Μετά από έναν πολυσύχναστο μήνα εκδρομών έξω από την πόλη, εκδηλώσεις εργασίας και οικογενειακά θέματα, παρατήρησα ότι είχα κάποιο πρόβλημα να σιωπήσω το μυαλό μου. Η εστία μου ήταν κολλημένη στη λειτουργία ντίσκο-μπάλα, που διαχέεται σε ένα καλειδοσκόπιο των λαμπερών κομματιών. Ως αποτέλεσμα, δεν κατάφερα να επιτύχω τις προτεραιότητές μου - και αντ 'αυτού, έδωσα την αναβλητικότητα.
Μια μέρα, καθώς απέρριψα την απάντηση σε ηλεκτρονικά μηνύματα εργασίας, με το να καθαρίζω το γραφείο μου από χαρτιά, αποδείξεις και συσκευές, άρχισα να σκέφτομαι πώς θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει και ο καθαρισμός μου. Μετά από όλα, είναι εύκολο να διαπιστώσετε ότι ένα ακατάστατο χώρο εργασίας μειώνει την παραγωγικότητα, αλλά συχνά ξεχνώ ότι ένα βρώμικο μυαλό μπορεί να κάνει το ίδιο.
Βλέπετε, ο εγκέφαλός σας δεν είναι κατασκευασμένος για να χωρίσει την προσοχή του σε πολλές κατευθύνσεις. Πρέπει να είναι κάπως οργανωμένη και ειρηνική για να μπορείτε να φιλτράρετε τις πληροφορίες στους σωστούς διανοητικούς φακέλους και να κάνετε πράγματα πραγματικά. Και για να πάρετε τον εγκέφαλό σας σε αυτή την ιδανική κατάσταση, πρέπει να κάνετε το χώρο κάνοντας κάποιες ψυχικές ακαταστασίες.
Έτσι, εάν το μυαλό σας αισθάνεται λίγο μπερδεμένο, ξεκινήστε χρησιμοποιώντας αυτές τις πέντε άκρες για να οργανώσετε τις σκέψεις, τις ανησυχίες και τα καθήκοντά σας. Θα αποκτήσετε γρήγορα ένα καθαρό διάστημα, το οποίο θα σας βοηθήσει να ανανεώσετε, να εστιάσετε ξανά και να επαναφέρετε το μυαλό σας στο δρόμο.
1. Listmania
Οι λίστες είναι σαν το Κατάστημα Εμπορευματοκιβωτίων για το μυαλό - σας βοηθούν να διαχωρίσετε την ψυχική σας ακαταστασία με χιλιάδες διαφορετικούς τρόπους. Ακούγεται απλό, ναι, αλλά η προσθήκη λίγων λιστών στη ζωή σας λειτουργεί πραγματικά.
Κατ 'αρχάς, το να σταθμεύετε κάτι σε μια λίστα υποχρεώσεων, απελευθερώνει ένα πολύτιμο πνευματικό δωμάτιο, διότι μια φορά που ένα καθήκον γκρίνια είναι στον κατάλογό σας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για να το θυμάστε πια. Με όλες σας τις ευθύνες οργανωμένες σε ένα μέρος, μπορείτε να επιλέξετε στρατηγικά τι να κάνετε στη συνέχεια αντί να πετάτε από την έδρα του παντελονιού σας. (Δείτε μερικές από τις αγαπημένες μου συμβουλές για τη μεγιστοποίηση της λίστας υποχρεώσεων.)
Όμως, ένας κατάλογος υποχρεώσεων μόνος σας μπορεί να σας φτάσει μέχρι τώρα (περισσότερο σε αυτό αργότερα). Για να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα, κάντε μια λίστα προτεραιότητας επιπλέον ή βάσει της λίστας υποχρεώσεων. Πρόκειται για μια καθημερινή λίστα με τις δύο πρώτες ή τρεις προτεραιότητες (είναι βασικό να το κρατήσετε περιορισμένο για να αποφύγετε τη δημιουργία μιας μόνο γενικής λίστας υποχρεώσεων), για να διασφαλίσετε ότι σημειώνετε πρόοδο σε πράγματα που έχουν σημασία. Αυτός είναι ο τόπος όπου επιλέγετε τον αντίκτυπο πάνω σε αυτό που μπορεί να νιώθετε επείγον. Όταν προσδιορίζετε ενεργά κάτι ως προτεραιότητα, θα είναι πιο πιθανό να εστιάσετε σε αυτό σαν μια ακτίνα λέιζερ μέσω της ακαταστασίας, αντί να την σπρώξετε σε άλλη μέρα.
Και τέλος (μην ανησυχείτε, μόνο ένα ακόμα!), Δημιουργήστε μια λίστα που θα γίνει για να καταγράψετε όλα όσα έχετε επιτύχει κατά τη διάρκεια της ημέρας. Στη συνέχεια, όταν αισθάνεστε σαν να χάνεστε μέσα στο buzz, μπορείτε να ρίξετε μια ματιά σε αυτό που έχετε κάνει - το οποίο θα σας δώσει μια ώθηση των κινήτρων και την ανανεωμένη εστίαση για να συνεχίσει να επιτυγχάνει.
2. Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία
Τούτου λεχθέντος, μια λέξη της προσοχής: Όταν η λίστα των εργασιών σας είναι γεμάτη με μικρά, επαναλαμβανόμενα καθήκοντα, είναι εύκολο να παγιδευτείτε σε ό, τι έρχεται πρώτα, και όχι σε αυτό που είναι πραγματικά το πιο σημαντικό. Για να αποτρέψετε κάποιες από αυτές τις λιγότερο καθυστερημένες ευθύνες, δοκιμάστε μια αυτοματοποιημένη υπηρεσία, όπως η Zapier, η οποία σας δίνει τη δυνατότητα να μεταβιβάσετε επαναλαμβανόμενα καθήκοντα εργασίας σε έναν προσωπικό βοηθό διαδικτύου.
Για παράδειγμα, στο πλαίσιο της δουλειάς μου, πρέπει να παρακολουθώ τις θέσεις και τους bloggers των επισκεπτών, οπότε έχω δημιουργήσει ένα "zap" για να αποθηκεύω αυτόματα συγκεκριμένα είδη ηλεκτρονικών μηνυμάτων σε ένα ξεχωριστό σημειωματάριο Evernote. Με αυτόν τον τρόπο, όταν πρέπει να ταξινομώ μέσω πιθανών θέσεων, δεν χρειάζεται να χάνουμε τον χρόνο να ριχτεί γύρω στα εισερχόμενά μου. Άλλα δημοφιλή "zaps" περιλαμβάνουν αυτόματα την προσθήκη Eventbrite attendees στο MailChimp και τον αυτόματο προγραμματισμό των δημοσιεύσεων των κοινωνικών μέσων μέσω Buffer.
Η ομορφιά αυτού του είδους της αυτόματης μεταβίβασης είναι ότι μπορείτε απλά να το ορίσετε και να το ξεχάσετε - μειώνοντας σημαντικά τη λίστα των εργασιών σας. Έτσι, αντί να διακόψετε τη ροή της εργάσιμης μέρας σας με λίγα καθήκοντα, μπορείτε να επικεντρωθείτε στα πράγματα με μεγάλη επιρροή που απαιτούν την πλήρη εστίαση και προσοχή σας.
3. Αγκαλιάστε το ανεπιθύμητο συρτάρι
Το συρτάρι ανεπιθύμητης αλληλογραφίας είναι ένα σπίτι και γραφείο αντιμέτωπος και αναγκαιότητα, όπου μπορείτε πράγματα τσαλακωμένο σημειώσεις, ίσως-νεκρών μπαταρίες, και όλα τα είδη των αποδόσεων και των τελειών που δεν έχουν το κατάλληλο σπίτι.
Εκπληκτικά, αυτή η στρατηγική μπορεί επίσης να λειτουργήσει για το μυαλό σας: Αντί να συσσωρεύετε διαρκώς την ψυχική ακαταστασία, κάντε ένα φορτίο δημιουργώντας ένα ψηφιακό "συρτάρι σκουπιδιών". Ξεκινήστε απορρίπτοντας τις σκέψεις σας σε μια ηλεκτρονική σελίδα με ένα εργαλείο όπως το Evernote. Αυτό σας επιτρέπει να τοποθετήσετε όλες τις λαμπρές ιδέες, τις σημειώσεις, τους καταλόγους σας και τα αποθηκευμένα άρθρα που δεν έχουν άλλο σπίτι σε ένα ψηφιακό χώρο, το οποίο θα σας βοηθήσει να ξεκαθαρίσετε κάποιο πολύτιμο πνευματικό χώρο - χωρίς να προσθέσετε χαρτιά και σημειωματάρια στο πραγματικό συρτάρι σας .
Και μην ανησυχείτε - με μια γρήγορη ανακατάταξη μέσα από το "σκουπίδια" (δηλαδή, μια γρήγορη αναζήτηση), θα μπορείτε εύκολα να βρείτε οτιδήποτε χρειάζεστε.
4. Διαχειριστείτε τα Εισερχόμενά σας
Δεν είμαι κανένας οδηγός του Inbox Zero, αλλά ξέρω ότι έχω κάνει περισσότερα όταν δεν χρειάζεται να συρρικνωθεί κάθε φορά που ανοίγω το email μου. Η γνώση των εισερχομένων σας δεν είναι υπερχείλιση μπορεί να σας εξοικονομήσει πολλή ψυχική πίεση, η οποία μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε σε άλλα, πιο σημαντικά καθήκοντα. Έτσι, εξοικονομήστε τον εαυτό σας από τη γραμμή του θέματος που πνίγεται σιγά-σιγά από τη γραμμή θέματος κάνοντας κάποιους καθαρισμούς άνοιξης εισερχομένων.
Καταρχάς, καταργήστε την εγγραφή από τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (που ποτέ δεν ανοίγετε) και απενεργοποιήστε αυτές τις ειδοποιήσεις από το LinkedIn και το Facebook. Στη συνέχεια, φιλτράρετε και διοχετεύστε διαφορετικούς τύπους μη απαραίτητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συγκεκριμένα τμήματα των εισερχομένων σας, ώστε να μπορείτε να τα έχετε στη διάθεσή σας αν τα χρειάζεστε - αλλά δεν χρειάζεται να τα βλέπετε κάθε φορά που συνδέεστε.
Μου αρέσει επίσης να χρησιμοποιώ προγράμματα όπως Boomerang ή Followup.cc για να προγραμματίσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να στείλετε υπενθυμίσεις, ώστε να μπορώ να ασχοληθώ με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την εποχή μου.
5. Σκεφτείτε το
Όταν έχετε μια ατέλειωτη λίστα με πράγματα που πρέπει να κάνετε, συχνά αισθάνεται αντιπαραγωγικό να ξοδεύετε χρόνο αντανακλώντας - περισσότερες σκέψεις απλώς θα προσθέσουν στην ψυχική ακαταστασία, σωστά; Αλλά, κατά την εμπειρία μου, η επιβάρυνση του μέλλοντος χωρίς να χρειάζεται χρόνος να προβληματιστεί θα κάνει το χάος χειρότερο.
Αποδεικνύει ότι η τακτική ανασκόπηση του τρόπου με τον οποίο ξοδεύετε το χρόνο σας θα σας δώσει μια εικόνα για το πώς φτάσατε στην παρούσα σας κατάσταση, πώς να προχωρήσετε στρατηγικά και πώς εργάζεστε καλύτερα σε γενικές γραμμές.
Έτσι, αρχίστε να κάνετε χρόνο για ήσυχο προβληματισμό ή περιοδικό. Σκεφτείτε (ή σημειώστε) τι σας τονίζει, γιατί ένα συγκεκριμένο έργο δεν απογειώνεται ή όταν κατά τη διάρκεια της ημέρας είστε πιο παραγωγικοί. Με την αποσυσκευασία και την άρθρωση των σκέψεων μεγέθυνσης, αντί να αισθάνεστε σαν ένα μεγάλο θαυμαστικό, θα είστε σε θέση να προσδιορίσετε ακριβώς τι πρέπει να κάνετε για να προχωρήσετε.
Θυμηθείτε, η κατάσταση του νου σας είναι συνυφασμένη με την ποιότητα της εργασίας σας και τη χαλάρωση. Έτσι, χαλαρώστε την προσοχή της μπάλας ντίσκο, πάρτε μερικές βαθιές αναπνοές και κάντε κάποια διανοητική φροντίδα. Στο τέλος, θα επικοινωνήσετε με τις πραγματικές σας προτεραιότητες.
