Πώς να συνδέσετε τα φύλλα του Excel με τα έγγραφα του Word και να το έχετε πάντα ενημερωμένο

Όταν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια αναφορά γεμάτη με δεδομένα και πληροφορίες, κάντε τα δεδομένα σας πιο ισχυρά προβάλλοντάς τα σε ένα μορφοποιημένο έγγραφο του Microsoft Word. Υπάρχουν δύο μέθοδοι για να γίνει αυτό. Δημιουργήστε έναν σύνδεσμο προς ένα φύλλο εργασίας του Excel ή ενσωματώστε το φύλλο εργασίας του Excel στο έγγραφο του Word.

Σημείωση: Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 και Excel 2010.

Πώς να συνδέσετε το Excel με το Word στο Excel 2019, 2016 και 2013

Η σύνδεση ενός αρχείου του Excel σε ένα έγγραφο του Word είναι ο καλύτερος τρόπος για την εισαγωγή δεδομένων. Εξασφαλίζει ότι το έγγραφο του Word ενημερώνεται κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδομένα στο αρχείο του Excel.

Αυτό λειτουργεί ως μια ροή σύνδεσης μονής κατεύθυνσης που φέρνει τα ενημερωμένα δεδομένα του Excel στο συνδεδεμένο έγγραφο του Word. Η σύνδεση ενός φύλλου εργασίας του Excel διατηρεί επίσης το αρχείο του Word μικρό επειδή τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται στο έγγραφο του Word.

Η σύνδεση σε ένα φύλλο εργασίας του Excel στο έγγραφο του Word έχει μερικούς περιορισμούς:

• Εάν το αρχείο Excel μετακινηθεί, πρέπει να αποκατασταθεί η σύνδεση με το έγγραφο του Word.
• Αν σκοπεύετε να μεταφέρετε το αρχείο Word ή να το χρησιμοποιήσετε σε άλλο υπολογιστή, το αρχείο Excel πρέπει να μεταφερθεί μαζί με αυτό.
• Η επεξεργασία δεδομένων πρέπει να γίνει στο φύλλο εργασίας του Excel. Αυτό δεν είναι πρόβλημα αν δεν απαιτήσετε διαφορετικές μορφές υπολογιστικών φύλλων στο έγγραφο του Word.

Για να εισαγάγετε οποιοδήποτε μέρος ενός φύλλου εργασίας του Excel, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε το έγγραφο του Word όπου θα εμφανιστεί το υπολογιστικό φύλλο.

2. Ανοίξτε το φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να συνδέσετε στο έγγραφο του Word.

3. Στο Excel, επιλέξτε και αντιγράψτε το φάσμα των κελιών που θέλετε να συμπεριλάβετε. Αν σκοπεύετε να εισαγάγετε περισσότερες στήλες ή σειρές στο φύλλο εργασίας, επιλέξτε ολόκληρο το φύλλο εργασίας.

   Για να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας, επιλέξτε το πλαίσιο που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία στη συμβολή των αριθμών γραμμών και των γραμμάτων στήλης.

4. Στο έγγραφο του Word, τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να εισαγάγετε τον συνδεδεμένο πίνακα.

5. Στο μενού Επεξεργασία, επιλέξτεΣύνδεση και χρήση στυλ προορισμού ή Σύνδεση & διατήρηση μορφοποίησης πηγής. Τα Στυλ προορισμού χρησιμοποιούν την προεπιλεγμένη μορφοποίηση πίνακα Word, η οποία συνήθως έχει ως αποτέλεσμα έναν πίνακα με καλύτερη εμφάνιση. Η διατήρηση της μορφοποίησης πηγής χρησιμοποιεί τη μορφοποίηση από το βιβλίο εργασίας του Excel.

Τα δεδομένα του Excel επικολλώνται απευθείας στο έγγραφο του Word όπου έχει τοποθετηθεί ο δρομέας. Εάν γίνουν αλλαγές στο αρχείο προέλευσης Excel, το έγγραφο του Word ενημερώνεται αυτόματα με αυτές τις αλλαγές.

Ενσωματώστε ένα αντικείμενο υπολογιστικού φύλλου Excel

Η διαδικασία της ενσωμάτωσης ενός φύλλου εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word είναι ουσιαστικά η ίδια με τη σύνδεση με ένα φύλλο εργασίας του Excel. Χρειάζεται μερικά επιπλέον κλικ, αλλά φέρνει όλα τα δεδομένα από το φύλλο εργασίας στο έγγραφό σας, όχι μόνο το επιλεγμένο εύρος.

Υπάρχουν δύο τρόποι για την ενσωμάτωση ενός φύλλου Excel στο Word. Το πρώτο είναι να ενσωματώσετε το φύλλο εργασίας ως αντικείμενο. Το δεύτερο είναι να εισαγάγετε έναν πίνακα.

Όταν ενσωματώνετε ένα φύλλο εργασίας, το Word χρησιμοποιεί τη μορφοποίηση από το φύλλο εργασίας του Excel. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας φαίνονται όπως θέλετε να εμφανίζονται στο έγγραφο του Word.

Για να ενσωματώσετε ένα φύλλο εργασίας του Excel ως αντικείμενο:

1. Ανοίξτε το έγγραφο του Word.

2. Επιλέγω Εισάγετε > Αντικείμενο > Αντικείμενο.

3. Επίλεξε το Δημιουργία από το αρχείο αυτί.

4. Επιλέγω Ξεφυλλίζω και βρείτε το φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να ενσωματώσετε.

5. Επιλέγω Εισάγετε και επιλέξτε ΕΝΤΑΞΕΙ.

Το φύλλο εργασίας του Excel ενσωματώνεται τώρα στο έγγραφο του Word.

Ενσωματώστε έναν πίνακα υπολογιστικών φύλλων Excel

Μια εναλλακτική λύση σε αυτό είναι να εισαγάγετε το φύλλο εργασίας του Excel ως πίνακα. Αυτό εισάγει το φύλλο εργασίας με τον ίδιο τρόπο όπως εάν ενσωματώθηκε ως αντικείμενο. Η διαφορά είναι ότι ανοίγει ένα κενό φύλλο εργασίας του Excel για να το συμπληρώσετε.

Επιλέξτε αυτή τη μέθοδο αν δεν έχετε δημιουργήσει ακόμα το αρχείο Excel.

Για να εισαγάγετε το φύλλο εργασίας του Excel ως πίνακα στον Word 2010:

1. Ανοίξτε ένα έγγραφο του Word.

2. Τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να εισαγάγετε το φύλλο εργασίας του Excel.

3. Επιλέγω Εισάγετε > Τραπέζι.

4. Επιλέγω Excel Spreadsheet στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Αυτό ανοίγει ένα κενό φύλλο εργασίας του Excel που μπορείτε να συμπληρώσετε με τα δεδομένα σας. Μπορείτε είτε να εισάγετε νέα δεδομένα είτε να επικολλήσετε δεδομένα από άλλο υπολογιστικό φύλλο.

Γιατί όχι μόνο να εισαγάγετε έναν κανονικό πίνακα Word και να το συμπληρώσετε; Όταν εισάγετε και συμπληρώσετε ένα νέο φύλλο εργασίας του Excel, έχετε ένα αρχείο Excel που μπορεί να ενημερωθεί οποιαδήποτε στιγμή θέλετε. Τα δεδομένα στον πίνακα Word ενημερώνονται αυτόματα για να ταιριάζουν με τα δεδομένα στο αρχείο Excel.

Εισαγάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel στο Word 2010

Το Word 2010 δεν έχει την ίδια ιδιότητα επικόλλησης με τις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Excel. Ωστόσο, τα βιβλία εργασίας του Excel μπορούν να συνδεθούν με το Word χρησιμοποιώντας τις μεθόδους Object ή Insert Table, αλλά τα μενού φαίνονται και συμπεριφέρονται λίγο διαφορετικά.

Για να εισαγάγετε ένα αντικείμενο φύλλου εργασίας του Excel στο Word 2010:

1. Επιλέγω Εισάγετε.

2. Επιλέγω Αντικείμενο.

3. Επίλεξε το Δημιουργία από το αρχείο αυτί.

4. Επιλέγω Ξεφυλλίζω και εντοπίστε το αποθηκευμένο υπολογιστικό φύλλο του Excel.

5. Επιλέγω Εισάγετε και επιλέξτε ΕΝΤΑΞΕΙ.

Το φύλλο εργασίας του Excel είναι τώρα ενσωματωμένο στο έγγραφο του Word και το φύλλο εργασίας ενημερώνεται αυτόματα στο Word κάθε φορά που ενημερώνονται τα δεδομένα στο Excel.

Εισαγάγετε έναν πίνακα Excel στο Word 2010

Για να εισαγάγετε έναν πίνακα από ένα φύλλο εργασίας του Excel:

1. Επιλέγω Εισάγετε.

2. Επιλέγω Τραπέζι.

3. Επιλέγω Excel Spreadsheet από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Αυτό ενσωματώνει το φύλλο εργασίας απευθείας στο έγγραφο του Word. Αυτό δεν είναι ένα εξωτερικό αρχείο υπολογιστικού φύλλου. Αντίθετα, είναι ένα φύλλο εργασίας του Excel ενσωματωμένο απευθείας στο έγγραφο του Word.

Το όφελος από τη χρήση αυτής της προσέγγισης στο Word 2010 είναι ότι το φύλλο εργασίας μπορεί να επεξεργαστεί με τον ίδιο τρόπο που επεξεργάζεται το Excel.Θα αποφύγετε την κάπως αδέξια μέθοδο επεξεργασίας δεδομένων σε έναν κανονικό πίνακα Word.