Εργαλείο φόρμας εισαγωγής δεδομένων Excel

Για να προσθέσετε τις υπόλοιπες εγγραφές στη βάση δεδομένων του σεμιναρίου, χρησιμοποιήστε τη φόρμα για να εισάγετε τα υπόλοιπα δεδομένα που βρίσκονται στην παραπάνω εικόνα στα κελιά A4 έως E11.

Προσθήκη αρχείων δεδομένων με τη φόρμα (con't)

Για να προσθέσετε τις υπόλοιπες εγγραφές στη βάση δεδομένων του σεμιναρίου, χρησιμοποιήστε τη φόρμα για να εισαγάγετε τα υπόλοιπα δεδομένα που βρίσκονται στην εικόνα εδώ στα κελιά A4 έως E11.

Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία δεδομένων της φόρμας

Ένα σημαντικό πρόβλημα με μια βάση δεδομένων είναι η διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων καθώς αυξάνεται το μέγεθος του αρχείου. Αυτό απαιτεί:

• τον καθορισμό σφαλμάτων δεδομένων ή την ενημέρωση μεμονωμένων αρχείων.
• διαγραφή παρωχημένων ή διπλών εγγραφών.

Η φόρμα εισαγωγής δεδομένων περιέχει πολλά εργαλεία κατά μήκος της δεξιάς πλευράς, τα οποία διευκολύνουν την εύρεση και τη διόρθωση ή τη διαγραφή εγγραφών από τη βάση δεδομένων.

Αυτά τα εργαλεία είναι:

• ο Εύρεση Προηγ και Βρείτε Επόμενο κουμπιά - αυτά σας επιτρέπουν να κάνετε κύλιση προς τα εμπρός και πίσω μέσω της βάσης δεδομένων μία εγγραφή κάθε φορά.
• ο Διαγράφω κουμπί - χρησιμοποιείται για τη διαγραφή εγγραφών από τη βάση δεδομένων.
• ο Επαναφέρω κουμπί - Αυτό το κουμπί μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αναιρέσει τις αλλαγές σε μια εγγραφή που εκτελείται. Περιστασιακά, κάνουμε τις λανθασμένες αλλαγές σε μια εγγραφή ή ακόμα και επεξεργάζομε εντελώς λανθασμένη εγγραφή. Αν ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί επαναφοράς για να αναιρέσετε αυτές τις αλλαγές.
• Σημείωση: το κουμπί Επαναφορά λειτουργεί μόνο εφόσον υπάρχει μια εγγραφή στη φόρμα. Μόλις αποκτήσετε πρόσβαση σε άλλη εγγραφή ή κλείσετε τη φόρμα, το κουμπί επαναφοράς καθίσταται ανενεργό.
• ο Κριτήρια το κουμπί σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση στη βάση δεδομένων για τα αρχεία που βασίζονται σε συγκεκριμένα κριτήρια, όπως όνομα, ηλικία ή πρόγραμμα. Ένα παράδειγμα χρήσης του κουμπιού "Κριτήρια" περιλαμβάνεται στο επόμενο βήμα του σεμιναρίου.

Αναζήτηση αρχείων χρησιμοποιώντας ένα όνομα πεδίου

ο Κριτήρια το κουμπί σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση στη βάση δεδομένων για εγγραφές χρησιμοποιώντας ένα ή περισσότερα ονόματα πεδίων, όπως όνομα, ηλικία ή πρόγραμμα.

Αναζήτηση αρχείων χρησιμοποιώντας ένα όνομα πεδίου

1. Κάνε κλικ στο Κριτήρια κουμπί στη φόρμα.
2. Κάνοντας κλικ στο Κριτήρια κουμπί διαγράφει όλα τα πεδία φόρμας αλλά δεν καταργεί δεδομένα από τη βάση δεδομένων.
3. Κάνε κλικ στο Πρόγραμμα field και type Arts καθώς θέλουμε να αναζητήσουμε όλους τους μαθητές που έχουν εγγραφεί στο πρόγραμμα Arts στο κολέγιο.
4. Κάνε κλικ στο Βρείτε Επόμενο κουμπί. Το ρεκόρ για τον H. Thompson θα πρέπει να εμφανίζεται στη φόρμα καθώς είναι εγγεγραμμένος στο πρόγραμμα Arts.
5. Κάνε κλικ στο Βρείτε Επόμενο κουμπί δεύτερη και τρίτη φορά και τα αρχεία για J. Graham και W. Henderson θα πρέπει να εμφανίζονται το ένα μετά το άλλο καθώς είναι επίσης εγγεγραμμένοι στο πρόγραμμα Arts.

Το επόμενο βήμα αυτού του φροντιστηρίου περιλαμβάνει ένα παράδειγμα αναζήτησης αρχείων που ταιριάζουν με πολλαπλά κριτήρια.

Αναζήτηση αρχείων που χρησιμοποιούν πολλαπλά ονόματα πεδίων

Σε αυτό το παράδειγμα θα αναζητήσουμε όλους τους φοιτητές που είναι 18 ετών και εγγραφεί στο πρόγραμμα Arts στο κολλέγιο. Μόνο τα αρχεία που συμφωνούν με τα δύο κριτήρια θα πρέπει να εμφανίζονται στη φόρμα.

1. Κάντε κλικ στο Κριτήρια κουμπί στη φόρμα.
2. Κάντε κλικ στο ηλικία πεδίο και τύπος 18.
3. Κάντε κλικ στο Πρόγραμμα τον τομέα και τον τύπο τεχνών.
4. Κάντε κλικ στο Βρείτε Επόμενο κουμπί. Το αρχείο για τον H. Thompson θα πρέπει να εμφανίζεται στη φόρμα αφού είναι 18 ετών και εγγραφεί στο πρόγραμμα Arts.
5. Κάντε κλικ στο Βρείτε Επόμενο για δεύτερη φορά, και η εγγραφή για τον J. Graham θα πρέπει να εμφανιστεί αφού και αυτός είναι 18 ετών και εγγραφεί στο πρόγραμμα Arts.
6. Κάντε κλικ στο Βρείτε Επόμενο για τρίτη φορά και η εγγραφή για τον J. Graham πρέπει να είναι ορατή, καθώς δεν υπάρχουν άλλα αρχεία που να ταιριάζουν με τα δύο κριτήρια.

Το ρεκόρ για τον W. Henderson θα έπρεπε δεν να εμφανιστεί σε αυτό το παράδειγμα επειδή, παρόλο που είναι εγγεγραμμένος στο πρόγραμμα Arts, δεν είναι 18 χρονών, ώστε να μην ταιριάζει με τα δύο κριτήρια αναζήτησης.