Έχετε ποτέ μία από εκείνες τις ημέρες όταν, μετά από εννέα μαρμελάδες στο γραφείο, ακόμα δεν έχετε χτυπήσει ένα σημαντικό στοιχείο από την λίστα των υποχρεώσεών σας; Όταν αισθάνεστε ότι θα μπορούσατε να είστε παραγωγικοί - αν μόνο εργαστήκατε σε ένα σιωπηλό κιβώτιο χωρίς προσοχή και δεν βομβαρδίζατε από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφωνήματα και απόρριψη συνεργατών κάθε 30 δευτερόλεπτα;
Αλλά φυσικά, αυτό δεν συμβαίνει. Οι περισσότεροι από εμάς νέοι επαγγελματίες κάθονται σε μικρούς, γεμάτους καμπίνες, που περιβάλλεται από δεκάδες άλλους νέους επαγγελματίες σε μικρούς, γεμάτους καμπίνες, και γεμάτοι με τις συνεχιζόμενες ψηφιακές αποσπάσεις από τα τηλέφωνα, τους υπολογιστές και τα βατόμουρα.
Είναι δύσκολο το καλύτερο περιβάλλον για να εργαστείτε. Τόσο πώς μπορούμε να συντονίσουμε τις αποσπάσεις από το γραφείο, να λυγίσουμε προς τα κάτω και να κάνουμε πραγματικά πράγματα; Εδώ είναι έξι απλές λύσεις.
1. Απελευθερώστε τον εαυτό σας από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Ακριβώς επειδή λαμβάνετε τόνοι email καθημερινά δεν σημαίνει ότι πρέπει να συνδεθείτε με το Outlook (ή το Entourage ή το Gmail). Στην πραγματικότητα, έχοντας το email σας συνεχώς στην οθόνη σας μπορεί να σας κάνει λιγότερο παραγωγικούς.
Μια εύκολη αλλαγή: μην έχετε ανοιχτό το email σας στην οθόνη σας όλη την ημέρα. Αντ 'αυτού, απενεργοποιήστε όλες τις ειδοποιήσεις σας και καταβάλλετε συντονισμένη προσπάθεια να ελέγχετε μόνο τα μηνύματα σε προγραμματισμένες ώρες (ελέγχω τη δική μου για μία φορά κάθε ώρα). Αν αυτό σας κάνει νευρικό - εάν ο προϊστάμενός σας είναι συχνός συντάκτης ή έχετε έναν πελάτη που χρειάζεται πραγματικά άμεσες απαντήσεις - μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο το Outlook σάς ειδοποιεί, ώστε μόνο η μεγάλη ουσία να τραβήξει την προσοχή σας.
2. Μην παραλάβετε το τηλέφωνο
Ακριβώς επειδή κουδουνίζει, δεν σημαίνει ότι πρέπει να απαντήσετε. Εάν έχετε παραμερίσει μια ώρα για να χτυπήσει μια αναφορά για τον προϊστάμενό σας και να πάρετε μια κλήση από έναν άγνωστο αριθμό, αφήστε το να πάει στο φωνητικό ταχυδρομείο. Εκτός αν περιμένετε μια κλήση, δεν αξίζει να διακόψετε την εστίασή σας. Πιστέψτε με, αν είναι σημαντικό, ο καλών θα αφήσει ένα μήνυμα, και μπορείτε πάντα να καλέσετε δεξιά πίσω.
Εξασφαλίζετε επίσης τον εαυτό σας από το άγχος του να είστε απροετοίμαστοι για μια κλήση - αν έχετε τραγάνισμα αριθμών για μια ώρα και ένας χώρος κλήσεων για μια καθυστερημένη αποστολή, θα είστε πιο ξεγελωμένοι αν σηκώσετε τώρα από ό, τι αν σταματήσετε, να εστιάσετε ξανά και να καλέσετε ξανά αργότερα, αφού εντοπίσετε τις πληροφορίες αποστολής.
3. Σήμα στους συνεργάτες σας
Η κοινωνική ατμόσφαιρα είναι ένα από τα καλύτερα πράγματα για την εργασία σε ένα γραφείο - αλλά είναι επίσης ένα από τα πιο αποσπασματικά. Ένας τρόπος να αντιμετωπιστεί αυτό είναι να δημιουργηθεί ένα σύστημα με τους συναδέλφους σας έτσι ώστε όλοι να γνωρίζετε πότε να μην ενοχλείτε ο ένας τον άλλον. Αυτό είναι εύκολο όταν έχετε μια πόρτα γραφείου που μπορείτε να κλείσετε - αλλά αν δεν το κάνετε, δημιουργήστε το δικό σας σήμα που λέει "παρακαλώ μην με διακόψετε τώρα".
Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η τοποθέτηση ακουστικών (ακόμα και αν δεν ακούτε μουσική) ή να κολλήσετε το αγαπημένο σας εξάρτημα γραφείου στην κορυφή της οθόνης σας. Απλώς λάβετε υπόψη ότι αυτό λειτουργεί μόνο εάν είστε επίσης διαθέσιμος όλη την ημέρα - μερικές φορές οι άνθρωποι χρειάζονται την προσοχή σας.
4. Να είστε σωματικά οργανωμένοι
Τώρα δεν χρειάζεται απαραιτήτως να διατηρείτε το γραφείο σας χωρίς χαρτί ή κωδικό χρώματος τους φακέλους σας, αλλά αν είστε οργανωμένοι-με όποιο τρόπο εργάζεστε για σας-και μπορείτε να βρείτε πράγματα, θα είστε πιο παραγωγικοί. (Το γραφείο μου μπορεί να μοιάζει με κιβώτιο μετα-σημειώσεων που εξερράγη σε όλη την επιφάνειά του, αλλά έχω ένα σύστημα, ορκίζομαι!) Κανένας δεν θέλει να χάσει 10 λεπτά ψάχνοντας για τα λεπτά της συνεδρίασης της περασμένης εβδομάδας όταν υποτίθεται ότι πληκτρολογείτε αυτή την εβδομάδα.
Αυτό είναι επίσης ένα μέρος όπου η τεχνολογία μπορεί πραγματικά να βοηθήσει. Θεωρώ ότι είναι πολύ πιο εύκολο να αρχειοθετήσετε τα πράγματα ψηφιακά, οπότε κάνω ένα σημείο να σαρώσω τα πάντα και να τα αποθηκεύσω στην κοινόχρηστη μονάδα της εταιρείας μου. Με αυτόν τον τρόπο, αν είμαι στο τηλέφωνο με έναν πελάτη και πρέπει να ελέγξω δύο φορές ένα συμβόλαιο, μπορώ να το τραβήξω στην οθόνη μου - δεν χρειάζεται να την θέσω σε αναμονή, ενώ ριγάζω γύρω από το θάλαμο μου για το σωστό ντοσιέ.
5. Αποσυνδεθείτε!
Οι άνθρωποι συχνά επικεντρώνονται στην εξάλειψη των περισπασμών όπως το Facebook, οι ιστοσελίδες ηλεκτρονικών αγορών και τα streaming media στο χώρο εργασίας. Αλλά όσο το αφεντικό σας θα ήθελε να σας δει πάνω από το πληκτρολόγιό σας κοιτάζοντας αυτό το υπολογιστικό φύλλο για οκτώ (ή περισσότερες) ώρες την ημέρα, αυτό δεν θα σας κάνει πιο παραγωγικούς.
Στην πραγματικότητα, μια πρόσφατη μελέτη έδειξε ότι "η περιήγηση στο διαδίκτυο μπορεί πραγματικά να αναζωογονήσει τους κουρασμένους εργαζόμενους και να αυξήσει την παραγωγικότητά τους, σε σύγκριση με άλλες δραστηριότητες, όπως η πραγματοποίηση προσωπικών κλήσεων, κειμένων ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πόσο μάλλον να δουλεύουμε κατευθείαν χωρίς καθόλου καθόλου".
Λοιπόν, προχωρήστε: Περάστε 15 λεπτά να κατεβάζετε τα κουτσομπολιά σας στο Gawker ή περιηγηθείτε στις νέες αφίξεις στο JCrew. Το διάλειμμα θα σας κάνει ακόμα πιο παραγωγικό όταν γυρίσετε την εστία σας πίσω στις εργασίες.
6. Διατηρήστε ένα περιοδικό εργασίας
Τέλος, και το πιο σημαντικό, καταλάβετε πώς εσείς προσωπικά δουλεύετε καλύτερα. Δοκιμάστε να γράψετε όλα όσα κάνετε κατά τη διάρκεια της ημέρας και πόσο καιρό σας χρειάζεται - θα εκπλαγείτε πιθανώς.
Άρχισα να διατηρώ ένα περιοδικό εργασίας, ώστε να μπορώ να συμφωνήσω πόση μέρα ελήφθη με διοικητικά καθήκοντα και πόσα έμεινα για να αφιερώσω σε μακροπρόθεσμα έργα. Αλλά κατέληξε επίσης να μου δείξει τις δουλειές μου - για παράδειγμα, ότι παίρνω μακράν το μεγαλύτερο έργο που έγινε κατά το απόγευμα. Αναγνωρίζοντας αυτό μου βοήθησε να ορίσω ένα καλύτερο πρόγραμμα: Τώρα, εργάζομαι αργά αντί να έρχομαι νωρίς, και μπορώ συνήθως να συσκευάσω πολύ περισσότερη παραγωγικότητα στην μέρα μου.
Δεν είναι πάντα εύκολο να συντονίσετε τις περισπασμούς, αλλά απλώς σκεφτείτε: όσο πιο παραγωγικό είστε τώρα, τόσο πιο γρήγορα θα βγείτε από τη γη σε μια καμπίνα και σε ένα γραφείο - όπου μπορείτε να κλείσετε την πόρτα.
