Τα περισσότερα από τα ηλεκτρονικά μας μηνύματα θεωρούνται πιθανώς σημαντικά, αλλά σίγουρα όχι όλα αυτά. Η ικανότητά σας να διακρίνετε σημαντικά μηνύματα από άλλους, όπως τα ανεπιθύμητα μηνύματα ή τα μηνύματα που δεν χρειάζονται την προσοχή μας αμέσως, μπορεί να επηρεάσει δραστικά τον χρόνο που ξοδεύεται μέσω των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οι περισσότερες υπηρεσίες και προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιούν αυτό που ονομάζεται προτεραιότητες των μηνυμάτων να ορίσετε τι είναι σημαντικό και τι δεν είναι σημαντικό. Υπάρχουν δύο κύριοι τρόποι με τους οποίους μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι προτεραιότητες μηνυμάτων - χειροκίνητα και αυτόματα, και παρόλο που μπορεί να φαίνεται περίεργο, μπορείτε να σημειώσετε ένα μήνυμα ως χαμηλής προτεραιότητας ή ασήμαντο.
Πως δουλεύει
Ανάλογα με την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε, ενδέχεται να επισημάνετε με μη αυτόματο τρόπο ένα μήνυμα ως σημαντικό ή ασήμαντο. Όταν είστε έτοιμοι να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν πρόκειται για μια συμπεριλαμβανόμενη λειτουργία, μπορείτε να πείτε ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σημαντικό και θα πρέπει να επισημαίνεται ως τέτοιο στον παραλήπτη ή μπορείτε να μειώσετε τη σημασία, έτσι ώστε να μην αισθάνονται υποχρεωμένοι να απευθύνονται το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αμέσως.
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν μεγαλύτερη σημασία μπορούν να εμφανίζονται με έντονα γράμματα στα Εισερχόμενα ή να επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα, ενώ τα λιγότερο σημαντικά μηνύματα ενδέχεται να είναι γκρίζα ή να μετακινηθούν προς τα κάτω στη λίστα. Οι λεπτομέρειες εξαρτώνται από το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη.
Ορισμένοι παροχείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ορίζουν αυτόματα την προτεραιότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και αν το επίπεδο σπουδαιότητας δεν καθορίστηκε από τον αποστολέα. Λαμβάνει το επίπεδο προτεραιότητας και τα φιλτράρει σε μια "Σημαντική" ενότητα των Εισερχομένων. Αυτή η λειτουργία βασίζεται στην προβλεπόμενη συμπεριφορά και αλλάζει συνεχώς από την υπηρεσία με βάση το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και από το εάν ένα μήνυμα δημιουργείται αυτόματα ή από ένα πραγματικό άτομο.
Άλλοι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί ακόμη και να σας επιτρέψουν να αλλάξετε την κατάσταση σπουδαιότητας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι συχνά αυτό που χρειάζεται εάν ένας παραλήπτης χρησιμοποιεί πάντα μια σημαία προτεραιότητας υψηλής / σημαντικής προτεραιότητας όταν δεν πρέπει, αλλά είναι εξίσου χρήσιμο εάν θέλετε να έχετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν αποστολέα να επισημαίνονται ως σημαντικά ώστε να μην χάσετε ποτέ τα ίχνη τους.
Γιατί έχει σημασία
Ποιο θα προτιμούσατε να έχετε: ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ειδοποιεί κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα - ακόμη και ανεπιθύμητη αλληλογραφία - ή αυτό που φιλτράρει αυτόματα αυτό που πιστεύει ότι είναι ασήμαντο και σας αφήνει τα πιο κρίσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα ξεχωριστό φάκελο ή, στο πάνω μέρος των Εισερχομένων σας;
Όταν ξοδεύετε λιγότερο χρόνο κοιτάζοντας ασήμαντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο για να εργαστείτε ή να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζονται την προσοχή και την προσοχή σας αυτή τη στιγμή. Είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους όχι μόνο να επικοινωνείτε καλύτερα και να ακούτε πιο γρήγορα, αλλά να βλέπετε εύκολα τι είναι σημαντικό όταν λαμβάνετε καθημερινά δεκάδες ή περισσότερα μηνύματα.
Ανάλογα με την εφαρμογή που χρησιμοποιείτε, ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ειδοποιήσει για ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο αν θεωρεί σημαντικό το μήνυμα. Μπορείτε εύκολα να δείτε πόσο χρήσιμο είναι να εξαλείψετε όλα τα μη κρίσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις ειδοποιήσεις σας χωρίς να τα διαγράψετε.
Η επικοινωνία σχετικά με τη σημασία ενός μηνύματος είναι εξίσου σημαντική με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως συμβαίνει και με την επαφή πρόσωπο με πρόσωπο, και δεν είναι πολύ πιο δύσκολο. Το μόνο που χρειάζεται είναι να αποφασίσετε ανάμεσα σε υψηλή ή χαμηλή προτεραιότητα όταν στέλνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πως να το κάνεις
Οι περισσότεροι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επιτρέπουν να ορίσετε την προτεραιότητα μηνυμάτων κατά τη σύνταξη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Συνήθως βρίσκεται στο κουτί σύνθεσης αφού μπορείτε να ορίσετε το σημαντικό επίπεδο σε βάση e-mail.
Μπορείτε να αλλάξετε την προτεραιότητα ενός μηνύματος ή να επιτρέψετε μια ειδική, φιλτραρισμένη Σπουδαίος σε όλα τα είδη των πελατών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν το Mail, το MS Outlook, το Thunderbird, το Gmail, το Outlook.com και το Yahoo Mail.
