Όπως και οι περισσότεροι ρεπόρτερ των εφημερίδων, μπήκα στο biz επειδή α) μου αρέσει το γράψιμο και β) είμαι πολύ καλός σε αυτό. Αλλά είναι ένα απογοητευτικό επάγγελμα. Καταθέτετε το αριστούργημά σας, μόνο για να βρείτε ότι ο συντάκτης σας πιστεύει ότι είναι δυο δωδεκάδες "νευρώσεις" ντροπαλός για δημοσίευση. (Χωρίς ψέμα: Ένας συντάκτης αναφέρεται στη διαδικασία ως "σκοτώνοντας τα μωρά σας").
Επαναλάβετε αυτό το σενάριο μερικές εκατοντάδες φορές και θα διαπιστώσετε ότι έχετε αναπτύξει κάποιο παχύ δέρμα. Επίσης, έχετε πάρει αρκετά καλό κακό στην αυτο-επιμέλεια, ώστε να αποφύγετε όσο το δυνατόν περισσότερο το προαναφερθέν σενάριο.
Έτσι, είμαι εδώ για να δώσω κάποια σοφία στην τέχνη της γρήγορης τελειοποίησης του δικού σας έργου - πώς να ακονίσετε, να κόψετε και να μεταμορφώσετε αδέξια λόγια και φράσεις σε ένα σαφές και συνοπτικό μήνυμα που θα σας καλοσωρίσει. Θα μπορούσε να είναι ένα υπόμνημα εταιρειών, μια παρουσίαση PowerPoint, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια αναφορά - αλλά δεν έχει σημασία το μέσο, αυτές οι γρήγορες δεξιότητες επεξεργασίας θα είναι πάντα χρήσιμες.
Ορισμένα άλλα επιδόματα καλών δεξιοτήτων αυτο-επεξεργασίας: Οι άνθρωποι είναι λιγότερο πιθανό να σας παρανοήσουν και τα αφεντικά και οι ομότιμοι θα δώσουν μεγαλύτερη προσοχή στο κρέας του μηνύματός σας.
Τόσο εδώ. Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε σε μια προσωπική αξιολόγηση για την ετήσια επισκόπηση της απόδοσής σας. Έχετε γράψει το πρώτο σχέδιο, αλλά θέλετε να βεβαιωθείτε ότι είναι σε άριστη κατάσταση πριν το υποβάλλετε. Εδώ είναι το σχέδιο παιχνιδιού σας:
1. Εκτυπώστε την εργασία σας
Πάντα να το κάνετε αυτό. Πάντα . Είναι ένας πόνος, αλλά όταν μιλάτε για αξιολογήσεις απόδοσης, αυτή η ταλαιπωρία 20 μέτρων σε έναν περίπατο στον εκτυπωτή θα μπορούσε να σημαίνει τη διαφορά ανάμεσα σε αύξηση 4% ή 5%.
Εδώ γιατί: Όπως σας λέει οποιοσδήποτε συγγραφέας ή συντάκτης, η κριτική του έργου κάποιου άλλου είναι πολύ πιο εύκολη από την αποδόμηση της δικής σας, γιατί τα εξωτερικά μάτια φέρνουν μια νέα προοπτική. Για να προσεγγίσετε το έργο σας κριτικά, πρέπει να προσομοιώσετε αυτή την προοπτική "αουτσάιντερ", βλέποντάς την σε μορφή διαφορετική από αυτή που την γράψατε.
Εάν το πληκτρολογήσατε, εκτυπώστε το. Δώστε του ένα γρήγορο διάβασμα, στη συνέχεια χειριστείτε το κόκκινο στυλό και ξεκινήστε την κοπή. (Ανεπιθύμητα, περισσότερα σχετικά με τα παρακάτω.) Αν γράψετε το πρώτο σχέδιο αξιολόγησης, πληκτρολογήστε το, εκτυπώστε το και αναλύστε. Αυτό είναι σωστό - οπωσδήποτε, θα πρέπει να συνεχίζετε στον εκτυπωτή.
2. Πάρτε ένα διάλειμμα
Εάν είστε στην προθεσμία και αυτό το βήμα είναι μια πολυτέλεια, προχωρήστε στο No. 3. Αλλά εάν έχετε λίγα λεπτά για να διαθέσετε, βάζοντας μια κυριολεκτική απόσταση μεταξύ σας και το έργο σας δημιουργεί μια συναισθηματική απόσταση επίσης. Όταν επιστρέφετε σε αυτό με φρέσκα μάτια, είναι πιο πιθανό να εντοπίσετε αδέξια διατύπωση, περιττή φράση και απλά λάθη. Κάντε μια βόλτα, πηγαίνετε στο μπάνιο, συνομιλήστε με έναν συνάδελφο. Εάν μπορείτε να αφήσετε να σιγοβράσει τη νύχτα, αυτό είναι το καλύτερο από όλα. Τότε μπορείτε να είστε πιο αδίστακτοι με τις επεξεργασίες σας.
3. Διαβάζετε την ένταση ήχου
Η καλύτερη γραφή ακούγεται ομαλή - σχεδόν σαν να μιλάτε, χωρίς να παίρνετε λεηλατημένα. Έτσι, ακούγοντας πραγματικά τη γραπτή σύνταξη σας είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους που μπορείτε να πιάσετε περιοχές με jangling φράσεις. Διαβάστε την δουλειά σας δυνατά και να αλλάξετε οτιδήποτε δεν έχει νόημα ή να σκοντάψετε. Και μην φοβάστε να χρησιμοποιήσετε συστολές - έτσι μιλάμε και εμείς οι μη ρομπότ, έτσι δεν είναι; (Φανταστείτε την τελευταία πρόταση χωρίς συστολές. Τώρα βλέπετε τι εννοώ.)
4. Προσποιείτε ότι είστε το Προοριζόμενο Κοινό
Τώρα που έχετε διαβάσει και ξαναδιαβάσετε το έγγραφό σας, ήρθε η ώρα για κάποια επεξεργασία ρόλων επεξεργασίας. Κρατώντας με το παράδειγμα αναθεώρησης της απόδοσης, διαβάστε το έγγραφο ξανά, αυτή τη φορά σαν να είστε η κυρία αφεντικό. Είναι τόσο αστείο ότι βαρεθείτε από τη δεύτερη σελίδα; Ή πηγαίνει εύκολα και σας αφήνει με ένα "Ουάου, αξίζει μια αύξηση!" εντύπωση? Τι σας ξεχωρίζει περισσότερο; Τραβήξτε τις σκέψεις σας, κάντε αλλαγές και προχωρήστε στο τελευταίο βήμα.
5. Να είστε αδίστακτος
Το τελευταίο βήμα είναι να επεξεργαστείτε την εργασία σας προς τα κάτω. Ναι, κόψτε μερικά από αυτά τα λόγια, προτάσεις και παραγράφους. Σαν τρελός. Ξέρω, ξέρω - σκοτώνοντας μωρά. Αλλά αυτό θα βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι το πραγματικό κρέας του κομματιού σας είναι αυτό που λάμπει.
Αν χρειάζεστε λίγη βοήθεια με αυτό, εδώ είναι μερικές συμβουλές:
Κρατήστε τις παραγράφους σύντομες
Τρεις έως τέσσερις προτάσεις είναι περισσότερο από αρκετές για να φτάσουν στο σημείο γρήγορα και συνοπτικά.
Μειώστε κάθε πρόταση στα βασικά μέρη της
Ένα σαφώς καθορισμένο θέμα, ισχυρό ρήμα και αντικείμενο.
Αποφύγετε την κατάχρηση των δευτερευουσών ρητρών
Γρήγορη ανανέωση γραμματικής: Μια δευτερεύουσα ρήτρα (γνωστή και ως εξαρτημένη ρήτρα) έχει θέμα και ρήμα αλλά δεν μπορεί να σταθεί μόνη της ως πρόταση. Ας πάρουμε λοιπόν αυτή την πρόταση που μπορεί να εμφανιστεί στην προσωπική σας αξιολόγηση:
Ας το επεξεργαστούμε λίγο, να το κάνουμε πιο απλό.
Nix επιλήψεις και επίθετα όσο συχνά είναι δυνατόν
Στην εκτύπωσή σας, σημειώστε με κάθε επίθετο και επίρρημα που βλέπετε και, στη συνέχεια, προσθέστε ξανά εκείνα που νομίζετε ότι είναι απολύτως απαραίτητα. Σε περίπτωση αμφιβολίας, βρείτε ένα ρήμα που λέει ότι είναι καλύτερο.
Εισάγετε γλώσσα με την αρχή
Κατά τη διάρκεια του πρώτου μου έτους του κολλεγίου, πήρα ένα Β σε ένα χαρτί. Αναστατωμένος, ζήτησα από τον καθηγητή μου να εξηγήσει το σύστημα βαθμολόγησης του (προφανώς λανθασμένο). Είπε ότι υποβαθμίστηκα γιατί χρησιμοποίησα επανειλημμένα φράσεις όπως "φαίνεται να είναι" και "φαίνεται". Όταν το κάνετε, είπε, πετάξτε πίσω του. Μην δίνετε την εντύπωση ότι δεν είστε σίγουροι ότι υποστηρίζετε πλήρως το δικό σας επιχείρημα.
Αυτές οι συμβουλές έμειναν μαζί μου και πρέπει να δώσετε προσοχή σε αυτό, ειδικά όταν η σταδιοδρομία σας είναι στο παιχνίδι. Μην αποδυναμώσετε το επιχείρημά σας με ευσεβείς προτάσεις που ξεκινούν με "Πιστεύω", "Κατά τη γνώμη μου" και "Μπορεί να διαφωνείτε, αλλά …" Θα δείτε τη διαφορά που κάνει.
Η αυτο-επεξεργασία είναι μια σκληρή ικανότητα για ανάπτυξη, αλλά είναι αυτή που μπορεί να βοηθήσει μόνο την καριέρα σας. Εξασφαλίζει ότι η γραφή σας βάζει το καλύτερο πόδι σας προς τα εμπρός, ακόμα και όταν είστε γοητευτικός εαυτός δεν είναι εκεί για να κάνει την ομιλία.
