Τον περασμένο μήνα, παρέθεσα τρεις συμβουλές για καλύτερη διαχείριση του έργου, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο θα μπορούσατε να μεταβιβάσετε σωστά, πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα εργαλεία και πώς να κλείσετε το έργο σας κατά τρόπο ουσιαστικό. Αλλά η διαχείριση έργων παρουσιάζει τόσες πολλές μοναδικές προκλήσεις, με ένα τεράστιο πεδίο έρευνας που παρουσιάζει συνεχώς νέες προσεγγίσεις και προοπτικές, γι 'αυτό δεν θα μπορούσα να βοηθήσω παρά να ακολουθήσω μερικές περισσότερες συμβουλές.
Αυτές οι συμβουλές επικεντρώνονται στην ενεργό διαχείριση μερικών από τα πράγματα που μπορούν να γλιστρήσουν πάνω σας και να εκτροχιάσουν την επιτυχία σας. Μερικές φορές αισθάνεται ότι οι δαίμονες μικρής αποτυχίας κρύβονται σε κάθε γωνιά, περιμένοντας να σας δώσουν ένα καλό "πήρα!". Εδώ είναι πώς η διαχείριση κινδύνων, η διαχείριση αλλαγών και η διαχείριση των διευθετήσεων θα βελτιώσουν τις πιθανότητες επιτυχίας σας.
1. Κρατήστε προσεχτική προσοχή στους κινδύνους σας
Ο κίνδυνος είναι μια απειλή που δεν έχει ακόμη υλοποιηθεί και το πρώτο πράγμα που μπορείτε να κάνετε για να αποφευχθεί η υλοποίησή του είναι απλά να γνωρίζετε ότι υπάρχει. Αν αναπτύσσετε μια νέα εφαρμογή που οι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να πληρώσουν τους λογαριασμούς τους, οι κίνδυνοι ενδέχεται να κυμαίνονται από τους πιο ήσσονος ή μέτριου (ένα μέλος της ομάδας παίρνει εκ νέου, αφήνοντάς σας στελέχη) στο κύριο (οι αλλαγές στους κανονισμούς πληρωμής μέσω κινητού απαιτούν χρήση εντελώς διαφορετικής τεχνολογίας). Δεν μπορείτε να αποτρέψετε κάθε κίνδυνο από το να συμβεί, αλλά ένας περιεκτικός και προσεκτικός απολογισμός οποιουδήποτε πιθανού κινδύνου μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τη δυνατότητα.
Κατά τη διάρκεια της φάσης προγραμματισμού του έργου σας, αναπτύξτε ένα αρχείο καταγραφής κινδύνων όπου μπορείτε να εντοπίσετε κάθε κίνδυνο που μπορεί να αποτελέσει πρόκληση για το χρονοδιάγραμμά σας, τον προϋπολογισμό σας ή τη συνολική σας ικανότητα να ολοκληρώσετε το έργο. Υπάρχουν πολλά διαφορετικά πρότυπα διαθέσιμα στο διαδίκτυο, αλλά τα περισσότερα από αυτά προτείνουν την περιγραφή του κινδύνου, την ημερομηνία κατά την οποία αυξήθηκε, την πιθανότητα να συμβεί και τη σοβαρότητα των συνεπειών αν αυτό συμβαίνει. Κάθε κίνδυνος πρέπει να έχει ένας ιδιοκτήτης που έχει οριστεί για να τον παρακολουθεί και, το σημαντικότερο, ένα σημαντικό σύνολο ενεργειών που μπορούν να ληφθούν για να μειωθεί η πιθανότητα εμφάνισης αυτού του κινδύνου (εάν υπάρχει). Για παράδειγμα, ο κίνδυνος ενός διακομιστή να αποτύχει, προκαλώντας την απώλεια δεδομένων των ανθρώπων, μπορεί να είναι χαμηλή πιθανότητα, αλλά υψηλή σοβαρότητα, ικανοποιημένη από ένα σχέδιο μετριασμού για την εγκατάσταση ενός διακομιστή εφεδρικών αντιγράφων. Παρόλο που η πιθανότητα είναι χαμηλή, ο αντίκτυπος θα ήταν τόσο μεγάλος ώστε τα έγκαιρα και ασφαλή βήματα για να ληφθεί υπόψη η πιθανότητά του θα αξίζανε το κόστος και την προσπάθεια.
Θυμηθείτε ότι αυτό πρέπει να είναι ένα ζωντανό, αναπνευστικό έγγραφο και οι νέοι κίνδυνοι θα πρέπει να λογοδοτούν και να παρακολουθούνται καθώς προκύπτουν κατά τη διάρκεια του έργου.
2. Τοποθετήστε το Groundwork for Change
Η διαχείριση του έργου σημαίνει αναγκαστικά ότι διακόπτετε το status quo με κάποιο τρόπο. Και δεν είναι μυστικό ότι πολλοί άνθρωποι βρίσκουν αλλαγή, καλά, δύσκολο να το πούμε. Σε μια Λευκή Βίβλο για το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων, ο σύμβουλος Marge Combe συζητά την έννοια της ετοιμότητας αλλαγής ως τόσο πρωτεύον -ανθρώπινο όσο και αλλιώς- ένας οργανισμός είναι έτοιμος να αφιερωθεί σε μια αλλαγή και την ψυχολογική βούληση των ανθρώπων των οποίων η συνεργασία απαιτείται εφαρμογή της αλλαγής. Εάν δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά την αλλαγή ή αν όλοι οι εργαζόμενοί σας παρατάσσονται έξω με ενδείξεις διαμαρτυρίας, προφανώς δεν είστε σε θέση να προχωρήσετε.
Τι μπορείτε να κάνετε για να βάλετε τις βάσεις για μια αλλαγή, είτε μεγάλη είτε μικρή; Οι απτές πλευρές της διαχείρισης της αλλαγής είναι λίγο πιο εύκολο να αντιμετωπιστούν. Εάν είναι σαφές ότι δεν έχετε τα χρήματα, τον εξοπλισμό ή την τεχνολογική ικανότητα για να ολοκληρώσετε τη δουλειά, τότε αυτά είναι πράγματα που πρέπει να αντιμετωπίσετε αμέσως.
Είναι το πολιτιστικό και ψυχολογικό έργο που απαιτεί πιο προσεκτική εκτέλεση. Εάν οι εργαζόμενοι ή οι πελάτες είναι ανθεκτικοί σε μια αλλαγή, αφιερώστε χρόνο για να καταλάβετε γιατί. Ίσως υπάρχει μια παρεξήγηση που μπορείτε να ξεκαθαρίσετε ή ένα μεγάλο ελάττωμα με το σχέδιό σας που δεν είχατε εξετάσει. Μια ομάδα υπαλλήλων μπορεί να πειράζει για τη μετάβαση από την επεξεργασία των εντύπων σε ηλεκτρονικά έντυπα. Αντί να υποθέσουμε ότι η ομάδα είναι ανθεκτική στις αλλαγές, μια συζήτηση μαζί τους σχετικά με τις επιφυλάξεις τους μπορεί να αποκαλύψει ότι το ηλεκτρονικό σύστημα δεν έχει κανέναν τρόπο να χειριστεί εξαιρέσεις, οι οποίες τελικά θα οδηγήσουν σε αποδιοργάνωση και σε δύο ξεχωριστές διαδικασίες. Η κατανόηση της προοπτικής του προσωπικού που θα χρησιμοποιούσε αυτήν την ημέρα μέσα και έξω μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι η αλλαγή εξυπηρετεί ολόκληρο τον οργανισμό.
Οι οργανώσεις με ανθρώπους που είναι ανοικτοί σε μια αλλαγή και που καταλαβαίνουν την αλλαγή και τα οφέλη τους σε αυτές είναι πολύ πιο πιθανό να δουν ότι η αλλαγή συμβαίνει απρόσκοπτα από εκείνες που κρατούν τους ανθρώπους τους στο σκοτάδι.
3. Σκεφτείτε το Creep Scope ως το θανάσιμο εχθρό σου
Πεδίο κάλυψης - όταν οι παράμετροι του έργου σας ξεπερνούν σταδιακά τα αρχικά σύνορα που είχατε καθιερώσει - είναι ένας συχνός εκτροχιαστής έργων. Και αυτό οφείλεται σε μεγάλο βαθμό στο ότι συχνά φαίνεται λογικό να επεκταθεί το αρχικό σας πεδίο εφαρμογής. Μπορείτε να βρείτε τον εαυτό σας χαστούκι το μέτωπό σας σε μια «γιατί δεν σκέφτομαι ότι" στιγμή ή να πείσει από ένα ενδιαφερόμενο μέρος ότι ένα επιπλέον κουδούνι ή σφυρί θα σώσει εργάσιμες ώρες κάθε μέρα.
Κατά κανόνα, μην επαναλάβετε, μην σπάζετε αυτά τα αιτήματα.
Φυσικά, μερικές φορές οι απαιτήσεις αλλάζουν, και μπορεί να είναι πιο εύκολο να αλλάξετε το παιχνίδι σήμερα από το να επιστρέψετε όταν όλα λέγονται και γίνονται. Αλλά αυτές οι προσθήκες προστίθενται συχνά, παραδίδοντάς σας κατευθείαν στο δυστυχισμένο σύμπαν του υπερβολικού προϋπολογισμού και εκτός προγράμματος.
Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε το ερπυσμό της εμβέλειας είναι να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο και ενέργεια σε μπροστινές απαιτήσεις συλλογής, διερευνώντας εξαντλητικά όσους έχουν εξειδικευμένες γνώσεις και ζητώντας τις σωστές ερωτήσεις για να βεβαιωθείτε ότι δεν λείπει τίποτα. Και στο αναπόφευκτο γεγονός που κάνετε, εξετάστε προσεκτικά το κόστος και τα οφέλη μιας αλλαγής στο πεδίο εφαρμογής σας. Αν χρειαστεί, διατηρήστε έναν τρέχοντα κατάλογο των βελτιώσεων φάσης δύο που μπορείτε να επανεξετάσετε όταν το αρχικό έργο είναι εκτός χώματος.
Τόσο μεγάλο μέρος της απόκτησης των αποτελεσμάτων που θέλετε στο χρονοδιάγραμμα που χρειάζεστε μπορεί να εντοπιστεί πίσω στην ενεργητική. Εκπαιδεύστε τον εαυτό σας για να μυρίσετε ένα πρόβλημα προτού προκύψει και για να αισθανθείτε το ρυμουλκό της εμβέλειας ερπυσμού προτού να σας στείλει μια σκουληκότρυπα απόσπασης της προσοχής. Δεν θα σκεφτείτε τα πάντα, αλλά η προνοητικότητα χτυπάει κάθε μέρα.
