Την άλλη μέρα, έστειλα ένα email με έναν συνάδελφο με μερικές ερωτήσεις και έλαβα την απάντηση: "Είμαι περισσότερο τηλεφωνικός άνθρωπος - μπορείτε να μου τηλεφωνήσετε για αυτό;"
Πρέπει να πω, ήμουν λίγο σοκαρισμένος.
Δεν συνηθίζετε συχνά να συναντάτε κάποιον που προτιμά να πάρει το τηλέφωνο για να διεξάγει επιχειρήσεις. Δεδομένης της επιλογής, θα ήθελα να μαντέψω ότι η πλειοψηφία των εργαζομένων στο τυπικό εργασιακό περιβάλλον θα επιλέξει email μέσω τηλεφωνικής κλήσης κάθε μέρα. Και έχει νόημα: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι γρήγορο, αποτελεσματικό και δεν φέρνει την ευκαιρία για αμήχανη σιωπή ή αποσπούν το θόρυβο του περιβάλλοντος.
Αλλά παρά τη συντριπτική προτίμηση για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, υπάρχουν μερικές περιπτώσεις που λειτουργούν καλύτερα όταν παίρνετε το τηλέφωνο.
1. Είναι επείγον
Περίπου το 60% των ανθρώπων περιμένουν δύο ολόκληρες μέρες για να απαντήσουν σε ένα e-mail σχετικό με την εργασία. Έτσι, εάν στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται απάντηση ASAP-ακόμη και με μια γραμμή θέματος που περιλαμβάνει το "Urgent!" - υπάρχει μια καλή πιθανότητα να ανανεώνετε τα εισερχόμενά σας ξανά και ξανά για τις επόμενες 48 ώρες, διασχίζοντας τα δάχτυλά σας για μία απάντηση.
Από την άλλη πλευρά, κάνοντας μια τηλεφωνική κλήση για μια κρίσιμη υπόθεση μπορεί να σας βοηθήσει να μεταφέρετε μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης, βεβαιωθείτε ότι το άλλο πρόσωπο γνωρίζει ακριβώς τι πρέπει να κάνει και να απαντήσει σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις χωρίς να καταφύγει σε μια ατέλειωτη αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Μέχρι τη στιγμή που κλείνετε, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και καταλαβαίνουν τι πρέπει να συμβεί για την αντιμετώπιση του προβλήματος.
2. Δεν λαμβάνετε απάντηση
Ίσως να στείλατε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα αίτημα που δεν είναι ακριβώς επείγον, αλλά σε κάποιο σημείο χρειάζεστε μια απάντηση - και μετά από λίγες ημέρες σιωπής, παίρνετε antsy.
Υπάρχουν μόνο τόσες πολλές φορές που μπορείτε να παροτρύνετε το αίτημα μαζί με ένα άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λέει: "Hey, απλώς ήθελε να το ακολουθήσω - είχατε την ευκαιρία να το κοιτάξετε;"
Αν δεν λάβετε απάντηση μετά το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ένα μήνυμα παρακολούθησης, προεπιλογή για μια τηλεφωνική κλήση. Θα έχετε πολύ περισσότερες πιθανότητες να πάρετε μια άμεση απάντηση - ή τουλάχιστον να την τοποθετήσετε στο ραντάρ του συναδέλφου σας ως ένα ζήτημα που χρειάζεται προσοχή.
3. Λαμβάνει περισσότερο από λίγες προτάσεις
Σε κάποιο σημείο, πιθανότατα έχετε λάβει ένα μυθιστόρημα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας πήρε 20 λεπτά για να το διαβάσετε - και σας έμεινε ακόμα με ερωτήσεις από την υπογραφή στο τέλος. Μην υποτάσσετε τους άλλους σε αυτά τα βασανιστήρια.
Αν ό, τι χρειάζεστε για να μεταφέρετε διαρκεί περισσότερο από δύο παραγράφους - ας πούμε, εξηγείτε τις αποχρώσεις μιας εργασίας ή διευκρινίζετε μια διαδικασία τμήματος σε κάποιον άλλης ομάδας - είναι συχνά πιο αποτελεσματικό να παραλάβετε το τηλέφωνο. Αυτό θα επιτρέψει στο άλλο άτομο να θέσει ερωτήσεις και από τον τόνο της φωνής της, από τη στιγμή που θα κλείσετε, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι καταλαβαίνει πλήρως.
4. Θα θέλατε να υποβάλετε υποψηφιότητα
Ίσως να έχετε μια λαμπρή ιδέα για ένα άρθρο ή ένα γήπεδο πωλήσεων και θέλετε να δείτε τι σκέφτεται ο συνάδελφός σας πριν ξεκινήσετε.
Με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να έχετε μια απάντηση όπως "Εντάξει. Αυτό ακούγεται καλό. "Ενώ αυτή η απάντηση είναι θετική, δεν προκαλεί ανησυχίες ή δεν προκαλεί πρόσθετες προτάσεις. Εν ολίγοις, δεν είναι πολύ χρήσιμο σχόλιο.
Ωστόσο, ένα τηλεφώνημα - το οποίο, από τη φύση του, ζητάει περισσότερο από μια γρήγορη, μη δεσμευτική απάντηση - θα σας επιτρέψει να ακούσετε τον τόνο της φωνής του συντρόφου σας, να βουτήξετε βαθύτερα στις αποχρώσεις της ιδέας σας, να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που έχει ο συνάδελφός σας και, συνολικά, παίρνετε πιο προσεγμένο, ειλικρινές σχόλιο.
5. Θέλετε να οικοδομήσουμε μια σχέση
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ιδανικό για γρήγορη και αποτελεσματική επικοινωνία. Αλλά μερικές φορές, χρειάζεστε μια πιο προσωπική επαφή, όπως όταν φτάσετε σε έναν νέο απομακρυσμένο συνάδελφο ή πελάτη επιχείρησης.
Σίγουρα, μπορείτε να γράψετε ένα πολύ ωραίο εισαγωγικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά μια τηλεφωνική κλήση μπορεί να σας βοηθήσει να μεταδώσετε μια ζεστασιά και γνησιότητα που το email δεν μπορεί - και αυτό δεν μπορεί να σας βοηθήσει να οικοδομήσετε μια πραγματική σχέση με το άτομο από την άλλη πλευρά, αντί να κάνετε άλλη μια επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο βιβλίο διευθύνσεών του .
6. Δεν θέλετε μια καταγραφή της συνομιλίας
Για καλύτερα ή για χειρότερα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διατηρούνται για πάντα, κάπου εκεί έξω, έτοιμα να αναφερθούν ή να προωθηθούν με την προειδοποίηση μιας στιγμής.
Επομένως, αν θέλετε να συζητήσετε εμπιστευτικές ή ευαίσθητες πληροφορίες που δεν ανήκουν γραπτώς ακόμα - όπως οι φήμες για τη συγχώνευση μιας εταιρείας ή για έναν συνάδελφο που προσλαμβάνεται από μια ανταγωνιστική επιχείρηση - είναι καλύτερο ένα τηλεφώνημα.
Αυτό ισχύει επίσης και για τις περιστασιακές συνομιλίες που θα προτιμούσατε να διατηρήσετε ιδιωτικές, όπως όταν χρειάζεστε βοήθεια από έναν συνάδελφο για να ικανοποιήσετε ένα αίτημα τελευταίας στιγμής και θέλετε να εξηγήσετε τις περιστάσεις της κατάστασης - όπως "Μισώ να σας ρωτήσω για χάρη στις 4:45 μ.μ., αλλά ο διευθυντής μου έριξε την μπάλα στην πρόταση Smith και πρέπει να το βγάλουμε μαζί απόψε. "
Αυτό μπορεί να είναι αλήθεια και σίγουρα βοηθάει να εξηγηθεί το πλαίσιο της αίτησης, αλλά δεν είναι ακριβώς κάτι που θα πρέπει να επιστρέψει στον διευθυντή σας μέσω μιας αλυσίδας ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Στο τηλέφωνο, μπορείτε να είστε ειλικρινείς χωρίς να μεταφέρετε τα λόγια σας σε λάθος μέρος (καλά, όσο κλείνετε την πόρτα του γραφείου).
Ο Aaron Kwittken, διευθύνων σύμβουλος και διευθύνων σύμβουλος της Kwittken, μπορεί να το συνοψίσει καλύτερα: "Οτιδήποτε σκέφτεστε δύο φορές για αυτό, οτιδήποτε νομίζετε ότι μπορεί να είναι ευαίσθητο, οτιδήποτε νομίζετε ότι απαιτεί τις δεξιότητές σας στις σχέσεις … απολύτως θα πρέπει να σηκώσετε το τηλέφωνο".
