Το να δίνετε στους υπαλλήλους ανατροφοδότηση δεν χρειάζεται να είναι η χρονοβόρα, ενεργειακά πιπιλίζουσα, συναισθηματικά δυσάρεστη εμπειρία που φοβούνται οι μάνατζερ. Στην πραγματικότητα, οι μελέτες δείχνουν ότι η περισσότερη ανατροφοδότηση σε μικρότερες δόσεις λειτουργεί καλύτερα για όλους από ό, τι οι παραδοσιακές συνεδριάσεις check-in που τόσες πολλές αφεντικά προετοιμάζονται.
Τώρα, υπάρχουν δύο κλειδιά - μαζί με την πρακτική - που είναι απαραίτητα για να έχετε κατά νου κάθε φορά που δίνετε εποικοδομητική κριτική. Η καλύτερη ανταπόκριση είναι σύντομη και μέχρι στιγμής και περιλαμβάνει κάτι που ο εργαζόμενος μπορεί να χρησιμοποιήσει για να κάνει τη δουλειά του καλύτερα τώρα.
Αναρωτιέστε πώς να είναι σύντομη και χρήσιμη; Απλά θυμηθείτε αυτό τον τύπο τριών λέξεων: Job-Extra-Annoying.
Δουλειά
Ξεκινήστε τη σύνοδο με την άποψή σας για το πώς ο υπάλληλος κάνει κατά την ολοκλήρωση των καθηκόντων που σχετίζονται με την περιγραφή της εργασίας τους. Αγγίξτε τα πράγματα που αναμένεται να κάνουν, καθημερινά. (Σημείωση: Αυτό είναι το μόνο μέρος της διαδικασίας ανατροφοδότησης που είναι υποχρεωτική, οι επόμενες δύο κατηγορίες είναι προαιρετικές, ανάλογα με το τι είναι πιο συναφές.)
Επιπλέον
Αυτό σημαίνει επιπλέον προσπάθεια. Σημειώστε τυχόν ειδικά πράγματα που έχουν κάνει πάνω και πέρα από τις καθημερινές ευθύνες εργασίας τους (αν υποτεθεί ότι ισχύει).
Ενοχλητικός
Αν χρειαστεί, ολοκληρώστε σημειώνοντας οποιεσδήποτε ενοχλητικές ή προβληματικές συμπεριφορές που σχετίζονται με το έργο τους που έχετε παρατηρήσει. Φυσικά, δεν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε τη λέξη "ενοχλητικό".
Ακολουθεί ένα παράδειγμα για να σας δείξουμε αυτόν τον τύπο σε δράση.
Η Megan ήταν ηγέτης ομάδας για μια ομάδα προϊόντων πωλήσεων και υπηρεσιών. Η δουλειά της απαιτούσε να κάνει τα ίδια καθήκοντα με όλους τους άλλους, ενώ παράλληλα διαχειρίζεται τα χρονοδιαγράμματα και επιβλέπει την ποιότητα και την αποτελεσματικότητά τους και αναθεωρεί την καθημερινή ολοκλήρωση των καθηκόντων της ομάδας. Στο εβδομαδιαίο check-in τους, το αφεντικό του Megan ξεκίνησε με το "feedback job", λέγοντας:
"Megan, μπορώ να πω ότι η ομάδα σας κάνει μεγάλη από το πόσο καλά συνεργάζονται και εξετάζοντας τις καθημερινές αναφορές τους. Ένα σημαντικό μέρος της δουλειάς σας είναι να ελέγξετε και να υπογράψετε τις ημερήσιες αναφορές. Θαυμάζω πόσο καλά κάνει η ομάδα σας, αλλά αυτές οι αναφορές δεν είναι προαιρετικές, πρέπει να τις αναθεωρήσετε και να τις υπογράψετε, ακόμα και όταν τα πράγματα πάνε καλά ».
Μέσα από έναν άλλο διευθυντή της εταιρείας, ο προϊστάμενος της Megan έμαθε ότι είχε μείνει αργά για να βοηθήσει έναν συνάδελφο ηγέτη ομάδας που δυσκολεύτηκε να βάλει μαζί ένα καλό πρόγραμμα. Χρησιμοποίησε αυτό ως "επιπλέον σχόλιο" της:
"Ανακάλυψα ότι βοήθησες τον Bill να διαλέξει το πρόγραμμα της ομάδας του. Αυτό είναι υπέροχο! Αυτό το είδος εργασίας είναι πάνω και πέρα από την περιγραφή της δουλειάς σας, και μας βοηθά να κάνουμε όλους μας όλους καλύτερα. Ευχαριστώ!"
Στην κατηγορία "ενοχλητικό", το αφεντικό της Megan την είχε παρατηρήσει χρησιμοποιώντας το τηλέφωνό της στις συναντήσεις, παρόλο που υπήρχε ένας πολύ γνωστός αλλά άγραφος κανόνας ότι απαγορεύτηκε.
"Έχω παρατηρήσει ότι χρησιμοποιείτε το τηλέφωνό σας περισσότερες από μία φορές στις συναντήσεις. Όταν το κάνετε, είναι επειδή κάτι επείγον έχει συμβεί ή είστε πολλαπλές, επειδή το μέρος της συνάντησης που σας εμπλέκει τελείωσε; Ξέρετε ότι δεν υποτίθεται ότι είμαι περίεργος τι συμβαίνει. "
ΕΙΝΑΙ ΕΝΑΣ ΜΑΚΡΟΣ ΓΙΑ ΝΑ ΜΑΘΕΤΕ ΟΤΑΝ ΕΙΣΤΕ ΝΕΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ
Αλλά, δεν χρειάζεται να φτερά.
Εργασία με έναν προπονητή σήμερα
Χρησιμοποιώντας τη φόρμουλα "Job-Extra-Annoying", το αφεντικό της Megan έδωσε τα σχόλιά της μόνο σε οκτώ προτάσεις. Τώρα μπορούν να περάσουν τον υπόλοιπο χρόνο μιλώντας για το πώς θα βοηθήσουν τον Megan να βελτιώσει τις περιοχές που αναφέρονται. (Για να επαναλάβουμε ότι το τμήμα "εργασίας" της συζήτησης μπορεί να είναι το μόνο θέμα που πρέπει να συζητηθεί, τα υπόλοιπα μπορεί να μην ισχύουν για κάθε περίοδο ανατροφοδότησης.)
Αν δεν είστε βέβαιοι πώς να αρχίσετε να αποστάζετε τις σκέψεις σας σε μια επιτυχημένη και σύντομη ανατροφοδοτική συνεδρία, εδώ είναι μια απλή διαδικασία πέντε βημάτων που θα σας διευκολύνει.
Οι πιο αποτελεσματικοί διαχειριστές εντοπίζουν τακτικά περιοχές για βελτίωση, ώστε οι υπάλληλοί τους να μπορούν να αναπτυχθούν. Μην αφήνετε τους περιορισμούς χρόνου να σας κρατούν πίσω! Όσο σκληρά μπορεί να φανεί, είναι τελείως δυνατό να έχουμε πραγματικά καλές συζητήσεις ανάδρασης με τους υπαλλήλους σε πέντε με 10 λεπτά.
Δοκιμάστε το - και είμαι σίγουρος ότι θα δείτε μια διαφορά!
