Όλοι γνωρίζουν ότι οδηγώντας μια εταιρεία σε μια από τις πιο δύσκολες συναυλίες γύρω. Είτε πρόκειται για μια μικρή επιχείρηση είτε για μια πολυεθνική εταιρία, οι διευθύνοντες σύμβουλοι πρέπει να διαχειρίζονται το χρόνο, τους πόρους και τις πολλαπλές απαιτήσεις, βρίσκοντας παράλληλα το χρόνο και τον κεντρικό χώρο για να λαμβάνουν αποφάσεις και να σχεδιάζουν στρατηγικές που θα καθορίσουν την πορεία της επιχείρησής τους.
Αυτό σημαίνει ότι έχουν αναπτύξει μερικά βασικά συστήματα και κόλπα για να μεγιστοποιήσουν την παραγωγικότητά τους.
Λοιπόν, γιατί δεν μπορούμε να κλέψουμε μερικές κινήσεις από τα playbook τους; Είτε επιθυμείτε να οργανώσετε τη δική σας επιχείρηση είτε θέλετε να είστε πιο παραγωγικός στην τρέχουσα δουλειά σας, ελέγξτε αυτή τη λίστα συμβουλών CEO-proven που μπορείτε να εφαρμόσετε σε οποιαδήποτε πτυχή της ζωής σας.
1. Πάρτε διαλείμματα κάθε 90 λεπτά
Ο Tony Schwartz, πρόεδρος του Ενεργειακού Έργου, προτείνει τη λήψη διακοπών κάθε 90 λεπτά για να μεγιστοποιηθεί η παραγωγικότητά σας. Ο λόγος? Τα ανθρώπινα σώματα έχουν ενεργειακό κύκλο που λειτουργεί σε διαστήματα 90 λεπτών καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Όταν εργαζόμαστε για κάτι για μια ώρα και μισή ή περισσότερο, είναι φυσικό τα επίπεδα επαγρύπνησης να μειωθούν και η προσοχή μας θα περιπλανηθεί ή θα νιώσουμε υπνηλία (ή θα αρχίσουμε να ελέγχουμε το Twitter ή το Facebook).
Το αντίθετο μυστικό στη βιώσιμη εξαιρετική απόδοση είναι να ζεις σαν σπρίντερ. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι εργάζεστε με την υψηλότερη ένταση τα πρωινά, για όχι περισσότερο από 90 λεπτά κάθε φορά, και στη συνέχεια κάνετε ένα διάλειμμα.
Έτσι, την επόμενη φορά που τα μάτια σας είναι τζάμια, αντί να φτάσετε για ένα άλλο φλιτζάνι καφέ, βγείτε μακριά από τη δουλειά σας για λίγα λεπτά αντ 'αυτού. Ενδεχομένως να εκπλαγείτε πόσο θα κάνετε μακροπρόθεσμα.
2. Κάνε τον εαυτό σου αδιάλειπτο Μερικές φορές
Δεν υπάρχει τίποτα πιο απογοητευτικό από το να μπαίνεις τελικά στη ζώνη που δουλεύει σε ένα μεγάλο έργο - και στη συνέχεια να διακόπτεται από έναν συνάδελφο ή το αφεντικό που πέφτει από το γραφείο σου. Ακόμη χειρότερα, η έρευνα δείχνει ότι μπορεί να διαρκέσει έως και 25 λεπτά για να επανέλθει στην πορεία μετά από διακοπή.
Και αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον Andrew Marsh, Διευθύνοντα Σύμβουλο των Αγώνων της πέμπτης στήλης, έχει αναπτύξει ένα σύστημα για να βεβαιωθεί ότι όλοι στο γραφείο του μπορούν να εργαστούν χωρίς διακοπή. Με την τοποθέτηση ενός "κώνου σιωπής" στα γραφεία τους, οι εργαζόμενοι έχουν ένα απτό σύμβολο που δηλώνει ότι δεν πρέπει να διαταράσσονται αν δεν είναι επείγουσα.
Χρησιμοποιώ τον κώνο της σιωπής όταν δουλεύω σε ένα σύνθετο έργο στο οποίο πρέπει να επικεντρωθώ. Η ικανότητά σας να εστιάζετε έντονα χωρίς διακοπή είναι ένα πολύτιμο εργαλείο παραγωγικότητας για όλους στους Αγώνες της πέμπτης στήλης.
Είτε πρέπει να παραμείνετε επικεντρωμένοι σε έντονες εργασίες για μερικές ώρες την ημέρα είτε εργάζεστε σε ένα μεγάλο έργο, χρησιμοποιώντας ένα σύστημα που ενημερώνει τους ανθρώπους για αυτό θα τους πάρει τη συνήθεια να σας στέλνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μη επείγουσες εργασίες αντί να πέσει από το γραφείο σας.
3. Διαχειριστείτε την ενέργεια σας, όχι μόνο την ώρα σας
Γνωρίζετε ότι είναι σημαντικό να υπολογίζετε με σύνεση τον χρόνο σας - αλλά μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικό να διαχειρίζεστε επίσης την ενέργειά σας. Ο δικός μας διευθύνων σύμβουλος, ο συνιδρυτής της Muse, Kathryn Minshew, είναι οπαδός της βελτιστοποίησης της δουλειάς της, κάνοντας τα πιο απαιτητικά σε συγκέντρωση καθήκοντα κατά τις ώρες αιχμής της, εκείνες τις χρυσές ώρες όταν τα ενεργειακά της επίπεδα είναι τα υψηλότερα. Οι συναντήσεις, από την άλλη πλευρά, είναι κάτι που αποφεύγει κατά τις ώρες αυτές και σώζει για άλλες ώρες την ημέρα.
Θεωρώ ότι ήταν εξαιρετικά χρήσιμο για μένα να δώσω προσοχή όταν κατά τη διάρκεια της ημέρας είμαι πιο παραγωγικός (ποιες ώρες, υπό ποιες συνθήκες) και προστατεύω επιθετικά εκείνο τον χρόνο για επικεντρωμένη δουλειά.
Εάν είστε άνθρωπος το πρωί, κάνετε τα πιο σημαντικά καθήκοντά σας πρώτα και εξοικονομήστε τα κουραστικά, ανόητα καθήκοντα για αργότερα την ημέρα που η ενέργεια σας πέφτει. Δεν είστε σίγουροι για τις ώρες αιχμής σας; Δοκιμάστε την ενεργειακή χαρτογράφηση για να μάθετε και να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εργασία σας.
4. Μην είστε υπάλληλος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η Gina Trapani, ιδρυτής του ThinkUp, είναι οπαδός του ελέγχου e-mail μόνο σε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας. Γιατί; Αντί να αισθάνεστε ότι πρέπει να απαντήσετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τη στιγμή που θα βρεθούν στα εισερχόμενά σας, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να παραμείνετε συγκεντρωμένοι θέτοντας ένα χρονοδιάγραμμα για τον έλεγχο και την ανταπόκριση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (για παράδειγμα μία φορά το πρωί και μία στο τέλος της ημέρας ).
Τερματίστε το Outlook, απενεργοποιήστε τις νέες ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο BlackBerry σας, κάντε ό, τι πρέπει να κάνετε για να αποφευχθεί η διακοπή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ανάλογα με τη θέση σας, αυτό μπορεί να μην είναι μια επιλογή - ειδικά εάν το αφεντικό ή οι συνεργάτες σας βασίζονται σε εσάς για γρήγορες απαντήσεις. Αλλά ίσως να εκπλαγείτε με το πόσο υποστηρικτικοί θα είναι η νέα σας στρατηγική παραγωγικότητας όταν τους εξηγήσετε. Ο Tim Ferriss, συγγραφέας της Τετάρτης Εβδομάδας Εργασίας , προτείνει να στείλετε email στους συναδέλφους σας για να τους ειδοποιήσετε για το νέο σας πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξηγώντας ότι ο λόγος πίσω από αυτό είναι να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και να σας ζητήσουμε να σας καλούν για επείγοντα θέματα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν αυτόματο ανταποκριτή με ένα μήνυμα που θα εξηγεί πότε θα ελέγχετε ξανά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πώς οι άνθρωποι μπορούν να έρθουν σε επαφή μαζί σας αν είναι σημαντικό εν τω μεταξύ.
5. Κρατήστε τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας σύντομα και γλυκά
Οι διευθύνοντες σύμβουλοι δεν έχουν χρόνο για να διαβάσουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου νέας διάρκειας - ή να τα γράψουν, είτε. Ο Andrew Torba, συνιδρυτής του Kuhcoon, μάλιστα φτάνει μέχρι να γράψει μερικές φορές μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λέξεις και προτείνει την επεξεργασία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν να έχουν το ίδιο όριο 140 χαρακτήρων του Twitter.
Προκαλείστε να σκέφτεστε κριτικά και αποτελεσματικά όταν συνδέεστε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή οποιασδήποτε άλλης μορφής επικοινωνίας.
Διατηρώντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύντομα και μέχρι το σημείο, όχι μόνο θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο γραφής, θα αποθηκεύσετε επίσης τους συναδέλφους σας πολύ χρόνο ανάγνωσης. Εάν το πρόβλημά σας είναι πολύ περίπλοκο για σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο προγραμματισμός μιας σύντομης (5-10 λεπτών) τηλεφωνικής κλήσης μπορεί να είναι πολύ πιο αποδοτικός από μια μακρά ανταλλαγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
6. Αντιπρόσωπος, Αντιπρόσωπος, Αντιπρόσωπος
Είναι εύκολο να κατακλύσετε την αίσθηση ότι πρέπει να κάνετε τα πάντα μόνοι σας. Η ανάθεση, ωστόσο, είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διαχειριστείτε το χρόνο σας. Η αποστολή έργων σε άλλα μέλη της ομάδας φωτίζει το φορτίο σας και σας επιτρέπει να εστιάσετε στα έργα που κάνετε καλύτερα. Ο επιχειρηματίας Daniel Tan Kh κάνει αυτό το βήμα παραπέρα και συμβουλεύει όχι μόνο να μεταβιβάσει τα καθήκοντά του, αλλά και να πιστέψει πραγματικά ότι ο νέος ιδιοκτήτης θα αναλάβει την πλήρη ευθύνη για να τα κάνει.
Η αντιπροσωπεία είναι το πιο σημαντικό καύσιμο για την παραγωγικότητα.
Η εξουσιοδότηση δεν σημαίνει ότι προσπαθείτε να ξεφύγετε από τη δουλειά σας - αλλά εάν έχετε πάρα πολλά στην πλάκα σας, η ανάθεση μιας από τις εργασίες σας σε άλλο μέλος της ομάδας σας μπορεί να σας βοηθήσει να αφιερώσετε μεγαλύτερη προσοχή στα πιο πιεστικά σας έργα. Δεν έχετε συνεργάτη που μπορεί να αναλάβει την αποστολή σας; Ο Matt DeCelles, σειριακός επιχειρηματίας, προτείνει την εξωτερική ανάθεση των φοβερών καθηκόντων σας σε έναν ελεύθερο επαγγελματία στο Fiverr.com.
Η αντιμετώπιση της λίστας υποχρεώσεων μπορεί μερικές φορές να φανεί αδύνατη, αλλά αν προσπαθήσετε να κάνετε αυτές τις μικρές αλλαγές από τους κυρίους, θα εκπλαγείτε με το πόσο μπορείτε να πετύχετε κατά τη διάρκεια της δουλειάς σας.
