Έχετε βιώσει ποτέ αυτό το συναίσθημα φόβου αργά το απόγευμα, όταν κοιτάξετε το έργο που έχετε ολοκληρώσει μέχρι τώρα και σκεφτείτε: "Γιατί αυτό μου παίρνει πολύ περισσότερο από όσο θα έπρεπε;" Στη συνέχεια, όταν η μέρα είναι πάνω από ένα μία ώρα ή δύο αργότερα, είσαι κακοποιός ότι δεν το ξοδέψατε πιο παραγωγικά. Εχω πάει εκεί. Κάποιες μέρες ένιωθα σαν να εργαζόμουν τόσο σκληρά, αλλά δεν πήγαινα πολύ καλά.
Στη συνέχεια, μια μέρα με χτύπησε: Υπάρχει μεγάλη διαφορά ανάμεσα στο να είσαι απασχολημένος και να είσαι παραγωγικός. Ναι, ναι, όλοι έχουμε ακούσει αυτό πριν. Αλλά σκεφτήκατε πραγματικά ότι μέσα από και σκεφτόμουν εκείνες τις στιγμές που κάθεστε στον υπολογιστή σας όλη την ημέρα, αλλά δεν καταλήγουν με πολλά για να δείξει για αυτό;
Ναί? Ακολουθούν οι πιο συνηθισμένοι λόγοι που σας προκαλούν (ξανά και ξανά):
Πρόβλημα 1: Ορίσατε πολύ πολλές προτεραιότητες
Ποιος δεν απάντησε στο "Πώς είσαι;" με "Απασχολημένος!" Δεν είναι τόσο η έλλειψη προτεραιοτήτων (που συχνά οδηγεί σε αδράνεια), αλλά και πάρα πολλοί από αυτούς. Όταν δίνεις την ίδια έμφαση στην εργασία, την οικογενειακή ζωή, το γεύμα, την άσκηση, την παρέα με φίλους, τον εθελοντισμό, την ενημέρωση των προφίλ των κοινωνικών μέσων, την ανάγνωση τριών εφημερίδων κάθε πρωί - καταλήγεις σε πολλά έργα και τελειώνεις λίγους.
Λύση: Κόψτε τη λίστα σας
Η ίδια η λέξη "προτεραιότητα" σημαίνει ότι έχετε αποφασίσει ότι κάτι είναι σημαντικότερο από οτιδήποτε άλλο. Μετάφραση: Δεν μπορείτε να έχετε 20 "προτεραιότητες". Έχοντας μόλις τρία ή τέσσερα σημαντικά στοιχεία στη λίστα σας, θα σας βοηθήσουν να πετύχετε πολλά περισσότερα. Θα αρχίσετε να βλέπετε ότι η παραγωγικότητα μετράται με βάση την πραγματική δουλειά που κάνετε σε ένα ζευγάρι των έργων και όχι από την επιφανειακή πρόοδο που σημειώνεται σε πολλούς. Αντιμετωπίζετε πρόβλημα με την ταυτοποίηση του τι πρέπει να τοποθετήσετε πρώτα; Αυτό το άρθρο είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης.
Πρόβλημα 2: Προσπαθείτε να προσαρμόσετε σε όλες τις συναντήσεις
Πάντα εκτελείτε καθυστερημένους και μεταβαλλόμενους χρόνους συσκέψεων (ή ακυρώνοντας τους εντελώς!) Την τελευταία στιγμή; Πρόκειται πιθανότατα επειδή είστε υπερβολικά δεσμευτικός και προσπαθείτε να το εξισορροπήσετε πιέζοντας δεσμεύσεις σε ρεαλιστικές χρονοθυρίδες. Ξέρετε τι εννοώ: Κρατήστε τρεις συσκέψεις συσκέψεων "back-to-back", με μόνο πέντε λεπτά μεταξύ καθενός, παρόλο που οι συνομιλίες μπορούν να ξεπεράσουν και πηγαίνετε από το ένα άκρο του γραφείου στο άλλο. Φαίνεται ότι αποκομίζετε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας, αλλά στο τέλος, είστε τόσο απασχολημένοι που είστε απασχολημένοι με το γεγονός ότι σας λείπουν οι πολύτιμες ευκαιρίες για να μετακινήσετε ένα έργο προς τα εμπρός.
Λύση: Πείτε "Όχι" Περισσότερα
Το πρώτο βήμα εδώ είναι να αναγνωρίσουμε ότι το "όχι" δεν είναι το χειρότερο πράγμα που μπορείτε να πείτε. Στην πραγματικότητα, "Ναι, θα είμαι εκεί" που ακολουθείται από "Λυπάμαι, τρέχω 20 λεπτά αργά!" Κάνει πραγματικά μια χειρότερη εντύπωση. Εάν ξοδεύετε ολόκληρη την ημέρα ανακατεύοντας από τη μία συνάντηση στην άλλη, και στη συνέχεια σπαταλάτε χρόνο ζητώντας συγγνώμη και εξήγηση, θα τελειώσετε το απόγευμα εξαντλημένο και αισθάνεστε σαν να μην ολοκληρώσετε ό, τι θέλατε να κάνετε.
Να είστε ειλικρινείς με τον εαυτό σας σχετικά με τις προθεσμίες, τη χρονική δέσμευση που απαιτείται, τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα δεξιοτήτων σας ταιριάζει και τις παρόμοιες λεπτομέρειες για να καθορίσετε τι πρέπει να αφιερώσετε στο χρόνο σας. Θα μάθετε να λέτε ναι στρατηγικά παρά να λέτε ναι σε όλα.
Πρόβλημα 3: Διαρκώς αποστασιοποιείται από το Διαδίκτυο
Πόσο καιρό έχει από τότε που ελέγξατε το email ή το Facebook; Να είστε ειλικρινείς: Είναι αυτές οι τοποθεσίες ανοιχτές σε άλλη καρτέλα αυτή τη στιγμή; Στην πραγματικότητα, ο μέσος άνθρωπος έχει πέντε λογαριασμούς κοινωνικών μέσων και ξοδεύει σχεδόν δύο ώρες σε αυτά τα δίκτυα κάθε μέρα. Λαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι οι περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται οκτώ ώρες, αυτό είναι σχεδόν το ένα τέταρτο της ημέρας σας!
Λύση: Πραγματοποιήστε τον αυτοέλεγχο (ή, πιο ρεαλιστικά εγκαταστήστε τις εφαρμογές στη χρήση Curb)
Ο απόλυτος τρόπος για να προστατεύσετε τον εαυτό σας από τις διαδικτυακές περισπασμούς ασκεί αυτοέλεγχο. Αν η δουλειά σας δεν απαιτεί να είστε συνεχώς προσβάσιμος μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ορίστε μια καθορισμένη ώρα για να τις ελέγξετε, κατά προτίμηση όχι κατά τη διάρκεια των "χρυσών ωρών". Για μένα, αυτό είναι το απόγευμα όταν αρχίζω να νιώθω κουρασμένος από το γράψιμο και να αγωνίζομαι παραμείνει κίνητρο. Τότε περνάω περίπου 30 λεπτά απαντώντας σε μη ουσιώδη μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα οποία αγνοούσα νωρίτερα, βάζοντας τις κοινωνικές ειδήσεις μου και διαβάζοντας μερικές δημοσιεύσεις blog.
Φυσικά, μερικές μέρες θέλω μόνο να καθίσω στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και να ελέγξω το Facebook και να μην κάνω τίποτα άλλο. Σε εκείνο το σημείο, θα χρησιμοποιήσω ένα σύστημα αποκλεισμού το οποίο με εμποδίζει να αποκτήσω πρόσβαση σε συγκεκριμένους ιστότοπους κατά τις καθορισμένες ώρες της ημέρας. Μου αρέσει το plugin του προγράμματος περιήγησης Focus, αλλά υπάρχουν και πολλά άλλα συστήματα αποκλεισμού, δωρεάν και πληρωμένα, που θα κάνουν το τέχνασμα.
Πρόβλημα 4: Είστε πολλαπλών εργασιών
Το άλμα μεταξύ καθηκόντων, κοιτάζοντας σε μακριές λίστες του to-dos, και προσπαθώντας να ολοκληρώσετε πολλαπλά καθήκοντα σε μια στιγμή όλα οδηγούν σε μια πολυάσχολη ζωή. Είναι δύσκολο να κάνεις κάτι όταν προσπαθείς να κάνεις τα πάντα με τη μία. Όταν έχετε τόσα πράγματα που συμβαίνουν γύρω σας, δεν είναι περίεργο ότι αισθάνεστε σαν να πνίγετε.
Λύση: Δοκιμάστε μια άλλη στρατηγική
Παρόλο που χρειάζονται μερικά επιπλέον λεπτά στο μπροστινό μέρος, πλησιάζοντας κάθε εργασία με εστίαση και σαφήνεια θα έχει ως αποτέλεσμα ένα καλύτερο τελικό προϊόν. Κάθε φορά που αισθάνεστε τον πειρασμό να προχωρήσετε σε μια άλλη εργασία, ρωτήστε τον εαυτό σας: Είναι καλή ιδέα να αλλάξετε τρόπους τώρα; Χρειάζεται να κάνω ένα διάλειμμα; Ή είμαι στη ζώνη αυτή τη στιγμή και απλώς αφήνω τον εαυτό μου να αποστασιοποιηθεί από τον συνεχώς αυξανόμενο κατάλογό μου;
Λαμβάνοντας υπόψη αυτό που γνωρίζουμε για την απώλεια χρόνου πολλαπλών εργασιών, είναι πιθανόν καλύτερα να δοκιμάσετε μια μέθοδο παραγωγικότητας όπως η τεχνική Pomodoro ή η μέθοδος δράσης εάν αισθάνεστε ότι πρέπει να πετύχετε πολλά διαφορετικά πράγματα σε λίγες μόνο ώρες.
Πρόβλημα 5: Αναμένετε ότι η παραγωγικότητα θα συμβεί μόνο
Συγνώμη, αλλά δεν είναι τόσο απλό. Το να πηγαίνεις στην εργασία και να είσαι παραγωγικός φαίνεται να είναι ψευδώς αναγνωρισμένο ως συνώνυμα. Οι άνθρωποι υποθέτουν ότι όταν περπατούν μέσα από την πόρτα, θα αισθάνονται μαγικά κίνητρα για να κάνουν τα πράγματα.
Λύση: Βρείτε ένα σύστημα που λειτουργεί για σας
Υπάρχουν περισσότεροι από ένας τρόποι οργάνωσης μιας λίστας υποχρεώσεων. Ακόμη και διαφορετικές εφαρμογές προγραμματισμού έχουν διαφορετικούς σκοπούς (γνωστός και ως όχι, χρησιμοποιώντας απλά Wunderlist για να γράψετε κάθε πράγμα στο μυαλό σας δεν είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να χειριστείτε όλα τα έργα).
Για να διαπιστώσετε εάν λειτουργεί ένα νέο σύστημα, κρατήστε ένα περιοδικό παραγωγικότητας όπου παρακολουθείτε την ώρα της ημέρας που δουλέψατε καλύτερα, τι βοήθησε να κάνετε τα διάφορα σας καθήκοντα και πώς αισθανθήκατε όταν φύγατε από το γραφείο. Με το πέρασμα του χρόνου, μπορείτε να κοιτάξετε πίσω, να βρείτε μοτίβα και να προσδιορίσετε πού χρειάζονται βελτιώσεις. Υπάρχουν τόσα πολλά συστήματα και εφαρμογές εκεί έξω, που πρέπει να είναι ένα για σας. Είτε είναι τόσο βασικό όσο το παίξιμο θορύβου περιβάλλοντος σε ακουστικά αποκλεισμού θορύβου, ή τόσο περίπλοκο όσο πολλαπλά πρόσθετα προγραμμάτων περιήγησης.
Η παραγωγικότητα είναι τόσο καλή όσο η προσπάθεια που είστε διατεθειμένοι να βάλλετε σε αυτήν. Αλλά όπως ο προπονητής καλαθοσφαίρισης John Wood λέει, "Μη σφάλμα την δραστηριότητα για την επίτευξη." Καθώς βάζετε στο έργο για να γίνετε ένα πιο παραγωγικό άτομο, κρατήστε το τελικό στόχο στο μυαλό: Πρέπει να βάζετε το χρόνο και την προσπάθεια να κάνετε όλα συμβουλές και κόλπα που ακούτε να δουλεύουν για εσάς.
