Χρησιμοποιώντας τύπους για μορφοποίηση υπό όρους στο Excel

Η προσθήκη μορφοποίησης υπό όρους στο Excel σάς επιτρέπει να εφαρμόσετε διαφορετικές επιλογές μορφοποίησης σε ένα κελί ή μια περιοχή κελιών που πληρούν συγκεκριμένες συνθήκες που έχετε ορίσει. Οι επιλογές μορφοποίησης εφαρμόζονται μόνο όταν τα επιλεγμένα κελιά πληρούν αυτές τις καθορισμένες συνθήκες.

Οι επιλογές μορφοποίησης που μπορούν να εφαρμοστούν περιλαμβάνουν αλλαγές γραμματοσειράς και φόντου, στυλ γραμματοσειράς, σύνορα κελιών και προσθήκη μορφοποίησης αριθμών σε δεδομένα.

Το Excel διέθετε διάφορες ενσωματωμένες επιλογές για συνήθεις συνθήκες χρήσης, όπως εύρεση αριθμών μεγαλύτερων ή μικρότερων από μια συγκεκριμένη τιμή ή εύρεσης αριθμών που είναι πάνω ή κάτω από τη μέση τιμή.

Εκτός από αυτές τις προρυθμισμένες επιλογές, είναι επίσης δυνατό να δημιουργηθούν προσαρμοσμένοι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους χρησιμοποιώντας τύπους Excel για να δοκιμαστούν οι συνθήκες που καθορίζονται από τον χρήστη.

01 από 04

Εφαρμογή πολλαπλών κανόνων στο Excel

Μπορούν να εφαρμοστούν περισσότεροι από ένας κανόνας στα ίδια δεδομένα για να δοκιμαστούν διαφορετικές συνθήκες. Για παράδειγμα, τα δεδομένα του προϋπολογισμού ενδέχεται να έχουν καθορισμένους όρους που εφαρμόζουν τις αλλαγές μορφοποίησης όταν δαπανώνται ορισμένα επίπεδα, όπως το 50%, το 75% και το 100% του συνολικού προϋπολογισμού.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, το Excel καθορίζει πρώτα αν οι διάφοροι κανόνες έρχονται σε σύγκρουση και, αν ναι, το πρόγραμμα ακολουθεί μια προκαθορισμένη σειρά προτεραιότητας για να καθορίσει ποιος κανόνας μορφοποίησης υπό όρους εφαρμόζεται στα δεδομένα.

Εύρεση δεδομένων που υπερβαίνουν το 25% και το 50% αυξάνεται

Στο παρακάτω παράδειγμα, θα εφαρμοστούν δύο προσαρμοσμένοι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους για το εύρος του κύτταρα Β2 προς το B5.

• Ο πρώτος κανόνας ελέγχει αν τα δεδομένα βρίσκονται στο κύτταρα Α2 προς το Α5 είναι μεγαλύτερη από την αντίστοιχη τιμή σε Β2 προς το B5 κατά περισσότερο από 25%.
• Ο δεύτερος κανόνας ελέγχει αν τα ίδια δεδομένα βρίσκονται στο A2: A5 υπερβαίνει την αντίστοιχη τιμή σε Β2: Β5 κατά περισσότερο από 50%.

Όπως μπορεί να φανεί στην παραπάνω εικόνα, αν ισχύει κάποια από τις παραπάνω συνθήκες, το χρώμα φόντου του κυττάρου ή των κυττάρων στην περιοχή Β1: Β4 θα αλλάξει.

• Για δεδομένα όπου η διαφορά είναι μεγαλύτερη από 25%, το χρώμα φόντου κυττάρων θα αλλάξει σε πράσινο χρώμα.
• Αν η διαφορά είναι μεγαλύτερη από 50%, το χρώμα φόντου κυττάρων θα αλλάξει σε κόκκινο χρώμα.

Οι κανόνες που χρησιμοποιούνται για την εκτέλεση αυτής της εργασίας θα εισαχθούν χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους Νέος κανόνας μορφοποίησης κουτί διαλόγου. Ξεκινήστε εισάγοντας τα δεδομένα δείγματος στα κελιά A1 έως C5 όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα

Στο τρίτο βήμα του σεμιναρίου θα προσθέσει τύπους στα κελιά C2: C4 που δείχνουν την ακριβή ποσοστιαία διαφορά μεταξύ των τιμών των κυττάρων A2: A5 και Β2: Β5 προκειμένου να ελέγξει την ακρίβεια των κανόνων μορφοποίησης υπό όρους.

02 από 04

Ορισμός κανόνων υπό όρους διαμόρφωσης

Όπως αναφέρθηκε, οι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους που ελέγχουν για τις δύο συνθήκες θα εισαχθούν χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους Νέος κανόνας μορφοποίησης κουτί διαλόγου. Ας αρχίσουμε με τη ρύθμιση της προσαρμοσμένης μορφοποίησης υπό όρους:

Υποχρεωτική μορφοποίηση για να βρείτε μεγαλύτερη από 25% αύξηση

= (Α2-Β2) / Α2> 25%

1. Αποκορύφωμα κύτταρα Β2 προς το B5 στο φύλλο εργασίας.
2. Κάνε κλικ στο Αρχική καρτέλα απο ταινία.
3. Κάνε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους εικονίδιο στο ταινία για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.
4. Επιλέγω Νέος κανόνας για να ανοίξετε το Νέος κανόνας μορφοποίησης κουτί διαλόγου.
5. Από το Στυλ: , επιλέξτε το Κλασσικός επιλογή.
6. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην τελευταία επιλογήΧρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν.
7. Πληκτρολογήστε το τύπος που παρέχονται παραπάνω στον διαθέσιμο χώρο.
8. Κάνε κλικ στο Μορφοποίηση με: αναπτυσσόμενο μενού και στη συνέχεια επιλέξτε το Φωτεινό κόκκινο συμπληρώστε με σκούρο κόκκινο κείμενο επιλογή.
9. Κάντε κλικ Εντάξει για να κλείσετε τα παράθυρα διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας.
10. Σε αυτό το σημείο, το χρώμα φόντου του κύτταρα Β3 και B5 θα πρέπει να είναι πράσινο.

Υποχρεωτική μορφοποίηση για να βρείτε μεγαλύτερη από 50% αύξηση

= (Α2-Β2) / Α2> 50%

Αποκορύφωμα κύτταρα Β2 προς το B5 στο φύλλο εργασίας.

1. Κάνε κλικ στο Αρχική καρτέλα απο ταινία.
2. Κάνε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους εικονίδιο στο ταινία για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.
3. Επιλέγω Νέος κανόνας για να ανοίξετε το Νέος κανόνας μορφοποίησης κουτί διαλόγου.
4. Από το Στυλ: , επιλέξτε το Κλασσικός επιλογή.
5. Στο δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην τελευταία επιλογήΧρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν.
6. Πληκτρολογήστε το τύπος που παρέχονται παραπάνω στον διαθέσιμο χώρο.
7. Κάνε κλικ στο Μορφοποίηση με: αναπτυσσόμενο μενού και στη συνέχεια επιλέξτε το Φωτεινό πράσινο συμπληρώστε με σκούρο πράσινο κείμενο επιλογή.
8. Κάντε κλικ Εντάξει για να κλείσετε τα παράθυρα διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας.

Το χρώμα φόντου του κυττάρου Β3 θα πρέπει να εξακολουθεί να είναι πράσινο υποδεικνύοντας ότι η εκατοστιαία διαφορά μεταξύ των αριθμών σε κύτταρα Α3 και B3 είναι μεγαλύτερη από 25 τοις εκατό αλλά μικρότερη ή ίση με 50 τοις εκατό. Το χρώμα φόντου του κυττάρου Β5 θα πρέπει να αλλάξει σε κόκκινο που υποδεικνύει ότι η εκατοστιαία διαφορά μεταξύ των αριθμών σε κυττάρων Α5 και B5 είναι μεγαλύτερο από 50 τοις εκατό.

03 του 04

Έλεγχος των Κανόνων Διαμόρφωσης υπό όρους

Για να ελέγξετε αν οι σωστοί κανόνες μορφοποίησης υπό όρους είναι σωστοί, μπορούμε να εισαγάγουμε τύπους σε κελιά C2: C5 που θα υπολογίσει την ακριβή εκατοστιαία διαφορά μεταξύ των αριθμών στις περιοχές A2: A5 και Β2: Β5.

= (Α2-Β2) / Α2

1. Κάντε κλικ στο κυττάρου C2 για να γίνει το ενεργό κύτταρο.
2. Πληκτρολογήστε τον παραπάνω τύπο και πατήστε το Εισαγω στο πληκτρολόγιο.
3. Η απάντηση 10% θα πρέπει να εμφανίζεται στο κυττάρου C2, υποδεικνύοντας ότι ο αριθμός στο κύτταρο Α2 είναι 10% μεγαλύτερο από τον αριθμό σε κύτταρο Β2.
4. Ίσως χρειαστεί να αλλάξετε τη μορφοποίηση κυττάρου C2 για να εμφανιστεί η απάντηση ως ποσοστό.
5. Χρησιμοποιήστε το γεμίστε τη λαβή για να αντιγράψετε τον τύπο από κυττάρου C2 προς το κύτταρα C3 προς το C5.
6. Οι απαντήσεις για κύτταρα C3 προς το C5 θα πρέπει να είναι 30%, 25% και 60%.

Οι απαντήσεις σε αυτά τα κελιά δείχνουν ότι οι κανόνες σχηματισμού υπό όρους που δημιουργήθηκαν είναι σωστοί από τη διαφορά μεταξύ κύτταρα Α3 και B3 είναι μεγαλύτερη από 25 τοις εκατό και η διαφορά μεταξύ κυττάρων Α5 και B5 είναι μεγαλύτερο από 50 τοις εκατό.

Το κύτταρο Β4 δεν άλλαξε χρώμα επειδή η διαφορά μεταξύ κύτταρα Α4 και Β4 ισούται με 25 τοις εκατό και ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους ορίζει ότι απαιτείται ποσοστό μεγαλύτερο από 25 τοις εκατό για να αλλάξει το χρώμα του φόντου σε πράσινο.

04 του 04

Σειρά προτεραιότητας για τη μορφοποίηση υπό όρους

Όταν εφαρμόζονται πολλαπλοί κανόνες στο ίδιο εύρος δεδομένων, το Excel καθορίζει πρώτα εάν οι κανόνες έρχονται σε σύγκρουση. Οι κανόνες σύγκρουσης είναι εκείνοι όπου οι επιλεγμένες επιλογές μορφοποίησης για κάθε κανόνα δεν μπορούν να εφαρμοστούν και στα δύο ίδια δεδομένα.

Στο παράδειγμα που χρησιμοποιείται σε αυτό το σεμινάριο, η σύγκρουση κανόνων, καθώς και οι δύο κανόνες χρησιμοποιούν την ίδια επιλογή μορφοποίησης - αυτή της αλλαγής του χρώματος κελιού φόντου.

Στην περίπτωση που ο δεύτερος κανόνας είναι αληθής (η διαφορά στην τιμή είναι μεγαλύτερη από 50 τοις εκατό μεταξύ δύο κυψελών) τότε ο πρώτος κανόνας (η διαφορά στην τιμή είναι μεγαλύτερη από 25 τοις εκατό) είναι επίσης αληθής.

Τάγμα Προτεραιότητας του Excel

Δεδομένου ότι ένα κελί δεν μπορεί να έχει και ένα κόκκινο και πράσινο φόντο συγχρόνως, το Excel πρέπει να γνωρίζει ποιο κανόνα εξαρτάται από τη μορφοποίηση που πρέπει να εφαρμόζει.

Ο κανόνας που εφαρμόζεται εφαρμόζεται από την σειρά προτεραιότητας του Excel, η οποία δηλώνει ότι ο κανόνας που είναι υψηλότερος στη λίστα στο παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής Κανόνων Διαμόρφωσης υπό όρους έχει προτεραιότητα.

Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, ο δεύτερος κανόνας που χρησιμοποιείται σε αυτό το σεμινάριο είναι υψηλότερος στη λίστα και συνεπώς έχει προτεραιότητα έναντι του πρώτου κανόνα. Ως αποτέλεσμα, το χρώμα φόντου του κελιού B5 αλλάζει σε κόκκινο χρώμα.

Από προεπιλογή, νέοι κανόνες προστίθενται στην κορυφή της λίστας και επομένως έχουν υψηλότερη προτεραιότητα. Για να αλλάξετε τη σειρά προτεραιότητας χρησιμοποιήστε το Πάνω και κάτω κουμπιά βέλους στο παράθυρο διαλόγου όπως προσδιορίζεται στην παραπάνω εικόνα.

Εφαρμογή μη-αντιφατικών κανόνων

Εάν δύο ή περισσότεροι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους δεν έρχονται σε σύγκρουση και οι δύο εφαρμόζονται όταν η συνθήκη που κάθε κανόνας ελέγχει γίνεται πραγματικότητα.

Εάν ο πρώτος κανόνας μορφοποίησης υπό όρους στο παράδειγμά μας μορφοποίησε το εύρος των κελιών Β2: Β5 με ένα πράσινο περίγραμμα αντί για ένα πράσινο χρώμα φόντου, οι δύο κανόνες μορφοποίησης υπό όρους δεν θα έρχονται σε σύγκρουση, καθώς και οι δύο μορφές μπορούν να εφαρμοστούν χωρίς να παρεμβάλλονται στο άλλο.

Σαν άποτέλεσμα, κυττάρου Β5 θα έχει τόσο πράσινο περίγραμμα όσο και χρώμα κόκκινου φόντου, καθώς η διαφορά μεταξύ των αριθμών σε κυττάρων Α5 και B5 είναι μεγαλύτερο από 25 και 50 τοις εκατό.

Υποχρεωτική μορφοποίηση έναντι κανονικής μορφοποίησης

Σε περίπτωση διενέξεων μεταξύ των κανόνων μορφοποίησης υπό όρους και των επιλογών μορφοποίησης που εφαρμόζονται χειροκίνητα, ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους έχει πάντα προτεραιότητα και θα εφαρμοστεί αντί για τυχόν επιλογές μορφοποίησης που έχουν προστεθεί με μη αυτόματο τρόπο.

Αν αρχικά εφαρμοζόταν ένα κίτρινο χρώμα φόντου κύτταρα Β2 προς το B5 στο παράδειγμα, μόλις προστεθούν οι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους, μόνο κύτταρα Β2 και Β4 θα παραμείνει κίτρινο. Επειδή οι κανόνες εισαγωγής υπό όρους που έχουν εισαχθεί ισχύουν για τα κελιά B3 και B5, τα χρώματα φόντου τους θα αλλάζονταν από κίτρινο σε πράσινο και κόκκινο αντίστοιχα.