Είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς τη ζωή χωρίς ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ειδικά στο χώρο εργασίας. Χρησιμοποιούμε το για να ζητήσουμε απόψεις των συναδέλφων, το χρησιμοποιούμε για να ζητήσουμε συμβουλές του διευθυντή μας και, περιστασιακά (ή όχι - κατά περιόδους, ανάλογα με τις συνήθειες σας), το χρησιμοποιούμε για να ζητήσουμε παράταση της προθεσμίας.
Με αυτό είπε, υπάρχουν μερικά αιτήματα που δεν πρέπει να γίνουν με αυτόν τον τρόπο. Σαν τι? Λοιπόν, πρόκειται να σας πω, έτσι ώστε να μην κάνετε το λάθος (που τόσοι πολλοί άνθρωποι κάνουν) να σκεφτείτε email είναι η πρώτη θέση θα πρέπει να κάνετε όταν χρειάζεστε κάτι.
1. Αιτήσεις που χρειάζονται μια έξοχη γρήγορη ανταπόκριση
Έχετε πάει εκεί πριν: Στείλτε στον συνεργάτη σας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται μια απάντηση ASAP και αναρωτιέστε γιατί στη Γη δεν έχετε λάβει απάντηση πέντε, έπειτα 10 και μετά 30 λεπτά αργότερα. Αλλά είναι πραγματικά λάθος του συνάδελφού σας ότι δεν κολλήσατε στα εισερχόμενά του κάθε δεύτερη μέρα; Ίσως είναι σε μια συνάντηση. Ίσως να είναι στο γεύμα. Ίσως εργάζεται σε ένα τεράστιο έργο και έχει απενεργοποιήσει το email της.
επικαλούμενος τον προγραμματιστή Cyrus Stoller, ο συγγραφέας της Muse Lily Herman εξηγεί ότι θα πρέπει να στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο σε κάποιον "εάν χρειάζεστε κάτι που θα γίνει μέσα στις επόμενες δύο ημέρες". Χρειάζεστε απάντηση μέσα σε μια ώρα ή τελειώνει ο κόσμος; Πηγαίνετε στο γραφείο του ατόμου. Οχι εκεί? Σηκώστε το τηλέφωνο και καλέστε. Καμία απάντηση? Στείλτε ένα κείμενο. "Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν πρέπει να είναι το προεπιλεγμένο μέσο επικοινωνίας για να περάσει οτιδήποτε χρειάζεται να γνωρίζει ή να αντιμετωπίζεται σε πραγματικό χρόνο", γράφει ο Herman.
2. Αιτήματα για αύξηση
Γνωρίζουμε ότι υπάρχουν πολλά "δείγματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητούν αύξηση" που υπάρχουν online - τα έχουμε δει και αυτά. Αλλά μόνο επειδή υπάρχουν δεν σημαίνει ότι πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε ή θα πρέπει να περάσετε ώρες δημιουργώντας μια πιο εύγλωττη εκδοχή του προτύπου. Αυτό συμβαίνει επειδή όταν πρόκειται για διαπραγμάτευση ενός χτυπήματος μισθού, ο τόνος σας είναι εξίσου σημαντικός με αυτό που λέτε.
Και ο σωστός τόνος σε ένα email είναι δύσκολο. Σε ένα μήνυμα που ζητάει αύξηση, πώς δείχνετε ότι είστε αισιόδοξοι, αλλά όχι απελπισμένοι ή σίγουροι αλλά όχι αλαζονικοί; (Συμβουλή: Δεν μπορείτε, εκτός αν επιλέξετε να συμπληρώσετε το email σας με emoticons.)
Έτσι, ενώ μπορείτε σίγουρα να ζητήσετε μια συνάντηση με τον διευθυντή σας για να συζητήσετε την καριέρα σας (γνωστή και ως αύξηση) μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να κάνετε την πραγματική ερώτηση προσωπικά.
3. Ζητάει να αλλάξετε τη ρουτίνα σας
Μερικές φορές, έχουμε την (φοβερή) επιλογή να επιλέξουμε πότε και πού δουλεύουμε. Ωστόσο, με την ευελιξία αυτή υπάρχει ένα ορισμένο επίπεδο ευθύνης. Εάν έχετε συνειδητοποιήσει πρόσφατα ότι εργάζεστε καλύτερα τη νύχτα ή ότι η προτιμώμενη θέση εργασίας σας δεν βρίσκεται στο γραφείο αλλά είναι στην πραγματικότητα σε καναπέ καφέ, μην αλλάξετε ξαφνικά τη ρουτίνα σας χωρίς να ρωτήσετε τον προϊστάμενό σας.
Αλλά μην κάνετε το ερώτημα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε. Οι πιθανότητες είναι ότι ο προϊστάμενός σας θα ήθελε μια λεπτομερή εξήγηση των αλλαγών που κάνετε και πώς το νέο σας πρόγραμμα θα ωφελήσει όχι μόνο εσάς, αλλά και την ομάδα γενικότερα. Μια συνομιλία στο πρόσωπο μπορεί να σας βοηθήσει να ακούσετε πιο ειλικρινείς και να τον πείσετε ότι είναι προς το συμφέρον όλων - και όχι μόνο μια δικαιολογία για να κοιμηθείτε αργότερα.
Ακριβώς επειδή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένας από τους πιο δημοφιλείς τρόπους επικοινωνίας με τους ανθρώπους (αν όχι το πιο δημοφιλές), δεν σημαίνει ότι πρέπει να το χρησιμοποιήσετε για όλα. Χωρίς να σκέφτεστε δύο φορές πριν κάνετε κλικ στο πλήκτρο αποστολής, θα μπορούσατε να στείλετε τη φήμη εργασίας σας έξω από την πόρτα.
