Σε αυτό το σημείο, οι περισσότεροι από εσάς ήδη γνωρίζετε ότι είμαι ένας μεγάλος οπαδός της διατήρησης ενός σαφούς φακέλου εισερχομένων. Δεν πηγαίνω τόσο μακριά όσο επιμένω στο φάκελο εισερχόμενων μηνυμάτων, αλλά συνιστώ συνήθως να κρατάτε μόνο όσα emails μπορείτε να δείτε χωρίς να κάνετε κύλιση προς τα κάτω. (Με την προσοχή μου, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα λάβουν καμία αγάπη, αν δεν μπορώ να τα δω.)
Τώρα, αυτός ο στόχος δεν είναι τόσο δύσκολος για να διατηρηθεί όταν τα εισερχόμενά σας βρίσκονται σε αυτή την κατάσταση κύλισης, αλλά φτάνουν εκεί - αυτή είναι μια διαφορετική ιστορία. Τα καλά νέα είναι ότι έχω βρει τη λύση. Αν είστε έτοιμοι να κάνετε το επόμενο βήμα προς την κυριαρχία των εισερχομένων, ακολουθούν μερικά κόλπα για να μειώσετε γρήγορα τα εισερχόμενά σας σε μέγεθος.
1. Κάνετε ένα Μαζικό Αρχείο
Ας ξεκινήσουμε αυτό με μια δόση πραγματικότητας: Αν ένα email βρίσκεται στα εισερχόμενά σας για περισσότερο από δύο ή τρεις μήνες, δεν πρόκειται να απαντήσετε. Ακόμα κι αν θέλατε, ήταν εκεί τόσο πολύ που η απάντηση είναι σχεδόν ενοχλητική. Και αν ήταν σημαντικό, ο αποστολέας σίγουρα σας έστειλε υπενθυμίσεις. Επομένως, αναζητήστε στα εισερχόμενά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν ληφθεί πριν από το δίμηνο σήμα και αρχειοθετήστε κάθε ένα από αυτά. Θα αισθανθεί λίγο τρομακτικό - αλλά αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα ήταν πιο πιθανό να τραβήξουν την προσοχή σας αν τα κράτησατε στα εισερχόμενά σας με αυτά τα 6.347 άλλα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Αναζητήστε τους κακοποιούς
Θα πρέπει τώρα να είναι κάτω από μερικές εκατοντάδες, ίσως χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (αν είστε σε αρκετές χιλιάδες, η αποκοπή σας για # 1 θα πρέπει να είναι ένα μήνα ή έξι εβδομάδες αντί). Στη συνέχεια, αναζητήστε τυχόν τακτικά ενημερωτικά δελτία ή ενημερώσεις που λαμβάνετε, όπως νέα στοιχεία από Fab.com, ενημερώσεις LinkedIn ή προσφορές Groupon. Πραγματοποιήστε αναζήτηση από τον αποστολέα (π.χ. [email protected]) για να τα τραβήξετε όλα ταυτόχρονα, στη συνέχεια να διαγράψετε (ή να αρχειοθετήσετε) όλα όσα είναι παλαιότερα από μία εβδομάδα. Εάν είστε επιθετικοί, θα έλεγα καν να πάει για κάτι παλαιότερο από μια μέρα. Πραγματικά, δεν πρόκειται να εξετάσετε τη συμφωνία του Groupon χθες και είναι απίθανο να επιστρέψετε και να ταξινομήσετε αυτά τα μηνύματα στο μέλλον - ή ακόμα και αύριο.
3. Κάντε το παιχνίδι
Τώρα, θα πρέπει να είστε κάτω μόνο για τα πρόσφατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ουσίας-συγχαρητήρια! Εάν έχετε το θάρρος, αυτό είναι όπου αρχίζετε να σκοντάφτετε και να χειρίζεστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (με ανταμοιβές όπως "Όταν έχω κάτω από 60, χρόνο για ένα διάλειμμα για καφέ!").
Αν εξακολουθείτε να έχετε καλό αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετατρέψτε το σε παιχνίδι. Τα δύο μου αγαπημένα είναι το παιχνίδι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όταν βρίσκεστε στην επιφάνεια εργασίας σας) και το πρόσφατα απελευθερωμένο Taskbox (όταν βρίσκεστε εν κινήσει). Το παιχνίδι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δίνει πέντε λεπτά για να περάσετε όσο το δυνατόν περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σας ανταμείβει με πόντους. Επίσης, εστιάζει στην αντιμετώπιση 10-20 μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά, καθιστώντας τη μάχη σας στα εισερχόμενα να αισθάνεται πιο τσιπούρα.
Εκεί το έχετε: Τρία απλά βήματα για να μειώσετε το μέγεθος των εισερχομένων σας. Ξεκινήστε λοιπόν - η ανταμοιβή σας θα είναι ένα πολύ πιο εύχρηστο φάκελο εισερχομένων (και οτιδήποτε άλλο θέλετε να περιποιηθείτε!).
