Η διεύθυνση του Gettysburg είχε μήκος 271 λέξεις.
Χθες, έλαβα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την αλλαγή πολιτικής της εταιρείας όσον αφορά την επιλογή καφέ και τσαγιού που ήταν 350.
Ξέρω ότι ο καφές είναι σημαντικός. Αλλά αν ο Λίνκολν μπόρεσε να λέει εύγλωττα ένα διαιρεμένο έθνος σχετικά με τη σημασία της ανθρωπιάς και της ισότητας σε 271 λέξεις, νομίζω ότι θα πρέπει να είμαστε σε θέση να στείλουμε μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία και είναι λίγο πιο σύντομα.
Πολλές φορές, φοβούμαστε να είμαστε σύντομοι σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διότι δεν θέλουμε να ακούγονται ή να πιστεύουμε ότι πρέπει να δώσουμε πολλές πληροφορίες ή κατευθύνσεις για να φτάσουμε σε αυτό το σημείο. Και αυτό είναι δίκαιο. Αλλά νομίζω ότι όλοι συμφωνούμε ότι λιγότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα κάνουν την επαγγελματική μας ζωή πολύ πιο εύκολη. Και αυτό ξεκινά με το να κάνουμε τον καθένα λίγο μικρότερο.
Εδώ είναι ένας γρήγορος και εύκολος οδηγός για να κρατάτε τα μηνύματά σας σύντομα και γλυκά (χωρίς να ακούγεται σαν τσίμπημα).
Κόψτε το Fluff
Παίρνω πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ξεκινούν με χνούδι. Και ενώ, ασφαλώς, είναι ευχάριστο, μπορεί επίσης να είναι χάσιμο χρόνου, ειδικά αν δεν σε ξέρω πραγματικά ή αν θα σε δω σε μια συνάντηση στις 4 μ.μ.
Με άλλα λόγια, δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λέει στους ανθρώπους ότι ελπίζατε ότι είχαν ένα καλό σαββατοκύριακο. Αν δεν φτάσετε πραγματικά σε κάποιον για να προλάβετε, ας υποθέσουμε ότι όλοι ελπίζουμε ο καθένας να έχει ένα καλό Σαββατοκύριακο, προσβλέπει στο επερχόμενο, και γενικά κάνει καλά. Και έπειτα κατεβείτε στην επιχείρηση.
Κόψτε επιπλέον λέξεις
Όλοι προσθέτουμε επιπλέον λέξεις στο γράψιμό μας από καιρό σε καιρό για διάφορους λόγους. Κάνει τις μεταβάσεις ομαλότερες. Μαλακώνει σκληρή γλώσσα. Μερικές φορές, μας κάνει πιο ήσυχο.
Στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όμως, η δουλειά σας δεν είναι να δημιουργήσετε την πιο τέλεια επιστολή στον κόσμο, είναι να επικοινωνείτε γρήγορα και εύκολα. Στην πραγματικότητα, σας προκαλώ να αφαιρέσετε οποιεσδήποτε λέξεις ή φράσεις που δεν είναι απολύτως απαραίτητες.
Πάρτε την ακόλουθη πρόταση από ένα μήνυμα που έλαβα πρόσφατα:
Σε αυτό το σημείο, νομίζω ότι θα ήταν πολύ λογικό να συγκεντρωθούμε όλοι για το θέμα και να παρουσιάσουμε μερικά βασικά σημεία για συζήτηση στη συνάντησή μας σε δύο εβδομάδες που θα μας βοηθήσουν να βρεθούμε πιο κοντά στην εξεύρεση λύσης λειτουργεί για όλα τα μέρη.
Ποιο είναι το κύριο σημείο εδώ; Είναι δύσκολο να το πεις με τόσα πολλά πρόσθετα λόγια. Μια φράση όπως "αυτή τη στιγμή" δεν προσθέτει τίποτα και, συνεπώς, δεν χρειάζεται να συμπεριληφθεί. Γιατί να μην το ξαναγράψουμε έτσι;
"Ας βγούμε όλοι μαζί με 2-3 σημεία συζητήσεων για το θέμα πριν από την επόμενη μας συνάντηση."
Όλοι στο νήμα ξέρουν για τι μιλάς, υπάρχει ένα σαφές σημείο στην πρόταση, και απλά κόψατε τον αριθμό των λέξεων σας κατά περίπου 70%.
Να είστε συνοπτικοί, δεν προκαλεί σύγχυση
Κάποτε είχα ένα αφεντικό που θα μου έστειλε σύντομα, κρυπτά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είχαν νόημα. Θα έλεγα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις 8 π.μ. λέγοντας μόνο τα εξής:
"Χειριστείτε το Facebook πρώτο πράγμα σήμερα. -MJ "
Τι εννοούσε με λαβή; Τι πρέπει να αντιμετωπίσει το Facebook; Το ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο μου έβαλε αρκετές ερωτήσεις, τις οποίες έπρεπε να απαντήσει. Παρόλο που το αρχικό του μήνυμα ήταν σύντομο, θα καταλήγαμε να ανταλλάξουμε περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να χάνουμε περισσότερο χρόνο από ό, τι αν είχε περιλάβει λίγο περισσότερες πληροφορίες την πρώτη φορά. Εάν είχε προσθέσει λίγες μόνο λέξεις, πείτε το: "Χειριστείτε τις απαντήσεις των χρηστών του Facebook το πρώτο πράγμα σήμερα, επειδή είχαμε πολλές καταγγελίες τη νύχτα", θα μπορούσαμε να αποφύγαμε περιττές μπροστά και πίσω.
Το να είσαι έξυπνος με τα λόγια σου και σύντομη στην εκτέλεση σου δεν σημαίνει απλώς ότι είσαι σύντομος. Βεβαιωθείτε ότι εξακολουθείτε να είστε σαφής με το μήνυμά σας.
Για να ανακεφαλαιώσουμε
Προτού σβήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πάρτε επιπλέον 30 δευτερόλεπτα και διαβάστε το. Ρωτήστε τον εαυτό σας τις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Υπάρχει ένα σαφές και εύχρηστο σημείο σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
- Υπάρχει κάτι που μπορώ να βγάλω έξω που δεν προσθέτει στο κύριο σημείο;
- Μπορεί οτιδήποτε να απλοποιηθεί;
Όσο περισσότερο εκπαιδεύετε τον εαυτό σας για να επανεξετάσετε το γράψιμό σας, τόσο περισσότερο θα δείτε ότι υπάρχουν περιοχές για βελτίωση. Και, το πιο σημαντικό, τόσο περισσότερο θα αρχίσετε να κάνετε αυτόματα αυτές τις αλλαγές στα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μια τελική συμβουλή: Βάλτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε έναν μετρητή λέξεων για να δείτε πόσα λόγια έχετε κατά μέσο όρο ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - ίσως να σας προκαλεί σοκ. Παρακολουθήστε την πρόοδό σας και δείτε πόσο χαμηλός μπορείτε να πάτε.
