Οι περισσότερες εταιρείες είναι εξοικειωμένες με το τι μπορεί να γίνει στο Microsoft Word και στο Excel, αλλά η κατανόηση της δυνατότητας που κάνει η Microsoft Access είναι λίγο πιο δύσκολο να κατανοηθεί. Η ιδέα της δημιουργίας βάσεων δεδομένων και η προσπάθεια διατήρησής τους μοιάζει με περιττή χρήση των πόρων. Ωστόσο, για τις μικρές επιχειρήσεις, το πρόγραμμα αυτό μπορεί να προσφέρει αρκετά διαφορετικά πλεονεκτήματα, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για τη διαχείριση της ανάπτυξης και της οργάνωσης. Παρέχει έναν πολύ πιο ισχυρό τρόπο για τις μικρές επιχειρήσεις να παρακολουθούν δεδομένα και έργα από το Excel ή το Word.
Η πρόσβαση μπορεί να χρειαστεί περισσότερος χρόνος για να μάθει από τις πιο κοινές εφαρμογές της Microsoft, αλλά έχει και την μεγαλύτερη προστιθέμενη αξία για την παρακολούθηση έργων, προϋπολογισμών και ανάπτυξης. Όλα τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία μιας μικρής επιχείρησης για σύγκριση και αναλύσεις διατηρούνται σε ένα ενιαίο πρόγραμμα, καθιστώντας ευκολότερη την εκτέλεση αναφορών και γραφημάτων από ό, τι στα περισσότερα άλλα προγράμματα. Η Microsoft προσφέρει μια σειρά προτύπων για την απλοποίηση της διαδικασίας εκμάθησης και οι χρήστες μπορούν να προσαρμόσουν τα πρότυπα καθώς πηγαίνουν. Η κατανόηση των βασικών αρχών της Microsoft Access μπορεί να βοηθήσει τις μικρές επιχειρήσεις να δουν την πλήρη αξία τους στις καθημερινές τους λειτουργίες.
Μπόνους: Εάν χρησιμοποιείτε ήδη ένα υπολογιστικό φύλλο, είναι εύκολο να μετατρέψετε το υπολογιστικό φύλλο Excel σε βάση δεδομένων της Access.
Διατήρηση πληροφοριών πελατών
Μια βάση δεδομένων της Microsoft Access επιτρέπει σε μια επιχείρηση να παρακολουθεί όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για κάθε πελάτη ή πελάτη, συμπεριλαμβανομένων διευθύνσεων, πληροφοριών παραγγελιών, τιμολογίων και πληρωμών. Όσο η βάση δεδομένων αποθηκεύεται σε ένα δίκτυο όπου όλοι οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση και ενημέρωση, οι πληροφορίες μπορούν να παραμείνουν σε ισχύ. Επειδή οι πληροφορίες πελατών είναι κρίσιμες για κάθε μικρή επιχείρηση, η βάση δεδομένων μπορεί (και πρέπει) να εξασφαλιστεί. Η προσθήκη φόρμας στη βάση δεδομένων βοηθά τις μικρές επιχειρήσεις να διασφαλίσουν ότι οι υπάλληλοι εισάγουν δεδομένα με συνέπεια.
Καθώς οι χρήστες εξοικειώνονται με το πρόγραμμα, μπορούν να προστεθούν πιο περίπλοκα στοιχεία, όπως η χαρτογράφηση σε διευθύνσεις πελατών. Αυτό επιτρέπει στους υπαλλήλους να επαληθεύουν τις διευθύνσεις για νέους πελάτες ή να σχεδιάζουν διαδρομές για παραδόσεις. Επιτρέπει επίσης στις επιχειρήσεις να δημιουργούν τιμολόγια, να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τακτική αλληλογραφία και να παρακολουθούν πότε και πώς καταβλήθηκαν τα τιμολόγια. Η ενημέρωση και η αποθήκευση δεδομένων πελατών στην Access είναι πιο αξιόπιστη από ένα υπολογιστικό φύλλο ή έγγραφο του Word και απλοποιεί τη διαχείριση αυτών των πληροφοριών.
Παρακολούθηση οικονομικών δεδομένων
Πολλές επιχειρήσεις αγοράζουν λογισμικό ειδικά για την παρακολούθηση οικονομικών, αλλά για μια μικρή επιχείρηση, μπορεί να είναι overkill? Επιπλέον, τείνει να δημιουργήσει επιπλέον εργασία. Τα τιμολόγια δεν μπορούν μόνο να δημιουργούνται και να παρακολουθούνται σε μια βάση δεδομένων της Access, αλλά μπορούν επίσης να καταγράφονται όλες οι επιχειρηματικές δαπάνες και συναλλαγές. Για εταιρείες που διαθέτουν ολόκληρη τη Microsoft Office Suite συμπεριλαμβανομένου του Outlook και Access, οι υπενθυμίσεις πληρωμής στο Outlook μπορούν να συνδεθούν με τη βάση δεδομένων. Όταν εμφανιστεί η υπενθύμιση, οι χρήστες μπορούν να πραγματοποιήσουν τις απαραίτητες πληρωμές, να εισάγουν τα δεδομένα στην Access και στη συνέχεια να κλείσουν την υπενθύμιση.
Μπορεί να είναι απαραίτητο να αγοράσετε πιο εξελιγμένο λογισμικό καθώς αναπτύσσεται η επιχείρηση και αυτές οι επιχειρήσεις έχουν το πλεονέκτημα αν όλα τα οικονομικά τους δεδομένα αποθηκεύονται στην Access. Πολλά άλλα προγράμματα μπορούν να φιλοξενήσουν δεδομένα που εξάγονται από την Access, καθιστώντας ευκολότερη τη μετεγκατάσταση πληροφοριών όταν έρθει η ώρα.
Διαχείριση του μάρκετινγκ και των πωλήσεων
Ένας από τους λιγότερο χρησιμοποιημένους αλλά ισχυρότερους τρόπους χρήσης της Access είναι η παρακολούθηση των πληροφοριών μάρκετινγκ και πωλήσεων. Με τις υπάρχουσες πληροφορίες πελάτη που έχουν ήδη αποθηκευτεί στη βάση δεδομένων, είναι εύκολο να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φυλλάδια, κουπόνια και τακτική αλληλογραφία σε όσους μπορεί να ενδιαφέρονται για πωλήσεις ή ειδικές προσφορές. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν στη συνέχεια να παρακολουθήσουν πόσοι από τους υπάρχοντες πελάτες τους ανταποκρίνονται σε καμπάνιες μάρκετινγκ.
Για νέους πελάτες, ολόκληρες καμπάνιες μπορούν να δημιουργηθούν και να παρακολουθούνται από μία μόνο τοποθεσία. Αυτό διευκολύνει τους υπαλλήλους να δουν τι έχει ήδη ολοκληρωθεί, τι πρέπει να γίνει και ποια συνέχεια είναι απαραίτητα.
Παρακολούθηση Παραγωγής και Απογραφής
Παρόμοια με την παρακολούθηση πελατών, η παρακολούθηση δεδομένων σχετικά με το απόθεμα, τους πόρους και το απόθεμα είναι κρίσιμη για κάθε επιχείρηση. Η πρόσβαση καθιστά εύκολη την εισαγωγή δεδομένων σε αποστολές σε αποθήκες και να γνωρίζει πότε είναι καιρός να παραγγείλετε περισσότερα από ένα συγκεκριμένο προϊόν. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους κατασκευαστές που χρειάζονται διάφορους πόρους για να ολοκληρώσουν ένα προϊόν, όπως εξαρτήματα αεροπλάνου ή φαρμακευτικά συστατικά.
Ακόμη και οι βιομηχανίες υπηρεσιών πρέπει να διατηρούν απογραφή και έχοντας όλες αυτές τις πληροφορίες σε ένα μέρος καθιστά ευκολότερο να δει ποιος υπολογιστής έχει εκχωρηθεί σε ποιον υπάλληλο ή να καθορίσει πότε πρέπει να αναβαθμιστεί ο εξοπλισμός γραφείου. Είτε παρακολουθείτε οχήματα, κινητές συσκευές, σειριακούς αριθμούς, πληροφορίες εγγραφής, αρχεία καταγραφής χρηστών ή διάρκεια ζωής υλικού, οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να παρακολουθούν το υλικό τους πιο εύκολα στην Access.
Πέρα από το υλικό, οι επιχειρήσεις πρέπει να είναι σε θέση να παρακολουθούν το λογισμικό. Από την εγγραφή και τον αριθμό των υπολογιστών που επιτρέπεται να χρησιμοποιούν το λογισμικό σε πληροφορίες έκδοσης και χρήστες, οι επιχειρήσεις πρέπει να μπορούν να τραβούν γρήγορα και με ακρίβεια πληροφορίες σχετικά με τις τρέχουσες διαμορφώσεις τους.
Εκθέσεις και αναλύσεις σε εξέλιξη
Ίσως η πιο ισχυρή πτυχή της Access είναι η δυνατότητα του χρήστη να δημιουργεί αναφορές και διαγράμματα από όλα τα δεδομένα. Η δυνατότητα σύνταξης όλων των αποθηκευμένων σε διαφορετικές βάσεις δεδομένων είναι αυτό που καθιστά την Microsoft Access μια δύναμη για τις μικρές επιχειρήσεις. Ένας χρήστης μπορεί να δημιουργήσει γρήγορα μια αναφορά που συγκρίνει το κόστος των πόρων με την τρέχουσα τιμολόγηση, δημιουργεί ένα γράφημα που δείχνει πόσα είναι στο απόθεμα για μια επερχόμενη εκστρατεία μάρκετινγκ ή εκτελέστε μια ανάλυση που προσδιορίζει ποιοι πελάτες είναι πίσω από τις πληρωμές.Με λίγη επιπλέον γνώση σχετικά με τα ερωτήματα, οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να πάρουν τον έλεγχο του τρόπου προβολής των δεδομένων.
Ακόμη πιο σημαντικό, η Microsoft Access μπορεί να συνδεθεί σε άλλα προϊόντα της Microsoft. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να αναθεωρήσουν μια αναφορά, να αναζητήσουν δεδομένα πελατών και να δημιουργήσουν τιμολόγια στο Word. Μια συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να δημιουργήσει γράμματα κανονικού ταχυδρομείου ενώ ο χρήστης παράγει ταυτόχρονα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Τα δεδομένα μπορούν να εξαχθούν στο Excel για μια λεπτομερέστερη ματιά στις λεπτομέρειες και, από εκεί, να σταλούν στο PowerPoint για παρουσίαση. Η ενσωμάτωση με όλα τα άλλα προϊόντα της Microsoft είναι ίσως ο καλύτερος λόγος για να χρησιμοποιήσετε την Access για να συγκεντρώσετε όλες τις πληροφορίες μιας επιχείρησης.
