Το Excel δεν διαθέτει τις δυνατότητες διαχείρισης δεδομένων των προγραμμάτων σχεσιακής βάσης δεδομένων όπως ο SQL Server και η Microsoft Access. Αυτό που μπορεί να κάνει, ωστόσο, είναι να χρησιμεύσει ως μια απλή βάση δεδομένων που πληροί τις απαιτήσεις διαχείρισης δεδομένων.
Στο Excel, τα δεδομένα οργανώνονται σε πίνακες χρησιμοποιώντας τις σειρές και τις στήλες ενός φύλλου εργασίας. Οι πιο πρόσφατες εκδόσεις του προγράμματος έχουν μια λειτουργία πίνακα, η οποία καθιστά εύκολη την εισαγωγή, επεξεργασία και χειρισμό δεδομένων.
Όροι βάσης δεδομένων: Πίνακας, Αρχεία και Πεδία
Μία βάση δεδομένων είναι μια συλλογή σχετικών πληροφοριών που αποθηκεύονται σε ένα ή περισσότερα αρχεία υπολογιστή με οργανωμένο τρόπο. Κανονικά οι πληροφορίες ή τα δεδομένα οργανώνονται σε πίνακες. Οι πληροφορίες σε έναν πίνακα οργανώνονται με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν εύκολα να ενημερωθούν, να ταξινομηθούν, να διορθωθούν και να φιλτραριστούν.
Μια απλή βάση δεδομένων, όπως το Excel, περιέχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με ένα θέμα σε ένα μόνο πίνακα. Οι σχεσιακές βάσεις δεδομένων, από την άλλη πλευρά, αποτελούνται από έναν αριθμό πινάκων με κάθε πίνακα που περιέχει πληροφορίες σχετικά με διαφορετικά, αλλά σχετικά θέματα.
Εγγραφές
Στην ορολογία της βάσης δεδομένων, αΡεκόρ περιέχει όλες τις πληροφορίες ή δεδομένα σχετικά με ένα συγκεκριμένο αντικείμενο που έχει εισαχθεί στη βάση δεδομένων. Στο Excel, οι εγγραφές οργανώνονται κανονικά σε σειρές φύλλων εργασίας με κάθε κελί στη σειρά να περιέχει ένα στοιχείο πληροφοριών ή τιμή.
Πεδία
Κάθε μεμονωμένο στοιχείο πληροφοριών σε μια βάση δεδομένων, όπως ένας αριθμός τηλεφώνου ή ένας αριθμός δρόμου, αναφέρεται ως απεδίο. Στο Excel, τα μεμονωμένα κελιά ενός φύλλου εργασίας χρησιμεύουν ως πεδία, αφού κάθε κελί μπορεί να περιέχει ένα μόνο κομμάτι πληροφοριών σχετικά με ένα αντικείμενο.
Ονόματα πεδίων
Είναι ζωτικής σημασίας τα δεδομένα να καταχωρούνται με οργανωμένο τρόπο σε μια βάση δεδομένων ώστε να μπορούν να ταξινομηθούν ή να φιλτραριστούν για να βρουν συγκεκριμένες πληροφορίες. Για να εξασφαλιστεί ότι τα δεδομένα εισάγονται με την ίδια σειρά για κάθε εγγραφή, προστίθενται τίτλοι σε κάθε στήλη ενός πίνακα. Οι επικεφαλίδες της στήλης αναφέρονται ως ονόματα πεδίων.
Παράδειγμα βάσης δεδομένων
Στην παραπάνω εικόνα, όλες οι πληροφορίες που συλλέγονται για έναν φοιτητή αποθηκεύονται σε μια μεμονωμένη σειρά ή εγγραφή στον πίνακα. Κάθε φοιτητής, ανεξάρτητα από το πόσο πολύ ή πόσο λίγες πληροφορίες συγκεντρώνονται, έχει ξεχωριστή γραμμή στον πίνακα.
Κάθε κελί μέσα σε μια σειρά είναι ένα πεδίο που περιέχει ένα κομμάτι από αυτές τις πληροφορίες. Τα ονόματα πεδίων στη σειρά κεφαλίδας διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα παραμένουν οργανωμένα διατηρώντας όλα τα δεδομένα σε ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως όνομα ή ηλικία, στην ίδια στήλη για όλους τους μαθητές.
Εργαλεία διαχείρισης δεδομένων του Excel
Επιπλέον, η Microsoft έχει συμπεριλάβει μια σειρά εργαλείων δεδομένων για να διευκολύνει την εργασία με τα μεγάλα ποσά των δεδομένων που αποθηκεύονται στους πίνακες του Excel και για να την κρατήσει σε καλή κατάσταση.
Χρησιμοποιώντας ένα έντυπο για τα αρχεία
Ένα από αυτά τα εργαλεία που διευκολύνει την εργασία με μεμονωμένα αρχεία είναι η φόρμα δεδομένων. Μια φόρμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εύρεση, την επεξεργασία, την εισαγωγή ή τη διαγραφή εγγραφών, σε πίνακες που περιέχουν έως και 32 πεδία ή στήλες.
Η προεπιλεγμένη φόρμα περιλαμβάνει μια λίστα των ονομάτων πεδίων με τη σειρά που αυτά είναι διατεταγμένα στον πίνακα, για να βεβαιωθείτε ότι οι εγγραφές εισάγονται σωστά. Δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου υπάρχει ένα πλαίσιο κειμένου για την εισαγωγή ή την επεξεργασία των επιμέρους πεδίων δεδομένων.
Ενώ είναι δυνατό να δημιουργηθούν προσαρμοσμένες φόρμες, η δημιουργία και χρήση της προεπιλεγμένης φόρμας είναι πολύ πιο εύκολη και συχνά είναι το μόνο που χρειάζεται.
Καταργήστε τις διπλές εγγραφές δεδομένων
Ένα κοινό πρόβλημα με όλες τις βάσεις δεδομένων είναι τα σφάλματα δεδομένων. Εκτός από τα απλά λάθη ορθογραφίας ή τα ελλείποντα πεδία δεδομένων, οι διπλές εγγραφές δεδομένων μπορούν να αποτελέσουν μείζονα ανησυχία καθώς ο πίνακας δεδομένων μεγαλώνει σε μέγεθος.
Ένα άλλο εργαλείο δεδομένων του Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την κατάργηση αυτών των διπλών εγγραφών - είτε ακριβών είτε μερικών διπλών.
Ταξινόμηση δεδομένων στο Excel
Η ταξινόμηση σημαίνει την αναδιοργάνωση των δεδομένων σύμφωνα με μια συγκεκριμένη ιδιότητα, όπως η ταξινόμηση ενός αλφαβητικού πίνακα με επώνυμα ή χρονολογικά από παλαιότερο σε νεώτερο.
Οι επιλογές ταξινόμησης του Excel περιλαμβάνουν ταξινόμηση κατά ένα ή περισσότερα πεδία, προσαρμοσμένη ταξινόμηση, όπως κατά ημερομηνία ή ώρα και ταξινόμηση κατά σειρές που καθιστά δυνατή την αναδιάταξη των πεδίων σε έναν πίνακα.
