Είμαι βέβαιος ότι οι περισσότεροι από εσάς είναι μάλλον αρκετά σαφείς στην εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ξέρεις πότε πρέπει να διαβιβάσεις ένα σημείωμα σε έναν συνάδελφό σου και πότε σε CC το αφεντικό σου σε ένα νήμα. Μπορείτε ακόμη και να γνωρίζετε πότε να εφαρμόσετε τη μερικές φορές σύγχυση επιλογή BCC (ή μήπως;). Και, ανάλογα με το ποιος είστε αντίστοιχοι, πιθανότατα γνωρίζετε επίσης πότε πρέπει να απαντήσετε και πότε όχι.
Και όμως, αποδεικνύεται ότι η CC / BCC / Reply All εξακολουθεί να ταξιδεύει στους ανθρώπους - και όχι μόνο πρόσφατες βαθμίδες που μόλις παίρνουν την ταλάντευση των πραγμάτων. Αφού άκουγα τους συναδέλφους μου για να μιλήσω για τις ενοχλητικές τους στιγμές ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, έφτασα στο δίκτυο μου για να δω τι άλλα περιστατικά συνέβησαν με τα χρόνια. Καταλήγει? Λοιπόν, αυτές οι μικρές ετικέτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να έχουν μεγάλο αντίκτυπο, τόσο καλές όσο και εντελώς καταστροφικές - και μεγάλα μαθήματα για τους υπόλοιπους.
Ας το ξεκλειδώσουμε με αυτό το ανέκδοτο από τον Felipe, έναν προγραμματιστή ιστού, του οποίου ο συνεργάτης έμαθε τον σκληρό τρόπο που σκέφτεται ενώπιον σας CC και πατήστε αποστολή δεν είναι μόνο συνετή αλλά και οικονομικά αποδοτική:
Για την ετήσια επέτειο της 11ης Σεπτεμβρίου ο συνεργάτης μου Judd αποχώρησε από την εργασία. Επειδή ήταν για την 11η Σεπτεμβρίου, ένας από τους συναδέλφους του, ο Larry, απεικόνισε ένα κινούμενο σχέδιο που απεικονίζει τον Judd ως φοβισμένο τρομοκράτη που φοβόταν τα παιδιά. Έδειξε τον Τζούντ να κρύβεται κάτω από το κρεβάτι του πιέζοντας ένα αρκουδάκι. Ο Larry το έστειλε σε μια μικρή ομάδα συναδέλφων και τον διευθυντή τους σαν ένα αστείο. Για κάποιο περίεργο λόγο, ο διαχειριστής του νήματος έστειλε μήνυμα με το κινούμενο σχέδιο και παρακολούθησε ολόκληρη την εταιρεία . Η εταιρεία είχε πάνω από 500 υπαλλήλους. Λίγες ώρες αργότερα ο διευθυντής CC-everyone απολύθηκε και συνόδευσε το κτίριο για πάντα. Ωχ!
Έτσι, το μάθημα ένα: Εάν πηγαίνετε σε CC μια ολόκληρη δέσμη των ανθρώπων, βεβαιωθείτε ότι θα είναι καλά-υποδοχής.
Η Danielle, διευθυντής των υπηρεσιών σταδιοδρομίας στην τριτοβάθμια εκπαίδευση, το κάνει ακριβώς αυτό. Χρησιμοποιεί το πεδίο CC για να γιορτάσει τα επιτεύγματα των συναδέλφων της. "Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ολόκληρη την πανεπιστημιούπολη, δίνοντας κραυγές όπου χρειάζεται, είναι καλό για το ηθικό", λέει ο Danielle, που του αρέσει επίσης η επιλογή CC για να βοηθήσει κάποιον να παραμείνει στο βρόχο και να τον ενθαρρύνει να είναι ενεργός.
Μια λέξη προειδοποίησης, εν τούτοις: Ενώ οι κραυγές συνήθως οδηγούν σε κουτσομπολιές, μερικές φορές αρκεί. Η Amanda, συντονιστής της απόκτησης του ταλέντου, θυμάται μια δουλειά σε μια τράπεζα όπου "Είχαν αυτόν τον άνθρωπο που ήταν κακόφημος για να απαντήσει όλοι να λένε" ευχαριστίες "ή" πολύ εκτιμημένες "… Κάθε. Μονόκλινο. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Ακόμα και αν υπήρχαν 50 άτομα. Υπήρχε ένα τρέξιμο αστείο γι 'αυτόν και πραγματικά έκανε τους ανθρώπους ενοχλημένους ", εξηγεί. Τελικά ένας από τους απογοητευμένους συνεργάτες της κάλεσε τον παραβατικό ανταποκριτή και εξήγησε τα βασικά στοιχεία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ο James, ένας συντάκτης αντιγράφων, γνωρίζει πάρα πολύ καλά τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν όταν πολλοί άνθρωποι μιλούν. Θυμάται ένα περιστατικό από τα κολέγια του όταν το φοιτητικό συμβούλιο της πανεπιστημιούπολης έστειλε τυχαία ένα μήνυμα σε ολόκληρο το listerv του, αντί του BCC σε όλα τα μέλη του. Το αποτέλεσμα? Μια εβδομάδα απάντησης - όλο το χάος για 3.000 μαθητές. «Καλή εποχή», λέει ο James, κουνώντας το κεφάλι του, αναμφίβολα θυμόμαστε τα πληρέστερα inbox που είχε ποτέ.
Σε ορισμένα άτομα, ωστόσο, η BCC είναι απλά κακή επιχείρηση. Η Jessica, ειδικός της πρώιμης παιδικής ηλικίας που εδρεύει στο Μπρούκλιν, έχει να πει γι 'αυτό:
Δεν μου αρέσει η BCCing. Μου αρέσει η διαφάνεια. Είναι πάντα οι άνθρωποι που είναι «ευχαριστημένοι όλοι» που το καταστρέφουν. Στον τρέχοντα ρόλο μου, πρέπει να στείλω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ομάδες για να ενημερώνω πληροφορίες σχετικά με το χρόνο και την τοποθεσία καθώς και να λαμβάνω αναφορές ανά τακτά χρονικά διαστήματα. Ακόμα κι αν γράψω με τολμηρή πλάγια επιστολή στην κορυφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, «Μην απαντάτε όλα σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου», αναπόφευκτα, κάποιος πάντα κάνει. Στεναγμός. Ως εκ τούτου, έχω πάει στο BCCing όλοι και μόνο CCing μου ομάδα. Με αυτόν τον τρόπο, αν κάποιος «απαντήσει όλοι» δεν είναι όλοι οι υποκείμενοι στις σκέψεις, τις απόψεις και τα συναισθήματά τους.
Ο συγγραφέας και ο συντάκτης της Sara δεν αισθάνεται τόσο έντονα για τη χρήση του BCC ως μερικούς, αλλά πιστεύει ότι υπάρχει ένα τέχνασμα σε αυτό:
Οποιαδήποτε στιγμή θέλετε κάποιον BCC για να του δείξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προορίζεται για κάποιον άλλο, αναρωτηθείτε: Μπορώ να στείλω το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αποδέκτη (χωρίς BCC) και στη συνέχεια να το διαβιβάσω στην πρόσθετη επαφή; Αισθάνεται πολύ πιο ειλικρινής, διότι αντί να μοιάζει σαν να κρύβετε με τον οποίο μοιράζεστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μοιάζει να το στείλατε συνηθισμένο και στη συνέχεια να σκεφτόταν: «Ω, ίσως να το μοιραστώ με το αφεντικό μου για εκείνη αναφορά.' Είναι περισσότερο 'Επιτρέψτε μου να βεβαιωθώ ότι ο διευθυντής μου είναι βρόχος' και λιγότερο 'Spy στην επικοινωνία μου με έτσι και έτσι', το οποίο είναι πάντα ωραίο. Επιπλέον, με αυτόν τον τρόπο καλύπτεστε εάν το BCCer το φέρνει πάντα!
Δεν είναι μόνο CC και BCC που προκαλούν σύγχυση. Η απατηλά απλή «Απάντηση» είναι γνωστό ότι κάνει περισσότερους από μερικούς ανθρώπους να ιδρώνουν. Η Rebecca, ένας εκτελεστικός διευθυντής λογαριασμού, παραδέχεται ότι πιέζει «Απάντηση» όταν σκόπευε να χτυπήσει «Προωθώντας». Ως πρόεδρος ενός συλλόγου στο κολέγιο που έβαζε ένα μεγάλο γεγονός, η Rebecca φοβήθηκε να μάθει ότι ο χώρος που σχεδίαζε να χρησιμοποιήσει ο σύλλογος ήταν διπλός. Με τη βιασύνη της να μοιραστεί τη μανία της με την υπόλοιπη ομάδα των εκτελεστών, η Ρεμπέκα έγραψε ένα πλήθος από περισπασμούς που απευθύνονταν στους ιδιοκτήτες των κλαμπ αλλά προορίζονταν μόνο για τα μάτια των συναδέλφων τους και αντί να προωθήσουν, απάντησε τυχαία! Η Rebecca έμαθε πολλά πράγματα από αυτό το περιστατικό, συμπεριλαμβανομένου του "Βεβαιωθείτε ότι στέλνετε τα μηνύματά σας στο σωστό άτομο", "Μην στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν είστε θυμωμένοι" και, το πιο σημαντικό, "Μην είστε ένας ανώριμος ηλίθιος όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πραγματικούς ανθρώπους. "
Βεβαιωθείτε ότι στέλνετε τα μηνύματά σας στο σωστό άτομο είναι συμβουλή Ο Mark, ένας διευθυντής πωλήσεων, επιθυμεί να είχε δώσει προσοχή πριν από αρκετούς μήνες, προτού αποστείλει αναπροσαρμοσμένες τροποποιήσεις συμβολαίου σε λάθος άτομο. Όταν συνειδητοποίησε το λάθος του και έκλεψε ότι δεν είχε χάσει ούτε μία αλλά δύο συμφωνίες, ο Μάρκ έστειλε τις απαιτούμενες συγγνώμες και έσπευσε να επισκευάσει τη ζημιά που προκάλεσε με την απροσεξία του. Προσγειώθηκε μόνο μία από τις δύο συμφωνίες και είναι γρήγορος να πει ότι η εταιρεία που έβγαλε για λόγους προϋπολογισμού δεν το έκανε λόγω του λάθους του - «αν και είμαι βέβαιος ότι δεν βοήθησε».
Παρόλο που μπορεί να υπάρχει διαφορά απόψεων σχετικά με το πότε να χρησιμοποιείτε ποιο πεδίο, υπάρχουν μερικά μαθήματα που μπορούν να αντληθούν από αυτά τα πολύχρωμα ανέκδοτα. Και αν θέλετε τη γνώμη μου; Μην είστε αυτός ο ανήσυχος απάντηση - όλος ο άνθρωπος, αποφύγετε την CC δύναμη και μην ξεχάσετε να μετακινήσετε κάποιον στην BCC αν λέτε ότι το κάνετε.
