Ρυθμίστε τους πίνακες περιστροφής του Excel 2010

Υπήρξε ένα χάσμα μεταξύ των Microsoft Excel και των κορυφαίων πλατφόρμων Business Intelligence (BI) για πολλά χρόνια. Οι βελτιώσεις του Pivot Table του Microsoft Excel 2010 μαζί με μερικές άλλες λειτουργίες BI έχουν καταστήσει έναν πραγματικό ανταγωνιστή για την επιχείρηση BI. Το Excel έχει παραδοσιακά χρησιμοποιηθεί για την αυτόνομη ανάλυση και το πρότυπο εργαλείο που όλοι εξάγουν τις τελικές αναφορές τους. Η επαγγελματική επιχειρησιακή ευφυΐα έχει παραδοσιακά διατηρηθεί για όσους αγαπούν τα SAS, Business Objects και SAP.

01 από 15

Τελικό αποτέλεσμα

Το Microsoft Excel 2010 (μαζί με τον Πίνακα Συγκεντρώσεων του Excel 2010) μαζί με το SQL Server 2008 R2, το SharePoint 2010 και το δωρεάν πρόσθετο "PowerPivot" του Microsoft Excel 2010 οδήγησαν σε μια λύση επιχειρηματικής ευφυΐας και αναφοράς.

Αυτό το σεμινάριο καλύπτει ένα απλό σενάριο με ένα Συγκεντρωτικό Πεδίο του Excel 2010 συνδεδεμένο σε μια βάση δεδομένων του SQL Server 2008 R2 χρησιμοποιώντας ένα απλό ερώτημα SQL.

Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω

02 από 15

Εισαγωγή πίνακα περιστροφής

Μπορείτε να εισαγάγετε έναν πίνακα περιστροφής σε ένα νέο ή υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel. Ίσως θελήσετε να εξετάσετε τη θέση του δρομέα σας κάτω από μερικές σειρές από την κορυφή. Αυτό θα σας δώσει χώρο για μια κεφαλίδα ή πληροφορίες επιχείρησης σε περίπτωση που μοιραστείτε το φύλλο εργασίας ή το εκτυπώσετε.

• Ανοίξτε ένα νέο ή υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel 2010 και κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να βρίσκεται η επάνω αριστερή γωνία του Πίνακα Συγκεντρώσεων.
• Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο Συγκεντρωτικού Πίνακα στην ενότητα Πίνακες. Επιλέξτε Συγκεντρωτικό Πίνακα. Αυτό θα ξεκινήσει τη φόρμα διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω

03 από 15

Συνδέστε τον πίνακα περιστροφής στον SQL Server

Το Excel 2010 μπορεί να ανακτήσει δεδομένα από όλους τους σημαντικούς παρόχους RDBMS (System Relational Database Management System). Τα προγράμματα οδήγησης του SQL Server πρέπει να είναι διαθέσιμα για τη σύνδεση από προεπιλογή. Ελέγξτε την ιστοσελίδα τους αν χρειαστεί να κατεβάσετε προγράμματα οδήγησης ODBC.

Στην περίπτωση αυτού του φροντιστηρίου, συνδέουμε τον SQL Server 2008 R2 (δωρεάν έκδοση SQL Express).

1. Ανοίξτε τη φόρμα Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα. Επιλέξτε "Χρήση εξωτερικής πηγής δεδομένων" και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή σύνδεσης. Αφήστε τη θέση όπου θα τοποθετηθεί ο Πίνακας Συγκεντρώσεων.
2. Ανοίξτε τη φόρμα Υπάρχουσες συνδέσεις. Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για Περισσότερα.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα προέλευση" θα ξεκινήσει ο "Οδηγός σύνδεσης δεδομένων".
4. Επιλέξτε Microsoft SQL Server και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
5. Καταχωρίστε το όνομα του διακομιστή και τα διαπιστευτήρια σύνδεσης. Επιλέξτε την κατάλληλη μέθοδο επαλήθευσης:
   1. Χρησιμοποιήστε τον έλεγχο ταυτότητας των Windows: Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιεί τη σύνδεση δικτύου σας για να αποκτήσετε πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων του SQL Server.
   2. Χρησιμοποιήστε το ακόλουθο όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης: Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται όταν ο SQL Server έχει ρυθμιστεί με αυτόνομους χρήστες για πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων.
6. Αντικαταστήστε τον πίνακα με προσαρμοσμένη SQL που θα παρέχει ακριβώς τα δεδομένα που θέλουμε στο βιβλίο εργασίας του Excel:
   1. Επιλέξτε τη βάση δεδομένων με την οποία θα συνδεθείτε. Σε αυτό το παράδειγμα, συνδέουμε με την βάση δεδομένων AdventureWorks που παρέχεται από τη Microsoft. Ελέγξτε τη σύνδεση σε ένα συγκεκριμένο πίνακα και επιλέξτε τον πρώτο πίνακα. Θυμηθείτε, δεν πρόκειται να ανακτήσουμε δεδομένα από αυτόν τον πίνακα.
   2. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος, το οποίο θα κλείσει τον οδηγό και θα σας επιστρέψει στο βιβλίο εργασίας. Θα αλλάξουμε τον πίνακα placeholder για το προσαρμοσμένο ερώτημα SQL μας.

Θα επιστρέψετε στη φόρμα Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα (A). Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

04 από 15

Ο πίνακας περιστροφής είναι προσωρινά συνδεδεμένος με τον πίνακα SQL

Σε αυτό το σημείο, έχετε συνδεθεί με τον πίνακα κράτησης θέσης και έχετε έναν άδειο Συγκεντρωτικό Πίνακα. Μπορείτε να δείτε στα αριστερά όπου θα βρίσκεται ο Συγκεντρωτικός Πίνακας και στα δεξιά θα βρείτε μια λίστα με τα διαθέσιμα πεδία.

Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω

05 από 15

Ανοίξτε τις ιδιότητες σύνδεσης

Βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στην καρτέλα Επιλογές και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Αλλαγή προέλευσης δεδομένων από την ενότητα Δεδομένα. Επιλέξτε Ιδιότητες σύνδεσης.

Αυτό εμφανίζει τη φόρμα "Ιδιότητες σύνδεσης". Κάντε κλικ στην καρτέλα Ορισμός. Αυτό σας δείχνει τις πληροφορίες σύνδεσης για την τρέχουσα σύνδεση με τον SQL Server. Ενώ αναφέρει ένα αρχείο σύνδεσης, τα δεδομένα είναι ενσωματωμένα στο υπολογιστικό φύλλο.

06 από 15

Ενημέρωση ιδιοτήτων σύνδεσης με ερώτηση

Αλλάξτε τον τύπο της εντολής από τον πίνακα στον SQL και αντικαταστήστε το υπάρχον κείμενο εντολών με το ερώτημα SQL. Εδώ είναι το ερώτημα που δημιουργήσαμε από τη βάση δεδομένων δειγμάτων AdventureWorks:

SELECT Sales.SalesOrderHeader.SalesOrderID,Sales.SalesOrderHeader.OrderDate,Sales.SalesOrderHeader.ShipDate,Sales.SalesOrderHeader.Status,Sales.SalesOrderHeader.SubTotal,Sales.SalesOrderHeader.TaxAmt,Sales.SalesOrderHeader.Freight,Sales.SalesOrderHeader.TotalDue,Sales.SalesOrderDetail.SalesOrderDetailID,Sales.SalesOrderDetail.OrderQty,Sales.SalesOrderDetail.UnitPrice,Sales.SalesOrderDetail.LineTotal,Production.Product.Name,Sales.vIndividualCustomer.StateProvinceName, Sales.vIndividualCustomer.CountryRegionName,Sales.Customer.CustomerType,Production.Product.ListPrice,Production.Product.ProductLine,Production.ProductSubcategory.Name AS Κατηγορία προϊόντοςFROM Sales.SalesOrderDetail ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΕΙΣΟΔΟΣ Sales.SalesOrderHeader ONSales.SalesOrderDetail.SalesOrderID = Sales.SalesOrderHeader.SalesOrderIDΕΙΣΑΓΩΓΗ JOIN Παραγωγή.Προϊόν ON πωλήσεων.SalesOrderDetail.ProductID =Production.Product.ProductID ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΣΥΝΔΡΟΜΗ ΠωλήσεωνSales.SalesOrderHeader.CustomerID = Sales.Customer.CustomerID ΚΑΙSales.SalesOrderHeader.CustomerID = Sales.Customer.CustomerID ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΣΥΝΔΕΣΗSales.vIndividualCustomer ON Sales.Customer.CustomerID =Sales.vIndividualCustomer.CustomerID INNER JOINΠαραγωγή.ΠροϊόνταΜεταξύ προϊόντων παραγωγής.Product.ProductSubcategoryID =Production.ProductSubcategory.ProductSubcategoryID

Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω

07 από 15

Λήψη προειδοποίησης σύνδεσης

Θα λάβετε ένα παράθυρο διαλόγου Προειδοποίηση του Microsoft Excel. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι άλλαξαμε τις πληροφορίες σύνδεσης. Όταν δημιουργήσαμε αρχικά τη σύνδεση, αποθηκεύσαμε τις πληροφορίες σε ένα εξωτερικό αρχείο .ODC (ODBC Data Connection). Τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας ήταν τα ίδια με το αρχείο .ODC μέχρι να αλλάξουμε από τον τύπο πίνακα εντολών στον τύπο εντολής SQL στο βήμα # 6. Η προειδοποίηση σας λέει ότι τα δεδομένα δεν είναι πλέον συγχρονισμένα και ότι θα αφαιρεθεί η αναφορά στο εξωτερικό αρχείο στο βιβλίο εργασίας. Αυτό είναι εντάξει. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.

08 από 15

Πίνακας περιστροφής συνδεδεμένο στον SQL Server με ερώτημα

Αυτό επιστρέφει στο βιβλίο εργασίας του Excel 2010 με κενό Συγκεντρωτικό Πίνακα. Μπορείτε να δείτε ότι τα διαθέσιμα πεδία είναι τώρα διαφορετικά και αντιστοιχούν στα πεδία του ερωτήματος SQL. Τώρα μπορούμε να αρχίσουμε να προσθέτουμε πεδία στον Συγκεντρωτικό Πίνακα.

Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω

09 από 15

Προσθήκη πεδίων στον πίνακα περιστροφής

Στη λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα, σύρετε την κατηγορία Κατηγορίας Προϊόντος σε Περιοχή ετικετών γραμμής, την Περιοχή ετικετών εντολής σε ετικέτα στήλης και την περιοχή TotalDue to Values. Όπως μπορείτε να δείτε, το πεδίο ημερομηνίας έχει μεμονωμένες ημερομηνίες, έτσι ώστε ο Συγκεντρωτικός πίνακας έχει δημιουργήσει μια στήλη για κάθε μοναδική ημερομηνία. Το Excel 2010 διαθέτει μερικές ενσωματωμένες λειτουργίες που θα μας βοηθήσουν να οργανώσουμε πεδία ημερομηνίας.

10 από 15

Προσθέστε Ομαδοποίηση για πεδία ημερομηνίας

Η λειτουργία Ομαδοποίησης μας επιτρέπει να οργανώνουμε ημερομηνίες σε έτη, μήνες, τετάρτες κλπ. Αυτό θα βοηθήσει να συνοψίσουμε τα δεδομένα και να διευκολύνουμε τον χρήστη να αλληλεπιδράσει με αυτό. Κάντε δεξί κλικ σε μία από τις κεφαλίδες στήλης ημερομηνίας και επιλέξτε Ομάδα που εμφανίζει τη φόρμα ομαδοποίησης.

Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω

11 από 15

Επιλέξτε Ομαδοποίηση βάσει τιμών

Ανάλογα με το είδος των δεδομένων που ομαδοποιείτε, η φόρμα θα φαίνεται λίγο διαφορετική. Το Excel 2010 σάς επιτρέπει να ομαδοποιείτε ημερομηνίες, αριθμούς και επιλεγμένα δεδομένα κειμένου. Ομαδοποιούμε την OrderDate σε αυτό το εγχειρίδιο, έτσι ώστε στη φόρμα να εμφανίζονται επιλογές σχετικά με τις ομαδοποιήσεις ημερομηνιών.

Κάντε κλικ σε Μήνες και Χρόνια και κάντε κλικ στο OK.

12 από 15

Συγκεντρωτικό πίνακα συγκεντρωμένο ανά έτη και μήνες

Τα δεδομένα ομαδοποιούνται ανά έτος και στη συνέχεια ανά μήνα. Κάθε ένα έχει ένα σύμβολο συν και πλην που σας επιτρέπει να επεκτείνετε και να συμπτύξετε ανάλογα με τον τρόπο που επιθυμείτε να δείτε τα δεδομένα.

Σε αυτό το σημείο, ο Συγκεντρωτικός Πίνακας είναι αρκετά χρήσιμος. Καθένα από τα πεδία μπορεί να φιλτραριστεί, αλλά το πρόβλημα είναι ότι δεν υπάρχει οπτική ένδειξη ως προς την τρέχουσα κατάσταση των φίλτρων. Χρειάζονται πολλά κλικ για να αλλάξετε την προβολή.

13 από 15

Εισαγωγή Slicer (νέο στο Excel 2010)

Τα Slicers είναι νέα στο Excel 2010. Οι Slicers είναι βασικά το ισοδύναμο των οπτικών φίλτρων για τα υπάρχοντα πεδία και τη δημιουργία Φίλτρων Αναφοράς στην περίπτωση που το στοιχείο στο οποίο θέλετε να φιλτράρετε δεν βρίσκεται στην τρέχουσα προβολή Συγκεντρωτικού Πίνακα. Αυτό το ωραίο πράγμα για τους Slicers καθιστά πολύ εύκολο για το χρήστη να αλλάξει την άποψη των δεδομένων στον Συγκεντρωτικό Πίνακα καθώς και να παρέχει οπτικούς δείκτες ως προς την τρέχουσα κατάσταση των φίλτρων.

Για να εισαγάγετε το Slicers, κάντε κλικ στην καρτέλα Επιλογές και κάντε κλικ στο Insert Insert Slicer από την ενότητα Sort & Filter. Επιλέξτε Insert Slicer που ανοίγει τη φόρμα Insert Slicers. Ελέγξτε τα περισσότερα από τα πεδία που θέλετε να έχετε στη διάθεσή σας.

14 από 15

Συγκεντρωτικός πίνακας με φιλικά προς το χρήστη Slicers

Όπως μπορείτε να δείτε, τα Slicers εμφανίζουν όλα τα δεδομένα ως επιλεγμένα. Είναι πολύ σαφές στον χρήστη τι ακριβώς είναι τα δεδομένα στην τρέχουσα προβολή του Συγκεντρωτικού Πίνακα.

15 από 15

Επιλέξτε Τιμές από Διακομιστές Ποιες Πίνακες Συγκεντρώσεων Ενημερώσεων

Κάντε κλικ σε διάφορους συνδυασμούς τιμών και δείτε πώς αλλάζει η προβολή του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τυπικό κλειδί της Microsoft στο Slicers, που σημαίνει ότι εάν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Control + Click για να επιλέξετε πολλαπλές τιμές ή Shift + Κάντε κλικ για να επιλέξετε ένα εύρος τιμών.

Κάθε Slicer εμφανίζει τις επιλεγμένες τιμές που καθιστά πραγματικά προφανές ποια είναι η κατάσταση του Συγκεντρωτικού Πίνακα με όρους φίλτρων. Μπορείτε να αλλάξετε τα στυλ των Slicers, αν θέλετε, κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Quick Styles στην ενότητα Slicer της καρτέλας Options.