Είμαι εμμονή με το να είμαι τόσο παραγωγικός όσο και ανθρωπιστικώς εφικτός, αν αυτό είναι ο καθορισμός καλύτερων προθεσμιών ή η εξεύρεση του πιο αποτελεσματικού τρόπου να προγραμματίσω τις μέρες μου.
Αλλά τα εισερχόμενά μου ήταν ακόμα τεράστια χρονική στιγμή. Και ο kicker είναι: Στέλνω πολλά ίδια μηνύματα ξανά και ξανά.
Τότε άρχισα να χρησιμοποιώ κονσέρβες απαντήσεων. Αν δεν είστε εξοικειωμένοι με αυτούς, μπορείτε να αποθηκεύσετε μια απάντηση που σχεδιάσατε και στη συνέχεια, αντί να την αναπαράγετε συνεχώς, μπορείτε να κάνετε κλικ και να την εισαγάγετε στο email σας, εξοικονομώντας έτσι χρόνο και προσπάθεια.
Δεν έχει πωληθεί ακόμα; Έχω γράψει πέντε κοινά, εξοικονόμησης χρόνου templates για να σας ξεκινήσω που θα σας πείσει αυτό έχει νόημα. (Αλλά πρώτα, θα πρέπει να εγκατασταθεί.Αν είστε χρήστης του Gmail, θα βρείτε οδηγίες εδώ.Αν είστε χρήστης του Outlook, ονομάζονται "Γρήγορα Μέρη" και μπορείτε να τα δείτε εδώ.)
1. Να απενεργοποιήσετε την απάντηση
Μερικές φορές, μπορείτε να πυροδοτήσετε μια γρήγορη απάντηση. Αλλά άλλες φορές, η απάντησή σας θα απαιτήσει επιπλέον σκέψη ή νίκη. Δεδομένου ότι δεν θέλετε να αγνοήσετε το άτομο εν τω μεταξύ, στείλτε αυτό για να τους ενημερώσετε ότι θα απαντήσετε όταν μπορείτε. Μοιάζει με αυτό:
2. Για να αποκαταστήσετε μια κατάσταση
Ξέρετε ότι ένα από τα πολύ χειρότερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε όταν οι εντάσεις τρέχουν υψηλά είναι να πείτε σε κάποιον πώς αισθάνεστε πάνω από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αντί να το διακινδυνεύσετε όταν τα συναισθήματα είναι δυνατά, χρησιμοποιήστε ένα προ-δημιουργημένο πρότυπο για να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε κατάλληλο τόνο στο χώρο εργασίας. Μοιάζει με αυτό:
3. Να κάνετε κοινή χρήση των Οδηγιών
Εσείς συνεχώς λέγοντας στους ανθρώπους πώς να περιηγηθείτε στον ιστότοπό σας ή να χρησιμοποιήσετε τη βάση δεδομένων σας; Αντί να επαναφέρετε τις οδηγίες ξανά και ξανά, πληκτρολογήστε την μία φορά και δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για τα ελλείποντα βήματα, όταν εσείς τονίζετε ή είστε απασχολημένος (ή αναπαράγοντας την εργασία όλη την εβδομάδα). Μοιάζει με αυτό:
4. Να τοποθετήσετε εργασία χαμηλής προτεραιότητας
Έχετε πάρα πολλά στο πιάτο σας; Κρατήστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο συνοπτικό και ειλικρινές, προσφέροντας εναλλακτικές λύσεις. Δοκιμάστε αυτό:
5. Για να στείλετε ένα συνημμένο
"Επισυνάπτεται επισυνάπτεται …" πρέπει να είναι μία από τις πιο συνηθισμένες απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γεγονός που το καθιστά ιδανικό υποψήφιο για ένα πρότυπο με απαντήσεις σε κονσέρβες. (Απλά βεβαιωθείτε ότι συνδέσατε το αρχείο πριν κάνετε κλικ στο "Αποστολή!"). Δοκιμάστε αυτό:
Η αποθήκευση απαντήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τα εισερχόμενά σας και τον χρόνο σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να τα γράψετε όταν νιώθετε ξεκάθαρα και σκέφτεστε σαφώς και να τους βοηθήσετε για αυτή την αγχωτική, χρονοβόρα ημέρα.
Τέλος, μην ξεχνάτε ότι μόνο επειδή έχουν σωθεί δεν σημαίνει ότι έχουν πέσει. Μη διστάσετε να τις αλλάξετε αν χρειαστεί, γι 'αυτό θα δουλέψουν πραγματικά για να προχωρήσετε.
