Στην ιδανική περίπτωση, ο χρόνος σας μακριά από την εργασία ήταν (τουλάχιστον, κάπως) χαλαρωτικό. Αλλά αυτό το ζεν μετά την παραμονή μπορεί να πάει ακριβώς έξω από το παράθυρο μόλις καθίσετε για να αντιμετωπίσετε τα εισερχόμενά σας και να συνειδητοποιήσετε ότι υπάρχουν περίπου ένα εκατομμύριο μηνύματα σας περιμένουν.
Η απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι αγχωτική οποιαδήποτε μέρα, αλλά είναι ακόμη χειρότερη όταν έχουν συσσωρευτεί. Και αισθάνεστε αυτό το άγχος, μπορείτε να ορίσετε έναν στόχο για να τα περάσετε όσο το δυνατόν γρηγορότερα - μόνο για να διαπράξετε ένα από τα κοινά λάθη παρακάτω.
Λάβετε λοιπόν λίγα λεπτά για να διαβάσετε πώς μπορείτε να τα αποφύγετε: Θα αξίζει τον κόπο!
1. Προτεραιότητα στο χρόνο απόκρισης πέρα από την ποιότητα
Μαθηματικά, απαντώντας όσο πιο γρήγορα μπορείτε. Εάν περάσετε ένα λεπτό με την ανάγνωση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μία λεπτή απάντηση, θα περάσετε από τη λίστα πιο γρήγορα από ό, τι αν περάσετε πέντε λεπτά ανάγνωση και πέντε λεπτά απάντηση.
Και ενώ είστε σωστός ότι δεν είναι μια ημέρα για να συζητήσετε εσωτερικά μεταξύ των "Sounds good!" Και "Συμφωνώ", δεν θέλετε να απλώς να πυροδοτήσετε μια γρήγορη απάντηση.
"Ακούγεται καλά" ή "Συμφωνώ" δουλεύουν εξίσου καλά αν κάποιος ρωτήθηκε αν σας αρέσει το σχέδιό τους, αλλά δεν έχει νόημα αν σας ρωτούσαν μια συγκεκριμένη ερώτηση γι 'αυτό. Δηλαδή, θα πάρετε ένα άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πίσω από αυτά - και θα ξέρουν ότι δεν έχετε διαβάσει αυτό που έγραψαν για πρώτη φορά.
Το Fix
Εάν έχετε σελίδες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να περάσετε και δεν μπορείτε να περιορίσετε την επιθυμία σας να απαντήσετε ταχύτερα, αντιγράψτε και επικολλήστε μια γενική απάντηση. Δοκιμάστε αυτό "Θα ξοδεύω σήμερα να καλύπτω με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν χρειάζεστε απάντηση πριν από τις 5 μ.μ., στείλτε μου μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενημερώστε με. "
Ναι, πρόκειται για ένα επιπλέον βήμα, αλλά εάν το νούμερο ένα γκολ σας είναι να επιστρέψετε σε όλα τα πρώτα πράγματα, θα σας επιτρέψει να το κάνετε αυτό, στη συνέχεια εκπνέετε και αφαιρέστε το χρόνο σας.
2. Προωθώντας τα πάντα με "FYI"
Στο κεφάλι σας, μοιράζεστε μια ενημέρωση κατάστασης, έτσι ώστε το άλλο άτομο να μπορεί να σας πει τι να κάνετε στη συνέχεια. Αλλά στο κεφάλι του παραλήπτη, λέτε, αυτό έχει ληφθεί μέριμνα. Βασικά παίρνετε μια προσέγγιση "καυτή πατάτα" στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, υποθέτοντας ότι η ευθύνη πέφτει σε όποιον την πήρε τελευταία - πράγμα που σημαίνει ότι υπάρχει μια καλή πιθανότητα κακής επικοινωνίας.
Αυτός είναι ο λόγος που ο Muse Managing Editor, Jenni Maier, γράφει: "Κάθε email πρέπει να περιλαμβάνει ένα επόμενο βήμα (ακόμα και αν αυτό δεν είναι απαραίτητο)."
Όταν στέλνετε ένα καυτό email πατάτας, θα συμβεί ένα από τα δύο πράγματα. Θα το πάρετε πίσω με μια ερώτηση (έτσι το μόνο που έχετε κάνει είναι διπλό έργο). Ή, ίσως χειρότερα, δεν θα λένε τίποτα και θα σκεφτείτε ο καθένας ότι το άλλο άτομο είναι αυτό που κάνει τα επόμενα βήματα.
Το Fix
Πάρτε τις συμβουλές του Maier και βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα έχουν σαφή πρόθεση. Εάν στέλνετε κάτι μόνο για να κλείσετε το βρόχο, είναι απολύτως εντάξει να το πείτε αυτό, ή ακόμα και "για την αναφορά σας". Να γράψετε ακριβώς αυτό που θέλετε από το άλλο άτομο να αναγκάσει να το ξεκαθαρίσετε πρώτα - να πιάσετε τον εαυτό σας εάν αυτό που πραγματικά χρειαστείτε είναι να κάνετε ένα βήμα μόνο πριν μοιραστείτε την πρόοδό σας.
3. Απαντώντας στην εντολή στην οποία πήγαν
Το σχέδιό σας να απαντήσετε σε αντίστροφη χρονολογική σειρά είναι καλό-intentioned: Θέλετε να επιστρέψετε στο πρόσωπο που περιμένει το μακρύτερο, πρώτα. Ωστόσο, δεν είναι ένα σοφό σχέδιο εάν ο στόχος σας είναι να είναι όσο πιο αποτελεσματικός γίνεται.
Υπόθεση: Εργάστηκα με κάποιον που πέρασε διακοπές δύο εβδομάδων και όταν επέστρεψε, απάντησε πρώτα στα παλαιότερα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία. Αυτό σήμαινε ότι ακολούθησε τις ερωτήσεις μου για να ρωτήσω αν είχαν ταξινομηθεί - πριν είδε μια μεταγενέστερη αλυσίδα όπου το σημείο επαφής του λύνει τα θέματα για μένα.
Το "Το έκανες αυτό;" και "Μην ξεχνάτε! Είδατε ότι "τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν περιττά, και αν ο στόχος σας είναι να καλύψετε γρήγορα το πρόβλημα, δεν θέλετε να χάνετε χρόνο σε αυτά.
Το Fix
Αυτή είναι μια καλή στιγμή για την προσέγγιση LIFO: Last In, First Out. Επειδή, όπως εξηγεί ο Muse COO Alex Cavoulacos, "Αυτή η τεχνική βασίζεται στην αφήγηση της παλιάς ουσίας να ασχολείται με τον εαυτό της".
Με άλλα λόγια, από τη στιγμή που φτάσατε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που κάποιος έστειλε πριν από μία εβδομάδα, θα μπορούσε να είναι ότι ήδη χειρίστηκαν ό, τι σας ζήτησαν. Και αν θέλουν ακόμα την προσοχή σας νωρίτερα και όχι αργότερα, είμαι πρόθυμος να στοιχηματίσει ότι σημείωσαν την ημερομηνία επιστροφής στο OOO σας και έστειλε μια παρακολούθηση που καθόταν στην κορυφή των εισερχομένων σας όταν επέστρεφε.
Όταν κοιτάζετε μηνύματα αξίας μιας εβδομάδας, ο πειρασμός σας μπορεί να είναι μόνο να βουτήξετε μέσα. Αν όμως είστε προσεκτικοί σχετικά με το πώς θα απαντήσετε, θα αποφύγετε τα κοινά λάθη και θα εξοικονομήσετε τον εαυτό σας να πρέπει να επιστρέψετε και να απαντήσετε σε αυτά πάλι.
