Είστε ευσυνείδητοι όταν πρόκειται για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στην πραγματικότητα, προσπαθείτε πάντα να απαντήσετε μέσα σε 24 ώρες. Ξύστε αυτό μέσα σε στιγμές ενός εισερχόμενου μηνύματος.
Και συχνότερα όχι, αυτό είναι υπέροχο. Αλλά μερικές φορές, η αποστολή του πρώτου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έρχεται στο μυαλό θα μπορούσε να προκαλέσει μεγάλη απώλεια χρόνου. Ακολουθούν μερικές ενδείξεις ότι πρέπει να απομακρυνθείτε από τον υπολογιστή και να επιστρέψετε στο μήνυμα αργότερα.
1. Η απάντησή σας είναι πολύ μεγάλη
Δυστυχώς, δεν είναι δυνατό να πείτε διπλωματικά κάποιον που νομίζετε ότι είναι ηλίθιος. Έτσι, αν συνθέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χορεύει έξοχα γύρω από το γεγονός ότι περιφρονείτε τις σκέψεις των συναδέλφων σας, μπορώ να σας υποσχεθώ ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταφράζεται κατά προσέγγιση σε: "Εδώ είναι μερικές χνουδωτές προτάσεις. PS Νομίζω ότι η ιδέα σας χάλια. "
Αν μπορούσατε να γράψετε αυτό που σκέφτεστε σε μια πρόταση (π.χ. "Ποτέ δεν θα έκανα αυτή την προσέγγιση") και το email σας εξακολουθεί να έχει τρία παραγράφους, έχετε πρόβλημα. Μπορεί να πιστεύετε ότι είναι σκόπιμο να αφιερώσετε ένα τμήμα για το πώς καταλαβαίνετε γιατί το άλλο πρόσωπο μπορεί να συγχέεται και ένα άλλο για το πώς ξέρετε τι μιλάτε και ένα τρίτο για το πώς το σχέδιό σας είναι καλύτερο. Ωστόσο, είναι πραγματικά ακριβώς περισσότερες γραμμές που το άλλο πρόσωπο μπορεί να ανακατεύει εσφαλμένα (ή, δείτε δεξιά μέσα).
Αντ 'αυτού, προσπαθήστε να είστε όσο το δυνατόν συντομότεροι. Εάν διαφωνείτε με κάποιον, ένα σύντομο μήνυμα "Δεν είμαι σίγουρος ότι είμαστε στην ίδια σελίδα" ή "είχα διαφορετική ανάγνωση σε αυτό" είναι στην πραγματικότητα πολύ καλύτερο και πιο αποτελεσματικό.
2. Η απάντησή σας ξεχειλίζει με στίξη
Εκτός αν λέτε σε κάποιον ότι κάτι είναι το καλύτερο νέο που έχετε ακούσει ποτέ - και είναι πραγματικά - θα πρέπει να είστε προσεκτικοί για ένα email γεμάτο έμφαση. Αν κάθε άλλη λέξη είναι τολμηρή ή πλάγια ή σε όλα τα καπάκια, και η στίξη είναι σε τρία αντίγραφα. το άλλο πρόσωπο πρόκειται να υποθέσει ότι το νόημά σας είναι ακραίο. (Σε μια προηγούμενη δουλειά, είχα έναν πελάτη που έγραψε όλα τα μηνύματά του, ακόμη και τα κοσμικά, σε όλα τα ανώτατα όρια. Το προσωπικό έλεγε με αγάπη την αλληλογραφία του ως σημειώσεις λύτρας.)
Αλλά δεν είναι όλα διασκέδαση και παιχνίδια. Εάν τα συναισθήματά σας δεν είναι θετικά, το άλλο άτομο θα μπορούσε εύκολα να σκεφτεί ότι προσπαθείτε να μεταφέρετε τον θυμό - σε αντίθεση με την απλή σύγχυση. Για παράδειγμα, "Δεν είμαι σίγουρος τι σημαίνει αυτό ;; !!!!" φαίνεται εντελώς εχθρικό. Ευτυχώς, η λύση εδώ είναι πολύ εύκολη. Περιορίζοντας τον εαυτό σας σε ένα σημείο στίξης και χωρίς πλάγιους χαρακτήρες ("Δεν είμαι σίγουρος τι σημαίνει αυτό") εξακολουθεί να εκφράζεται ότι δεν είστε σαφής για κάτι, αλλά με πολύ πιο μετρημένο τρόπο.
3. Η απάντησή σας είναι ασαφής (ακόμη και σε εσάς)
Καταμετράτε τα λεπτά μέχρι να τελειώσει η εργάσιμη ημέρα. Ή είστε κατακλυσμένος με την εργασία και απλώς προσπαθείτε να κρατήσετε το κεφάλι σας πάνω από το νερό. Όποιο και αν είναι ο λόγος, είστε αδιάφοροι και έχετε διαβάσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνθέτετε έξι φορές.
Και σίγουρα, θα μπορούσατε να το ελέγξετε για έβδομη φορά και στη συνέχεια να χτυπήσετε στείλετε. Αλλά αν εξακολουθείτε να αναρωτιέστε αν αυτή η γραμμή έχει νόημα, είναι ένα σημάδι ότι όχι, μάλλον δεν το κάνει.
Αν μπορείτε να επιστρέψετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ας πούμε, μετά από κάποιο γεύμα ή μετά την επερχόμενη συνάντηση που θέτει σε κίνδυνο όλη σας την ενέργεια, περιμένετε. Εάν πρέπει να απαντήσετε όσο το δυνατόν ταχύτερα, στείλτε μια σύντομη απάντηση που υπόσχεται να στείλετε περισσότερες λεπτομέρειες αργότερα. Συχνά, μια γρήγορη σημείωση που επιβεβαιώνει την παραλαβή και αφήνει σε κάποιον να γνωρίζει ότι θα είστε σε επαφή με περισσότερες πληροφορίες διατηρεί ανοικτές τις γραμμές επικοινωνίας και σας δίνει χώρο αναπνοής για να συνθέσετε την απάντησή σας όταν έχετε μεγαλύτερο εύρος ζώνης.
4. Η απάντησή σας συνεπάγεται την εξέλιξη και πέρα από τις υποχρεώσεις σας
Ξέρετε τι είδους μηνύματα είναι συνήθως στα εισερχόμενά σας. Αλλά μερικές φορές, κάτι έρχεται στο δρόμο σας και νομίζετε ότι κάτι από το "Χμμ, αυτό είναι περίεργο …" στο "Περιμένετε, αυτή είναι η δουλειά μου;"
Μπορεί να θέλετε να τραβήξετε μια γρήγορη απάντηση για διάφορους λόγους. Ίσως δεν νομίζετε ότι το θέμα αξίζει τον χρόνο του προϊσταμένου σας. Ίσως να έρχεται στο μυαλό μια λαμπρή απάντηση και το πηγαίνετε μόνο για αυτό, θεωρώντας ότι θα θεωρηθεί ότι παίρνετε πρωτοβουλία.
Για παράδειγμα, λέτε ότι ένας πελάτης σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με ένα έργο που βρίσκεται εκτός του φόρτου εργασίας σας. Έτσι, υπολογίζετε ότι θα δείτε αν μπορείτε να βρείτε την απάντηση, και εάν όχι, στείλτε την επιστολή της με το όνομα του ατόμου που το χειρίζεται. Αυτό είναι χρήσιμο, σωστά; Λοιπόν, όχι εάν υπάρχει ένα backstory που δεν γνωρίζετε. Αν και είχατε καλές προθέσεις, θα μπορούσατε να τοποθετήσετε τον συνάδελφό σας ή τον προϊστάμενό σας σε ένα δύσκολο σημείο.
Μια καλή επιλογή είναι να προωθήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο κατάλληλο άτομο στο σπίτι με μια προσφορά που θα σας βοηθήσει. Φαίνεται ότι αυτό "ο Arthur της ABC Corporation ρώτησε αν θα μπορούσα να περάσω μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Θα ήταν εντάξει; "Ή", ρώτησε ο Mark για τις λεπτομέρειες σχετικά με το έργο XYZ. Θα ήταν χρήσιμο για μένα να τον συνδέσω μαζί σας ή να μοιραστώ το χρονοδιάγραμμά μας; "Θα μπορούσε να καθυστερήσει την απάντησή σας, αλλά ξέρετε ότι θα στείλετε το σωστό.
Δεν είστε βέβαιοι εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αγγίζει τη σωστή σημείωση; Πάρτε ένα διάλειμμα και επιστρέψτε σε αυτό.
