Ακόμα κι αν δεν είστε σε θέση που απαιτεί βαριά αριθμητική κρούστα, πιθανότατα θα έπρεπε να χρησιμοποιήσετε το Excel τουλάχιστον μία ή δύο φορές στην καριέρα σας. Είναι ένα από εκείνα τα προγράμματα που έχουν τόσες διαφορετικές χρήσεις σε διάφορες βιομηχανίες.
Για παράδειγμα, σε μία από τις παλιές μου δουλειές δεν χρησιμοποιήσαμε το Excel για την παραδοσιακή χρήση του υπολογισμού των οικονομικών στοιχείων ή της δημιουργίας γραφημάτων. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήσαμε μια σειρά υπολογιστικών φύλλων για την παρακολούθηση των στοιχείων επικοινωνίας των εργαζομένων, καθώς και των ημερομηνιών λήξης των εργασιών και των επερχόμενων έργων στον ορίζοντα. Και ενώ είναι σίγουρα ένα χρήσιμο εργαλείο, έχει κάποιους περιορισμούς - κάτι που με φέρνει στο νέο αγαπημένο μου υποκατάστατο: Τα φύλλα Google.
Όταν ξεκίνησα να το χρησιμοποιώ για πρώτη φορά, κλώψα τον εαυτό μου για να μην κάνω τον διακόπτη νωρίτερα. Είναι απλοποιημένο, απλό και φιλικό προς το κινητό. Αν και δεν είναι τέλεια αντικατάσταση για το Excel, υπάρχουν αρκετές καταστάσεις στις οποίες είναι αναμφίβολα η καλύτερη επιλογή.
Εδώ προτείνουμε να φτιάξετε το υπολογιστικό φύλλο της επιλογής σας:
1. Συνεργάζεστε
Στην προηγούμενη θέση μου, συχνά φώναζα πέρα και πέρα μέσα από τους θαλάμους με τους συναδέλφους μου για να καταλάβω ποιος άφησε το αρχείο Excel που εργαζόμουν για να ανοίξει στον υπολογιστή του. Παρόλο που όλοι είχαμε πρόσβαση στο υπολογιστικό φύλλο, έμενε να λέμε ότι δεν είχαμε πάντα πρόσβαση στην πιο πρόσφατη έκδοση, αφού μόνο ένα άτομο θα μπορούσε να το ενημερώσει κάθε φορά. Προσπαθώντας να ταξινομήσετε μέσω πολλαπλών αποθηκευμένων επαναλήψεων ήταν μια τεράστια ταλαιπωρία - να το θέσω ήπια.
Έτσι, αν δεν είστε ένας τεράστιος ανεμιστήρας για την αποστολή αρχείων εμπρός και πίσω ή για την αποθήκευση νέων εκδόσεων του ίδιου υπολογιστικού φύλλου αρκετές φορές την ημέρα, η Google είναι ο τρόπος να πάει. Είναι βασισμένο σε σύννεφο, που σημαίνει ότι πολλά άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση και να χρησιμοποιήσουν ταυτόχρονα το αρχείο - όλες οι αλλαγές θα αντικατοπτρίζονται σε πραγματικό χρόνο.
Υπάρχει επίσης μια επιλογή για να αφήσετε σχόλια, οπότε εάν έχετε μια ερώτηση σχετικά με το γιατί ένας από τους συνεργάτες σας άλλαξε έναν αριθμό ή πρόσθεσε μια στήλη (ή οτιδήποτε πραγματικά), μπορείτε να προσθέσετε μια γρήγορη σημείωση. Επιπλέον, υπάρχει επίσης ένας τρόπος να δείτε το ιστορικό αναθεωρήσεων, σε περίπτωση που θέλετε να επανέλθετε σε προηγούμενη έκδοση. Η λειτουργικότητά της καθιστά την επικοινωνία ένα αεράκι.
2. Βγάζετε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο
Αυτό είναι ένα από τα πιο cool χαρακτηριστικά που μόλις ανακαλύψα πρόσφατα: Επειδή το πρόγραμμα είναι εγγενώς συνδεδεμένο με το Google, μπορείτε να εισάγετε φόρμουλες για πληροφορίες αποθεμάτων, ροές RSS ή ακόμη και να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα μετάφρασης της Google.
Αυτό σημαίνει ότι το φύλλο σας μπορεί να τραβήξει αυτόματα δεδομένα που έχετε συλλέξει και συντάξει με μη αυτόματο τρόπο πριν. Συνειδητοποιώ ότι αυτή είναι μια εξειδικευμένη χρήση, αλλά ας πούμε ότι θέλετε να κρατήσετε το βλέμμα σας σε μερικά αποθέματα. το μόνο που θα πρέπει να κάνετε είναι να εισαγάγετε τον τύπο και το όνομα του τιμοκαταλόγου μετοχών και voila: Δημιουργήσατε το προσωπικό σας tracker που ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο (εφ 'όσον είστε συνδεδεμένοι στον ιστό).
3. Πρέπει να ενημερώνετε συχνά
Ένα από τα πρώτα πράγματα που χρησιμοποίησα το Google Sheets για (σε προσωπική βάση) ήταν να παρακολουθώ τη διδασκαλία της γιόγκα μου. Ήθελα να καταγράψω τη θέση, το στούντιο, τις ώρες και τον αριθμό των μαθητών για μελλοντικούς φορολογικούς λόγους, καθώς και τη συσσώρευση διδακτικών ωρών. Τα φύλλα έκαναν την πιο λογική για μένα, εξαιτίας της δωρεάν λειτουργίας των εφαρμογών για κινητά καθώς και της απλής μορφής.
Ενώ χρησιμοποιείτε ένα τηλέφωνο για πολύπλοκες φόρμουλες, πιθανώς δεν είναι ιδανικό, ήταν ιδανικό για γρήγορες και συχνές ενημερώσεις ενώ ήμουν εν κινήσει.
Εάν τραβήξετε έξω έναν υπολογιστή για να προσθέσετε ένα μικρό κομμάτι δεδομένων ακούγεται σαν αγγαρεία, θα βρείτε Φύλλα χρήσιμα για την ευκολία του και άμεσο συγχρονισμό. Μόλις προσθέσετε τις πληροφορίες, ενημερώνεται παντού, όχι μόνο στο τηλέφωνό σας.
Αυτό θα μπορούσε να είναι χρήσιμο εάν διατηρήσετε μια συνεχή λίστα ανθρώπων που συναντάτε σε εκδηλώσεις δικτύωσης ή δείπνα πελατών. το φύλλο σας θα μπορούσε να έχει όνομα, ημερομηνία, χώρο και οποιεσδήποτε πληροφορίες θα θέλατε να έχετε υπόψη σας για τα επακόλουθα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ή, θα μπορούσατε να το χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τα έξοδα και τα μίλια ταξιδιού για επαγγελματικά ταξίδια.
Οι επιλογές για το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα εν κινήσει είναι άπειρες. αντίθετα με τις περισσότερες εφαρμογές (όπως αυτές που αφορούν τον προϋπολογισμό, τη δημιουργία λιστών κ.ο.κ.), μπορείτε να δημιουργήσετε όσες στήλες και σειρές χρειάζεστε.
4. Έχετε προϋπολογισμό
Θα κρατήσω αυτό το μικρό και γλυκό: Τα φύλλα είναι ελεύθερα. Το Excel δεν είναι.
Αν η εταιρεία σας πληρώνει και προτιμά το Excel, προφανώς, θα θελήσετε να την αναβάλλετε (εκτός αν είστε σε θέση να προβείτε σε σαφή επιχειρηματολογία για τη μετάβαση). Αλλά, αν αυτό δεν συμβαίνει, η επιλογή φαίνεται τόσο ξεκάθαρη.
Για τον κακό χρήστη του Excel, είμαι βέβαιος ότι έχετε πολλούς λόγους για τους οποίους παραμένετε στο πρόγραμμά σας - και έχει νόημα να το ακολουθήσετε, ειδικά αν βρίσκεστε σε θέση οικονομικών ή αναλυτών δεδομένων και χρησιμοποιείτε χιλιάδες στοιχεία αξίας δεδομένα που δεν μπορούν να χειριστούν τα φύλλα.
Αλλά για κάποιους από εμάς, δεν έχει νόημα να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα που βασίζεται σε επιτραπέζιο υπολογιστή σε ένα περιβάλλον που είναι όλο και πιο συνεργατικό. Μπορεί να κάνει τη δουλειά σας λίγο πιο εύκολη - και ποιος δεν το θέλει;
