Υπάρχει ένα ιδιαίτερο είδος αναστάτωσης που έρχεται με το να αφήνεις μια συνάντηση να αισθάνεσαι ακόμα λιγότερο σίγουρη ποιο είναι το θέμα από ό, τι όταν μπήκες μέσα (σε αυτή την περίπτωση, ίσως κάποιος χρειάζεται αυτόν τον οδηγό για να τρέχει αποτελεσματικές συναντήσεις, αυτό το πρότυπο της ατζέντας του συνεδρίου ή αυτό το άρθρο αναφέροντας πότε πρέπει πραγματικά να προγραμματίσετε τη συνάντηση).
Ακόμα κι αν τα θέματα δεν είναι τόσο ακραία - ίσως είχατε μια διεγερτική και συναρπαστική συνομιλία - εξακολουθεί να είναι απογοητευτική αν δεν φαίνεται να βγαίνει τίποτα από αυτό. Αλλά υπάρχει μια απλή λύση: το e-mail μετά την συνάντηση.
"Ο πρωταρχικός σκοπός είναι ότι κρατά όλους τους υπεύθυνους για τις ίδιες προσδοκίες. Έτσι, έχετε μια ομάδα στην ίδια σελίδα που εργάζεται προς την κατεύθυνση των ίδιων στόχων, η οποία διατηρεί τα πράγματα αποδοτικά και παραγωγικά και διατηρεί επίσης απογοητεύσεις », λέει ο Heather Yurovsky, προπονητής της Muse και ο ιδρυτής της Shatter & Shine. "Κανείς δεν αρέσει να αισθάνεται σαν να καθόταν σε μια συνάντηση που είχε καλή ορμή και στη συνέχεια τίποτα δεν συμβαίνει στη συνέχεια."
Διαβάστε παρακάτω για όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την αποστολή του τέλειου μηνύματος μετά τη συνάντηση - έτσι ώστε να μην είστε ποτέ υπεύθυνοι για να αποτρέψετε την πρόοδο σε ό, τι και αν συναντήσατε.
Ποιος πρέπει να στείλει το μήνυμα μετά τη συνάντηση;
Εντάξει, ίσως είσθε όλοι στην ιδέα ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης. Αλλά πώς ξέρετε αν είστε αυτός που θα έπρεπε να το στέλνει;
Συχνά είναι προφανές. Αν οργανώσατε τη συνάντηση, δημιούργησε την ατζέντα και έτρεξε το θέμα, τότε πιθανότατα θα πρέπει να είστε αυτός που κλείνει τον βρόχο με μια αποτυχημένη μετά από συνάντηση συνάντηση.
"Συνήθως είναι σαφές στο τέλος της συνεδρίασης ποιος είναι υπεύθυνος, αλλά μερικές φορές δεν είναι, ειδικά αν είναι ίσως ένα νέο έργο που κανένα τμήμα δεν διαθέτει τεχνικά ακόμα", λέει ο Yurovsky. "Θέλετε απλώς να σιγουρευτείτε ότι δεν βγαίνετε σαν να δίνεις εντολές σε άλλους ανθρώπους και ότι πραγματικά προέρχεται από το σωστό πρόσωπο που οι άνθρωποι πρόκειται να ακούσουν και να σεβαστούν την κυριότητα και την προθεσμία."
Εάν πρόκειται για μια πιο αμφιλεγόμενη κατάσταση, σκεφτείτε αν είναι λογικό να επιταχύνετε το έργο. "Στο τέλος της συνάντησης, αν δεν είναι απολύτως σαφές ποιος είναι υπεύθυνος γι 'αυτό και αισθάνεστε έτοιμοι να στείλετε αυτό το μήνυμα μετά, τότε σηκώστε το χέρι σας και πείτε:" Γεια σου, χαρούμενος να στείλετε το e-mail μετά τη συνάντηση, εκτός αν υπάρχει κάποιος άλλο που αισθάνεται ότι είναι πιο κατάλληλο να προέρχεται από αυτούς », λέει ο Yurovsky. "Έτσι, εθελοδοτείτε. Δεν καλείτε κανέναν να το βάλει σε αυτά, αλλά δίνετε και στους άλλους τη δυνατότητα να πουν: «Αχ, νομίζω ότι πραγματικά πρέπει να έρθει από τον Joe».
Ποιος πρέπει να συμπεριληφθεί;
Μόλις το πεδίο "από" διευθετηθεί, ήρθε η ώρα να σκεφτείτε τα πεδία "to" και "cc". Βεβαιωθείτε ότι στέλνετε τη σημείωσή σας σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, συμπεριλαμβανομένου όποιος ήταν στη λίστα προσκλήσεων, αλλά ίσως δεν ήταν σε θέση να παρευρεθεί. Στη συνέχεια, σκεφτείτε αν υπάρχει κάποιος που έχετε συνειδητοποιήσει ότι θα έπρεπε να έχει συμμετάσχει στη συνάντηση καθώς και όποιοι άλλοι ενδιαφερόμενοι που πρέπει να αναλάβουν δράση ή να έχουν ορατότητα στο θέμα. Τέλος, εάν ασχολείσαι με περισσότερους ανώτερους συναδέλφους, σκεφτείτε να αντιγράψετε τους βοηθούς τους.
Πότε πρέπει να βγει;
"Είναι καλύτερο να στείλετε την ανακεφαλαίωση όσο πιο κοντά μπορείτε να βγείτε από τη συνάντηση, " λέει ο Yurovsky. "Αν η συνάντηση είναι στο τέλος της ημέρας και θέλετε να περιμένετε μέχρι το πρώτο πράγμα το επόμενο πρωί, αυτό είναι εντάξει, αλλά όσο πιο κοντά βρίσκεστε στη συνάντηση, τόσο πιο δυναμική δημιουργείται και δεν αρχίζει να πέφτει στο κάτω μέρος των πασσάλων των ανθρώπων. "
Με άλλα λόγια, σκεφτείτε την ανακεφαλαίωση μιας επέκτασης της συνάντησης και την αποστείλετε, ενώ η συζήτηση είναι ακόμα φρέσκια στο μυαλό σας και σε όλους τους άλλους. Εάν γνωρίζετε εκ των προτέρων ότι θα είστε αυτός που αντιμετωπίζει αυτό το στοιχείο, μπορείτε να προγραμματίσετε μπροστά αποκλείοντας τον χρόνο σας στο ημερολόγιό σας αμέσως μετά τη συνάντηση για να το ολοκληρώσετε.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει;
"Ο σκοπός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να πάρει ο καθένας στην ίδια σελίδα", λέει η προπονητής της Muse Kristina Leonardi. Αλλά τι ακριβώς πηγαίνει σε αυτό για να συμβεί αυτό "εξαρτάται από τη φύση της συνάντησης και ποια είναι η πρόθεση, ποιος είναι ο στόχος;" λέει ο Leonardi.
"Αν υπήρχε ένα ζήτημα ή μια πρόκληση που αντιμετωπίζονταν και η συνεδρίαση επιλύει αυτό το ζήτημα ή την πρόκληση, μπορεί να είναι κάτι σαν ένα ευχαριστήριο και μόνο συγχαρητήριο», εξηγεί. Ή "μπορεί να διευκρινιστούν οι ρόλοι και η κατεύθυνση σε ένα συγκεκριμένο έργο ή τα επόμενα βήματα δράσης που πρέπει να ληφθούν και ποιος πρέπει να τα πάρει".
Ως γενική κατευθυντήρια γραμμή, σκεφτείτε να κάνετε ορισμένα ή όλα τα παρακάτω:
- Ευχαριστώντας τους ανθρώπους για το χρόνο και την προσπάθειά τους
- Συνοψίζοντας τα βασικά σημεία που καλύπτονται ή συζητούνται κατά τη διάρκεια της συνάντησης
- Περιγράφει τα στοιχεία δράσης και τους ιδιοκτήτες καθώς και προθεσμίες για αυτά τα επόμενα βήματα
- Επισύναψη ή σύνδεση με τους σχετικούς πόρους και έγγραφα
- Προσκαλώντας τους ανθρώπους να κάνουν ερωτήσεις ή να ξανασυμβούν
Ο Leonardi σας προτρέπει να το κρατήσετε σύντομο και γλυκό. Αλλά ακόμα και το πεδίο εφαρμογής του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξαρτάται από τη συνάντηση. Αν έρχεστε από μια συνήθη μηνιαία συνεδρίαση ομάδας ή μια σχετικά γρήγορη και συνηθισμένη συνάντηση ενημέρωσης έργου, το email σας μπορεί να αντανακλά σε αυτό το μήκος. Εάν στέλνετε ένα σημείωμα παρακολούθησης μετά από μια συνεδρίαση διάρκειας δύο ωρών ή μια συνεδρία στρατηγικής βαθιάς κατάδυσης, θα φαίνεται λίγο διαφορετική. Το ίδιο ισχύει και για τον τόνο σας.
"Θέλετε πάντα να είστε ευγενικοί, ακόμα κι αν είναι ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε", λέει ο Yurovsky. "Θέλετε επίσης να γράψετε όχι μόνο τον τόνο της οργάνωσης αλλά και την ίδια τη συνάντηση." Εν ολίγοις, μην συνοψίζετε μια περιστασιακή συνάντηση με τους συμπαίκτες σας με έναν υπερβολικά επίσημο τόνο και μην στέλνετε μια ανασκόπηση στελέχη που ακούγονται σαν να μιλάτε στους φίλους σας στην ευτυχισμένη ώρα.
Όπως το θέτει ο Γιούροφσκι, "γνωρίζοντας το ακροατήριό σας κάνει μεγάλη διαφορά εκεί".
Υπάρχει ένα πρότυπο που μπορώ να χρησιμοποιήσω;
Όλοι ακούγονται καλά μέχρι τώρα; Cool, τώρα είστε πιθανώς έτοιμοι να κατεβείτε σε αυτό. Εδώ είναι ένα πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εν μέρει ή συνολικά, ανάλογα με την ιδιαίτερη κατάσταση.
- - θα ολοκληρωθεί από
- - θα ολοκληρωθεί από
- - θα ολοκληρωθεί από
- - θα ολοκληρωθεί από
Τι γίνεται με ένα παράδειγμα;
Ας δούμε τι μπορεί να μοιάζει στην πράξη:
- Χρειαζόμαστε σαφήνεια και πρόσθετη κατάρτιση γύρω από την πώληση του νέου προϊόντος για να είναι επιτυχής στο τρίτο τρίμηνο, καθώς και ορισμένα νέα παράπλευρα υλικά για εσωτερική και εξωτερική χρήση
- Δεδομένου ότι η τακτική ανταλλαγής σε αυτή τη συνάντηση αισθάνθηκε τόσο χρήσιμη, θα δοκιμάσουμε να έχουμε δίσεκτους μουσικούς να περάσουν κόλπα και συμβουλές πιο συχνά
- Εγκαταστήστε και τρέξτε την προπόνηση - η Jackie θα ολοκληρωθεί μέχρι τις 20 Ιουνίου
- Δημιουργήστε ένα φύλλο για εσωτερική χρήση - ο Rob θα ολοκληρωθεί μέχρι τις 25 Ιουνίου
- Ενημέρωση υλικού παρουσίασης για εξωτερική χρήση - Ο Jorge θα ολοκληρωθεί μέχρι τις 30 Ιουνίου
- Ρυθμίστε επαναλαμβανόμενες μουσικές - Quinn θα ολοκληρωθεί μέχρι την 1η Ιουλίου
