέψεις επειδή η γνώμη σας εκτιμάται! Στην πραγματικότητα, χρησιμοποιήστε τη μεγάλη παιδική φωνή σας, μιλώντας δυνατά και με σιγουριά ώστε όλοι να σας ακούσουν.
Καλύτερα, βεβαιωθείτε ότι συμμετέχουν και όλοι οι άλλοι στην κλήση. Αν κάποιος δεν έχει πει τίποτα σε μια στιγμή, ζητήστε του να ζυγίσει μέσα. Θα εξασφαλίσει ότι ο καθένας παίρνει μια φωνή που ακούγεται (και στην πραγματικότητα δίνει προσοχή στη συνάντηση).
Εάν λέτε ότι είναι αδέξιος, είναι αόριστο
Είμαι σταθερός πιστός ότι οι καταστάσεις είναι απίστευτες γιατί τους αφήσαμε να είναι. Σίγουρα, μερικές φορές οι σιωπές είναι άβολα, αλλά δεν πρέπει να μας γκρινιάζουν. Πηγαίνετε σε κάθε κλήση συνδιάσκεψης με ανοιχτό μυαλό και δεσμεύεστε για μια μη δύσκολη εμπειρία! Εάν δεν είστε πρόθυμοι να αφήσετε την κλήση να φτάσει σε δύσκολη περιοχή, τότε δεν θα είναι εγγυημένη.
Υπάρχει λόγος να υπάρχουν κλήσεις διάσκεψης - είναι ένας παραγωγικός τρόπος να συγκεντρωθεί μια ομάδα ακόμα και αν ένα μέλος ζει στο Ουισκόνσιν και άλλο ζει στο Λος Άντζελες. Μην σκεφτείτε μόνο τις κλήσεις διάσκεψης ως ένα απαραίτητο κακό, θεωρήστε τους ένα διασκεδαστικό τρόπο για να πάρετε μακρινούς συναδέλφους σε ένα εικονικό δωμάτιο μαζί. Εάν απενεργοποιήσετε την αμηχανία, οι τηλεφωνικές κλήσεις μπορούν να είναι διασκεδαστικές!
