Όταν πλησιάζετε για να γράψετε μια συστατική επιστολή, πρέπει να είστε κολακευμένοι και ελπίζουμε να είστε ενθουσιασμένοι για να βοηθήσετε τον συνάδελφό σας ή τον παλιό σας συνάδελφο. Ωστόσο, αυτό το σενάριο μπορεί επίσης να είναι νευρικό-wracking-τελικά, βοηθάτε να αποφασίσετε το μέλλον κάποιου! Πώς μπορείτε να χωρέσετε όλες τις μεγάλες ποιότητες της σε μια μικρή σελίδα; Τι γίνεται αν δεν λέτε το σωστό;
Παύση και ανάσα. Η σύνταξη μιας επιστολής δεν είναι επιστήμη πυραύλων, ειδικά εάν αισθάνεστε θετικά για το πρόσωπο που συστήνετε. Έχω γράψει πολλά συγγράμματα την ημέρα μου, ακόμη και να τα γράφω για διευθυντές πολλών διαφορετικών εταιρειών (ναι, τα στελέχη αναθέτουν αυτό το καθήκον), και κατά μήκος του δρόμου έχω μάθει μερικά πράγματα που απλοποιούν τη διαδικασία. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να γράψετε μια επιστολή που θα βοηθήσει τον συνάδελφό σας να προσληφθεί.
1. Κάντε την έρευνά σας στο παρασκήνιο
Οι συστατικές επιστολές μπορούν να ζητηθούν για πλήθος λόγων - αίτηση υποψηφιότητας, απονομή βραβείου, αποδοχή σε ένα σχολείο ή συμβούλιο και πολλά άλλα. Έτσι, ακόμα κι αν γνωρίζετε όλα όσα πρέπει να ξέρετε για την τρέχουσα κατάσταση του υποψηφίου, την ηθική της εργασίας και τις επιτυχίες του παρελθόντος, δεν έχετε ακόμα όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Μάθετε γιατί ο σύμβουλος σας ζητάει μια επιστολή και τι θα ψάξουν οι αναγνώστες της.
Πριν αρχίσετε να γράφετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε ζητήσει τα εξής:
Αυτές οι ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να καθοδηγήσετε το περιεχόμενο της επιστολής σας και θα διασφαλίσετε ότι τοποθετείτε τον υποψήφιο για την εργασία ή το βραβείο με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
2. Ακολουθήστε τη φόρμουλα
Οι συστατικές επιστολές θα πρέπει να αφορούν τρία πράγματα: τη σχέση σας με τον υποψήφιο, την αξιολόγησή σας για το έργο της και πώς συγκρίνεται με άλλους που έχετε εργαστεί σε παρόμοιες θέσεις (γνωστός και ως, γιατί ξεχωρίζει). Έτσι, όπως γράφετε, δομήστε την επιστολή γύρω από αυτές τις περιοχές:
Εξηγήστε τη σχέση σας
Πρώτον, εξηγήστε τη φύση του έργου σας με τον υποψήφιο, προς την αρχή της επιστολής. Αυτό μπορεί να είναι μια απλή δήλωση που περιγράφει λεπτομερώς τη δουλειά μαζί της, για πόσο καιρό και με ποια ιδιότητα. Για παράδειγμα: "Η Jane ήταν ένας διευθυντής λογαριασμού στην εταιρεία μου από το 2010 έως το 2013, όπου ήταν υπεύθυνος για το σχεδιασμό, την ανάπτυξη και την εκτέλεση στρατηγικής μάρκετινγκ για πέντε από τους μεγαλύτερους πελάτες μας. Ως διευθυντής της, ήμουν μάρτυρας … "
Αξιολογήστε τον υποψήφιο
Μετά την εξήγηση της σχέσης σας, η αξιολόγηση της εργασίας του συναδέλφου σας είναι η επόμενη προτεραιότητα. Αυτό θα πρέπει να είναι το κρέας της επιστολής σας, αν και το ακριβές περιεχόμενο θα ποικίλλει ανάλογα με το τι σας συστήνετε. Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ότι η θέση στην οποία υποβάλλει αίτηση είναι στη διοίκηση, ίσως θελήσετε να εστιάσετε στο πόσο καλά εργάστηκε στην ομάδα σας και στη φυσική της ικανότητα να είναι ένας μεγάλος ηγέτης. Εάν η θέση στην οποία υποβάλλει αίτηση είναι περισσότερο τεχνική ή, ίσως, θέση γραφής, εστιάζει στην ικανότητά της να ζυγίζει πολλά έργα ταυτόχρονα, ενώ παράγει αποτελέσματα.
Σε κάθε περίπτωση, θα θελήσετε να εξηγήσετε τι είδατε στο έργο της και να επισημάνετε τα απτά αποτελέσματα που παρήγαγε. Θυμηθείτε ότι είναι πάντα καλύτερο να δείξετε, να μην το πείτε. Εάν λέτε ότι είναι σε θέση να αναπτύξει και να εφαρμόσει εξελιγμένη στρατηγική μάρκετινγκ, δείχνει πράγματα όπως ο συνολικός προϋπολογισμός μάρκετινγκ που κατάφερε και το ποσοστό αύξησης της ομάδας πωλήσεων είδε κατά τη διάρκεια της θητείας της. Οποιεσδήποτε αριθμοί ή στατιστικά στοιχεία που μπορείτε να αναφέρετε θα βοηθήσουν να ζωγραφίσετε μια ισχυρή εικόνα για το τι ακριβώς πέτυχε.
Κάνετε μια σύγκριση για να σφραγίσετε το Deal
Η σύγκριση του υποψηφίου με άλλα άτομα με τα οποία συνεργάσατε μπορεί να είναι ένας ισχυρός τρόπος να προσφέρετε μια ισχυρή σύσταση. Θα μπορούσατε να πείτε ότι κάποιος είναι "ο πιο αποτελεσματικός διευθυντής έργου με τον οποίο έχω εργαστεί ποτέ" ή "ένας από τους τρεις πρώτους υπαλλήλους που έχω καταφέρει ποτέ." Φυσικά, χρησιμοποιείτε μόνο δηλώσεις που πιστεύετε πραγματικά!
Αυτό μπορεί επίσης να είναι ένας τρόπος για να αμβλυνθούν τυχόν ανησυχίες που μπορεί να έχει ένας διαχειριστής μίσθωσης. Για παράδειγμα, εάν συστήνετε έναν υποψήφιο που είναι μικρός ή που δεν έχει μεγάλη εμπειρία, λέγοντας ότι δείχνει "ωριμότητα και στρατηγική σκέψη πολύ πέρα από τα χρόνια και το επίπεδο εμπειρίας" μπορεί να προχωρήσει πολύ.
Αν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε μια ιστορία ή ένα ανέκδοτο για να επιδείξετε έναν από τους παραπάνω τομείς. Είναι εύκολο να διαβάσετε μέσω μιας επιστολής και να δείτε ότι ένας υποψήφιος έχει ισχυρά χαρακτηριστικά, αλλά τελικά το πετάξτε στην άκρη, επειδή δεν υπήρχε κάτι αξιοσημείωτο ή απτό να την θυμάστε. Από την άλλη πλευρά, είναι δύσκολο να ξεχάσουμε κάποιον που έχει προφανή αντίκτυπο και πραγματική σχέση με τους πρώην συναδέλφους της.
3. Βάλτε τα Final Touches
Τώρα η εφοδιαστική: Πρώτον, το άτομο που συλλέγει και διαβάζει τις συστατικές επιστολές είναι πιθανόν απασχολημένο και έχει πολλές άλλες σελίδες για να διαβάσει. Προκειμένου να κάνετε το μεγαλύτερο αντίκτυπο, γρήγορα, κρατήστε την επιστολή σας σύντομη (όχι περισσότερες από μία σελίδα) και μέχρι το σημείο. Όσον αφορά τον τόνο, θέλετε να είστε επίσημοι και επαγγελματίες, αλλά και ενθουσιώδεις. Μια χλιαρή σύσταση μπορεί επίσης να είναι κακή, οπότε βεβαιωθείτε ότι μεταφέρετε πόσο σας αρέσει ο υποψήφιος.
Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας σας και συμπεριλάβετε την υπογραφή και τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο κάτω μέρος. Συμπεριλάβετε μια ημερομηνία, απευθυνθείτε στον παραλήπτη με το όνομα (αν είναι δυνατόν) και ολοκληρώστε με μια δήλωση σχετικά με την προθυμία σας να συζητήσετε περαιτέρω τον υποψήφιο, όπως "Αν έχετε περαιτέρω απορίες, παρακαλώ μη διστάσετε να καλέσετε".
Τα γράμματα είναι μόνο η αρχή των διαφορετικών τύπων συστάσεων που ενδέχεται να σας ζητηθούν, αλλά αυτά τα βήματα μπορούν να σας βοηθήσουν μέσω οποιασδήποτε μορφής. Είτε χρησιμοποιείτε ως αναφορά πρώην υπαλλήλου μέσω τηλεφώνου είτε συστήνετε έναν συνάδελφο στο LinkedIn, πραγματοποιήστε την έρευνά σας, ακολουθήστε τη μορφή και παραμείνετε ενθουσιασμένοι. Εσείς (και ο συνάδελφός σας) πρέπει να είστε καλός!
Τέλος, να θυμάστε ότι αν κάποιος συνάδελφος σας ζητήσει μια σύσταση, έχετε επιπτώσεις σε αυτήν και αυτή θα είναι για πάντα ευγνώμων εάν βοηθήσετε στην πορεία της προς την επιτυχία. Η διαδικασία σύνταξης επιστολών μπορεί να φαίνεται αγχωτική, αλλά είναι πραγματικά τιμή.
