Μήπως ο χώρος εργασίας σας αισθάνεται λίγο σαν το Κογκρέσο τον τελευταίο καιρό; Είναι ο καθένας που εργάζεται για τη δική του ομάδα και όχι για τη συλλογική βελτίωση της εταιρείας; Έχετε πρόβλημα να φτάσετε στο διάδρομο για να λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να κάνετε τη δουλειά σας καλά - ή καθόλου;
Παρόλο που οι μη κερδοσκοπικοί υπάλληλοι ενώνονται από την αποστολή των οργανώσεών τους, έχω διαπιστώσει ότι τα ζητήματα αυτά πλήττουν μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς όσο και κάθε άλλο είδος εταιρείας. Ενώ μπορούμε να έχουμε ένα τελικό αποτέλεσμα στο μυαλό, είμαστε εύκολα χωρισμένοι από τις λειτουργίες μας και πώς εκπληρώνουμε αυτήν την αποστολή.
Η συχνότερη σύγκρουση στον μη κερδοσκοπικό κόσμο είναι μεταξύ του προσωπικού του προγράμματος και του προσωπικού συγκέντρωσης χρημάτων. Οι υπάλληλοι του προγράμματος κατηγορούν συχνά τους φορείς συγκέντρωσης εσόδων που επικεντρώνονται στο χρήμα κατά την αποστολή, παραποιώντας το έργο του οργανισμού ή εκμεταλλευόμενοι πελάτες. Από την άλλη πλευρά, οι έμποροι κερδίζουν απογοητευμένοι όταν το προσωπικό του προγράμματος δεν τους καθοδηγεί σε σημαντικές εξελίξεις, καθιστώντας δύσκολο για αυτούς να αυξήσουν τα χρήματα που χρειάζονται για να λειτουργήσουν τα προγράμματα. Προσθέστε το γεγονός ότι οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί είναι συνεχώς ανειδίκευτοι και έχετε ένα έμπειρο και συντριπτικό προσωπικό - το οποίο μπορεί να οδηγήσει σε σπασμωδικές συμπεριφορές και στην αναποτελεσματική συγκέντρωση κεφαλαίων και στην ανάπτυξη προγραμμάτων.
Είτε είστε μέρος ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού ή η επιχείρησή σας χωρίζεται απλά σε αόρατα σιλό που δεν φαίνεται να παίζουν ωραία, εδώ είναι μερικές από τις καλύτερες συμβουλές μου για να θάψω το σάκο με τους συναδέλφους σας και να καταλάβω πώς να επικοινωνήσω καλύτερα.
1. Αποσαφηνίστε τον ρόλο σας
Αυτό φαίνεται βασικό, αλλά είναι πιθανώς η ρίζα πολλών από τα προβλήματά σας. Στην κατάστασή μου, ως έρανο, αναμένω ότι όλο το προσωπικό - ανεξάρτητα από τους καθορισμένους ρόλους του - θα συμμετάσχει στη συγκέντρωση κεφαλαίων σε κάποιο επίπεδο. Ωστόσο, αν δεν είχατε ποτέ να το κάνετε αυτό σε έναν προηγούμενο ρόλο ή δεν καταλαβαίνετε πλήρως γιατί υποβάλλω το αίτημα, θα συναντήσω συχνά κάποια αντίσταση. Για να εξομαλύνω τα πράγματα, εξηγώ αυτό που χρειάζομαι και γιατί το χρειάζομαι. Διαφορετικά, στους ανθρώπους που δεν έχουν μεγάλη εμπειρία στη λειτουργία μου, μοιάζει να τους ζητώ να κάνουν τη δουλειά μου για μένα.
Επίσης, είναι συχνά χρήσιμο να δηλώσετε με σαφήνεια πώς μπορεί να βοηθήσει ο ρόλος σας σε αντάλλαγμα. Για παράδειγμα, ως κάποιος που επικοινωνεί τακτικά με τους χρηματοδότες, εξηγώ τι κάνει ο οργανισμός μου και πώς το κάνουμε σε καθημερινή βάση. Συναντώ επίσης με ιδρύματα που υποστηρίζουν αρκετούς άλλους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς στον τομέα μας και έχουν αίσθηση βέλτιστων πρακτικών. Αυτό μου κάνει έναν τέλειο συμμετέχοντα σε οποιαδήποτε συνάντηση προγραμματισμού του προγράμματος, ειδικά εάν ο ηγέτης ανησυχεί για το εάν ένα νέο πρόγραμμα μπορεί να χρηματοδοτηθεί ή όχι.
Μόλις οι συνεργάτες σας ξέρουν ακριβώς τι χρειάζεστε από αυτούς για να εκπληρώσετε το ρόλο σας και πώς μπορείτε να τους βοηθήσετε σε αντάλλαγμα, θα διαπιστώσετε ότι η επικοινωνία και η συνεργασία γίνεται πολύ πιο εύκολη.
2. Παρακολουθήστε τις συναντήσεις της άλλης πλευράς
Ειλικρινά, το μεγαλύτερο πρόβλημα επικοινωνίας σε πολλές οργανώσεις είναι ότι συχνά δεν επικοινωνούμε μεταξύ τους! Τώρα, γνωρίζω ότι κανείς δεν χρειάζεται άλλο γεγονός στο ημερολόγιο, αλλά αν έχετε παρατηρήσει μια διακοπή της συνεργασίας ή της επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων, ίσως ήρθε η ώρα να εγκαταλείψουμε τις τακτικές συναντήσεις της άλλης πλευράς. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να κάνουν σημειώσεις, να τις πληκτρολογούν και να τις στείλουν σε εσάς (κάτι που πιθανότατα δεν θα διαβάσετε ποτέ ούτως ή άλλως). Αντ 'αυτού, με την παρουσία σας, μπορείτε να ερμηνεύσετε τις πληροφορίες αμέσως.
Αγαπώ τους συναδέλφους μου να συμμετέχουν σε συναντήσεις συγκέντρωσης κεφαλαίων - συχνά έχουν μεγάλες ιδέες ή ανατροφοδοτούν τα θέματα που αντιμετωπίζει το τμήμα μου. Κάποιες φορές η ημερήσια διάταξη είναι τόσο απλή όσο μια ενημέρωση προγράμματος, αλλά περιστασιακά κάποιος άλλου τμήματος θα προτείνει έναν εντελώς νέο τρόπο σκέψης για ένα έργο - που σημαίνει έναν νέο τρόπο για να τον χρηματοδοτήσει και αυτός.
Οι συναντήσεις αυτές σας επιτρέπουν επίσης να κατανοήσετε καλύτερα τις προκλήσεις των συναδέλφων σας. Εάν νομίζετε ότι είναι γελοίο για να σας καταδιώξουν για κάποιες πληροφορίες ή για τεμπέληδες επειδή δεν αντιμετωπίζουν αυτό που νομίζετε ότι είναι μια αστρική ιδέα, αυτό μπορεί να αλλάξει όταν αρχίσετε να καταλαβαίνετε ολόκληρη τη στρατηγική τους ή όταν ανακαλύψετε πόση εργασία πηγαίνει σε μία από τις έργα.
3. Ο προγραμματισμός είναι Power
Στην οργάνωσή μου, οι περισσότερες τριβές μεταξύ του προσωπικού προκύπτουν από τα χρονοδιαγράμματα και τις προσδοκίες. Οι εργαζόμενοι στον τομέα της συγκέντρωσης κεφαλαίων είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση των προτάσεων και την υποβολή προθεσμιών αναφοράς στα ιδρύματα, και μερικές φορές αυτές οι προθεσμίες απαιτούν αρκετά γελοίες ώρες ανακύκλωσης.
Εάν οι υπάλληλοι του προγράμματος παραβλέπονται από αυτές τις προθεσμίες για να συλλέξουν και να αναλύσουν τα απαραίτητα δεδομένα, μπορούν - κατανοητά - να απογοητευθούν και να τονίσουν. Και μερικές φορές, λόγω της πολυπλοκότητας των δεδομένων και των πληροφοριών που απαιτούνται, μπορεί να είναι αδύνατο να το μετατρέψετε σε αυτό το χρονοδιάγραμμα. Αν συμβαίνει κάτι τέτοιο, το προσωπικό συγκέντρωσης κεφαλαίων μπορεί να διαπραγματευτεί και να καθορίσει διαφορετικές προσδοκίες στους χρηματοδότες, αλλά χρειάζονται επίσης χρόνο για να το κάνουν - πράγμα που σημαίνει ότι το προσωπικό προγραμματισμού δεν μπορεί να περιμένει μέχρι την τελευταία στιγμή για να ζητήσει επέκταση.
Ανάλογα με τον οργανισμό σας, κάτι τόσο απλό όσο η δημιουργία ενός κοινόχρηστου ημερολογίου μπορεί να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε με εσωτερικές και εξωτερικές προθεσμίες. Επίσης, δεν είναι κακή ιδέα να αντιμετωπιστούν τυχόν ανησυχίες όταν ανοίγουν, όπως όταν φτάνει μια επιστολή επιβεβαίωσης επιχορήγησης, έτσι ώστε το προσωπικό συγκέντρωσης κεφαλαίων να έχει περισσότερο χρόνο να διαπραγματευτεί ή ολόκληρη η ομάδα να μπορεί να συνεργαστεί για να δημιουργήσει ένα σχέδιο Β.
Όσο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα κινητά τηλέφωνα και το Διαδίκτυο μας βοήθησαν να διατηρήσουμε επαφή, η αποτελεσματική επικοινωνία παραμένει μια πρόκληση για κάθε χώρο εργασίας. Στο τέλος της ημέρας, θυμηθείτε ότι είστε όλοι μαζί και ότι η επιτυχία σας εξαρτάται από το ότι όλοι κάνουν καλή δουλειά. (Και αν όλα τα άλλα αποτύχουν, ακούστε τον Otis και δοκιμάστε μια μικρή τρυφερότητα.)
