Όταν πρόκειται για προγύμναση εργασίας, σχεδόν κάθε συζήτηση που έχω με έναν πελάτη περιλαμβάνει το θέμα της επικοινωνίας. Τα κίνητρα μπορούν να ποικίλλουν ευρέως: ορισμένοι θέλουν να είναι πιο ισχυροί, άλλοι χρειάζονται βοήθεια για τη διαχείριση των συγκρούσεων και άλλοι δυσκολεύονται να μιλήσουν σε ένα ομαδικό περιβάλλον.
Όπως σκέφτομαι σε όλες τις συνομιλίες που έχω, συνειδητοποιώ ότι τις περισσότερες φορές, δεν μιλάμε για σύνθετες ιδέες. Είναι πραγματικά τα βασικά για την επικοινωνία στο χώρο εργασίας που φαίνεται να ταξιδεύουν οι περισσότεροι άνθρωποι.
Έτσι, αφού μπορούσαμε όλοι να χρησιμοποιήσουμε μια καλή υπενθύμιση, εδώ είναι τα πέντε κορυφαία πράγματα που βοηθάω τους πελάτες μου όταν πρόκειται για επικοινωνία. Προσδιορίστε αυτά που πρέπει να εργαστείτε και αρχίστε να τα μετακινείτε στις ικανότητες συζήτησης που έχετε ορίσει σήμερα.
1. Σταματήστε λέγοντας "Αλλά" και ξεκινήστε να λέτε "Και"
Έχετε ποτέ πιάσει τον εαυτό σας λέγοντας πράγματα όπως, "μου αρέσει αυτή η ιδέα, αλλά πρέπει να το κάνουμε διαφορετικά;"
Μόλις λέτε τη λέξη "αλλά", ο άλλος ξεχάσει αμέσως το κομμάτι που αγαπά την ιδέα. Επειδή το ακύρωσε τελείως με το "αλλά" και όλα όσα ήρθαν μετά από αυτό.
Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε "και:" "Λατρεύω αυτή την ιδέα και νομίζω ότι μια ελαφρώς διαφορετική προσέγγιση θα ήταν πιο αποτελεσματική".
Ακούστε τη διαφορά;
Στο βιβλίο της Bossypants , η Tina Fey καταργεί τους κανόνες του improv. Ένας από αυτούς τους κανόνες είναι να λέτε πάντα "ναι και …". Αυτό δείχνει το σεβασμό για το τι έχει να πει ο συνεργάτης σας (ακόμη και αν δεν συμφωνείτε), σας βοηθά να κρατάτε ανοιχτό το μυαλό σας για τη πράξη και σας προσκαλεί να συμβάλλετε στη συζήτηση με βάση την ιδέα του άλλου προσώπου ή προσθέτοντας τις δικές σας ιδέες. Το ίδιο ισχύει και για την επικοινωνία στην εργασία.
2. Stick με τα πραγματικά περιστατικά
Συχνά, θα ακούσω κάποιον να κάνει μια δήλωση που πιθανότατα δεν έχει ρίζες στην πραγματικότητα, όπως "Είναι έξω για να με πάρει", "Το αφεντικό μου με μισεί", ή "Ξέρω ότι λυπάται που με προσέλαβε".
Πάντα απαντώ με μερικές ερωτήσεις: "Είναι γεγονός; Μήπως σας το έλεγε αυτό, ή καταλήγετε σε ένα συμπέρασμα που βασίζεται σε παρατηρήσεις; "
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι αρκετά δύσκολη. μην προσθέσετε σε αυτό, δημιουργώντας ιστορίες που δεν βασίζονται στην πραγματικότητα. Οι καλές επικοινωνίες παραμένουν ριζωμένες στα γεγονότα.
Θυμηθείτε ότι τα γεγονότα για οποιοδήποτε ζήτημα θα μπορούσαν να είναι αρκετά διαφορετικά από την αντίληψή σας για αυτό. Ίσως ο τρόπος που βλέπετε μια κατάσταση έχει να κάνει με το μοναδικό στυλ εργασίας σας, ή απλώς ότι ο προϊστάμενός σας είναι εντελώς άγχος έξω και να το πάρει σε σας. Ανεξάρτητα από το τι, αν δεν έχετε τα γεγονότα, είναι καλύτερο να αποφύγετε το χρώμα των σχολίων και να εστιάσετε στο να φτάσετε στη ρίζα του θέματος.
3. Αποφύγετε την "Προστασία θέσης"
Όταν οι άνθρωποι αναφέρουν θέματα επικοινωνίας στο χώρο εργασίας, συχνά είναι λιγότερα για την επικοινωνία και περισσότερα για την υπεράσπιση της θέσης τους.
Για παράδειγμα, ας πούμε ότι δύο συναδέλφους, ο Megan και ο Jason, συζητούν ένα έργο. Ο Megan λέει: "Αυτό το έργο είναι συντριπτική για την ομάδα. Χρειαζόμαστε περισσότερη βοήθεια ". Ο Jason λέει:" Θα μπορέσουμε να το χειριστούμε. Ο καθένας απλά θα χρειαστεί να περάσει μερικές επιπλέον ώρες. "
Αντί να έχει ουσιαστικό διάλογο για το τι καθορίζει κάθε μία από τις παρατηρήσεις τους, η Megan απογοητεύεται επειδή ο Jason "δεν την ακούει". Και ο Jason σκέφτεται ότι ο Megan ακούγεται σαν ένα σπασμένο ρεκόρ, πηγαίνοντας για το πόσο συγκλονισμένο είναι.
Αυτό δεν είναι επικοινωνία. Αυτή είναι η υπεράσπιση της θέσης.
Οι μεγάλοι επικοινωνιακοί, από την άλλη πλευρά, θέτουν ερωτήσεις και προσπαθούν να κατανοήσουν όλες τις πλευρές του θέματος - αντί να επαναλαμβάνουν συνεχώς την πλευρά τους από την ιστορία.
Για παράδειγμα, ο Jason μπορεί να πει, "Ποια μέρη του έργου σας είναι συντριπτικά;" ή "Πείτε μου περισσότερα για αυτά που βλέπετε ως εμπόδια".
Και η Megan μπορεί να πει: "Ακούγεται ότι έχουμε τελείως διαφορετικές απόψεις για το έργο. Αναρωτιέμαι αν άλλες ώρες θα λύσουν πραγματικά τα προβλήματα που βλέπω "ή" Πρέπει να αναθεωρήσουμε το πεδίο εφαρμογής του έργου και να βεβαιωθούμε ότι οι πρόσθετες ώρες είναι ρεαλιστικές για τους πόρους που διαθέτουμε; "
Βλέπετε πώς η απλή διερεύνηση των ιδεών των άλλων μπορεί να σας βοηθήσει να ξεπεράσετε την απογοήτευσή σας και να φτάσετε στο υψηλότερο έδαφος;
Στον εικονικό τόμο Οι 7 συνήθειες των άκρως αποτελεσματικών ανθρώπων , ο Stephen Covey ανέλαβαν: «Επιδιώξτε πρώτα να καταλάβετε και στη συνέχεια να καταλάβετε». Θα πρέπει όλοι να είμαστε πρόθυμοι να κατανοήσουμε τον άλλο όσο θέλουμε να κατανοηθεί η δική μας άποψη .
4. Χρησιμοποιήστε Σιωπή ως στρατηγική όπως χρησιμοποιείτε λέξεις
Πολλές συνομιλίες γίνονται αντιπαραγωγικές επειδή οι συμμετέχοντες είναι πολύ απασχολημένοι ανησυχούν για το τι να πουν δίπλα στην αληθινή ακρόαση. Για να διορθωθεί αυτό, προσπαθήστε να εκμεταλλευτείτε στιγμές σιωπής.
Ενώ μπορεί να πιστεύετε ότι η σιωπή είναι αρνητική ή δυσάρεστη, εξυπηρετεί τη συνομιλία επιτρέποντας στους ακροατές χρόνο να επεξεργαστούν όσα ειπώθηκαν και παρέχοντας στους ομιλητές χρόνο να οργανώσουν τις σκέψεις τους πριν να ανταποκριθούν - χωρίς να αισθανθούν βιαστικά.
Έτσι, την επόμενη φορά που θα συμμετάσχετε σε διάλογο και αξίζει την πλήρη προσοχή σας, βρείτε μια ευκαιρία να ασκήσετε σιωπή. Περάστε μερικές επιπλέον στιγμές απορροφώντας όσα ειπώθηκαν και σκεφτείτε σκόπιμα μέσω της απάντησής σας προτού μιλήσετε. Μάθετε να εκτιμούν και να αξιοποιούν αυτές τις στιγμές της σιωπής αντί να τους φοβούνται - ως ένας τρόπος για να οικοδομήσουμε έναν καλύτερο διάλογο.
5. Ενεργοποιήστε ενεργά την άλλη οπτική γωνία
Όταν ένας Αμερικανός φοιτητής επέστρεψε πρόσφατα από μια πρακτική άσκηση με μια μεγάλη ξενοδοχειακή αλυσίδα στο Ηνωμένο Βασίλειο, τον ρώτησα ποιο είναι το πιο δύσκολο κομμάτι.
Απάντησε ότι ήταν έκπληκτος από την τεράστια ποικιλομορφία στο χώρο εργασίας στο Ηνωμένο Βασίλειο. Κάθε άνθρωπος φάνηκε να έχει έρθει από μια διαφορετική χώρα και μίλησε με μια διαφορετική διάλεκτο.
Η μεγαλύτερη πρόκληση, όπως είπε, ήταν η επικοινωνία με τους συναδέλφους του με τρόπο που θα μπορούσαν να τον καταλάβουν πραγματικά. Για να γίνει αυτό, έπρεπε να πάρει μια αίσθηση από πού προήλθαν, πόσο καλά μιλούσαν αγγλικά, και την αποστολή τους. Και τυπικά, αυτό ήταν διαφορετικό για κάθε άτομο.
Τι καλό παράδειγμα επικοινωνίας υψηλής απόδοσης!
Για να ακούσουν πραγματικά οι άνθρωποι - και εσείς να τις ακούσετε - πρέπει να καταλάβετε ότι όλοι φέρνουν φίλτρα, πεποιθήσεις, υποθέσεις, εμπειρίες και πολιτισμικές επιρροές που διαμορφώνουν την άποψή τους. Το πιο δύσκολο κομμάτι; Δεν μπορείτε φυσικά να δείτε κάποια από αυτά τα πράγματα.
Εν ολίγοις, μόνο και μόνο επειδή λέτε κάτι, αυτό δεν σημαίνει ότι σας ακούν άλλοι. Οι μεγάλοι υπεύθυνοι επικοινωνίας χρειάζονται χρόνο για να καταλάβουν από πού προέρχονται οι άλλοι, είτε επηρεάζονται από πολιτιστικούς, επαγγελματικούς ή προσωπικούς παράγοντες. Μόλις κατανοήσετε αυτές τις διαφορές, μπορείτε να επικοινωνήσετε με έναν τρόπο που ενισχύει την ικανότητά σας να ακούτε.
Οι μεγάλες επικοινωνίες μπορεί να γεννηθούν - αλλά (er, και) είναι επίσης φτιαγμένες. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τουλάχιστον μία από αυτές τις στρατηγικές αυτήν την εβδομάδα και δείτε πώς μπορείτε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας σας. Οι συνάδελφοί σας θα παρατηρήσουν και θα βρείτε νέα εμπιστοσύνη και επίπεδο ικανοποίησης στο έργο σας.
