Όποιος στέλνει και λαμβάνει εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την εβδομάδα κατανοεί την αξία της σαφήνειας στις απαντήσεις και τις μελλοντικές απαντήσεις. Τα μακρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία κάθε απάντηση παραθέτει ολόκληρο το προηγούμενο ή το πρωτότυπο μήνυμα είναι δύσκολο να ακολουθηθούν, αλλά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρεται σε ένα προηγούμενο μήνυμα χωρίς ένδειξη για το τι αφορά, σπαταλά το χρόνο σας όταν προσπαθείτε να θυμάστε το αρχικό σημείο του αποστολέα . Όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να αναφέρετε το μήνυμα που λάβατε, αλλά μόνο όσα είναι απαραίτητα για τη δημιουργία του πλαισίου.
Πώς να παραθέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην απάντησή σας
Ανάλογα με τον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την εφαρμογή σας, ίσως μπορέσετε να επισημάνετε το τμήμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να αναφέρετε προτού κάνετε κλικ ή πατήστε το κουμπί Απάντηση ή Προς τα εμπρός κουμπί. Το πεδίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απάντησης ανοίγει με το επιλεγμένο απόσπασμα που έχει ήδη τοποθετηθεί στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Απλά προσθέστε την απάντησή σας και στείλτε την στο δρόμο της. Το MacOS και το iOS Mail λειτουργούν με αυτόν τον τρόπο.
Ορισμένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένου του Yahoo! Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το Gmail, δεν σας επιτρέπουν να υπογραμμίζετε απλώς ένα τμήμα που θέλετε να παραθέσετε στην απάντησή σας. Πρέπει να παραθέσετε ολόκληρο το μήκος του κειμένου από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια να διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο τις μερίδες που δεν θέλετε από την απάντησή σας.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να αντιγράψετε το τμήμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να παραθέσετε και να επιλέξετε Επικόλληση ως απόσπασμα ή παρόμοιο. Σε όλες σχεδόν τις περιπτώσεις, οι αναφερόμενες πληροφορίες είναι χαραγμένες ώστε να είναι εύκολο να αναγνωριστούν. Σε ορισμένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το αναφερόμενο υλικό εμφανίζεται με διαφορετικό χρώμα.
Πώς να εργαστείτε με ένα απόσπασμα στο email σας
Η εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακολουθεί γενικά μια συγκεκριμένη σειρά σε σχέση με τα τμήματα ενός μηνύματος. Ξεκινήστε το email σας με ένα χαιρετισμό και ένα εισαγωγικό σχόλιο. Ακολουθεί το αναφερόμενο υλικό. Στη συνέχεια, η απάντησή σας στο απόσπασμα εμφανίζεται κάτω από αυτό.
Αν απαντάτε σε περισσότερα από ένα σημεία, επικολλήστε ένα τμήμα της προσφοράς σε μια γραμμή και, στη συνέχεια, απαντήστε σε αυτό το τμήμα μόνο στην παρακάτω γραμμή. Στη συνέχεια, επικολλήστε ένα άλλο τμήμα του αναφερόμενου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και απαντήστε σε αυτό το τμήμα στην παρακάτω γραμμή. Επαναλάβετε αυτό το μοτίβο εάν έχετε περισσότερα αποσπάσματα και σχόλια για να απαντήσετε ή να προωθήσετε. Αυτό μιμείται τη φυσική ροή της συνομιλίας και καθιστά ευκολότερο για τους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από ένα νήμα.
