Οι εκδηλώσεις συγκέντρωσης κεφαλαίων είναι εξαιρετικοί τρόποι να συγκεντρωθούν χρήματα και να συνειδητοποιήσουν ο οργανισμός σας. Αλλά εάν εργάζεστε σε ένα μικρό μη κερδοσκοπικό οργανισμό, μπορεί να είναι δύσκολο να βρείτε το προσωπικό (και το χρόνο!) Για να σχεδιάσετε πραγματικά τέτοια γεγονότα.
Εκεί έρχεται μια επιτροπή υποδοχής.
Με απλά λόγια, μια επιτροπή υποδοχής είναι μια ομάδα εθελοντών που αναλαμβάνουν την ευθύνη για το σχεδιασμό ενός γεγονότος. Το πραγματικό πεδίο αρμοδιοτήτων μπορεί να αλλάξει από οργάνωσης σε οργανισμό (ή ακόμη και συμβάν σε περίπτωση), αλλά γενικά, μπορείτε να περιμένετε από αυτούς να προσκαλέσουν τους επισκέπτες, να προωθήσουν το γεγονός και να αγοράσουν ένα εισιτήριο για να παρακολουθήσουν.
Όπως συμβαίνει με όλους τους εθελοντές, ωστόσο, μια επιτροπή υποδοχής χρειάζεται συνήθως κάποια κατεύθυνση για να εξυπηρετήσει καλύτερα τους οργανωτικούς στόχους σας. Εδώ είναι μερικές συμβουλές για τη διαχείριση μιας επιτροπής υποδοχής, προκειμένου να κάνετε το επόμενο bash σας μια συντριβή.
1. Επιλέξτε με σύνεση
Τα καλά μέλη της επιτροπής υποδοχής θα πρέπει να έχουν δύο βασικά χαρακτηριστικά: Θα πρέπει να έχουν έναν μεγάλο, επιρροή κύκλο επαφών και δεν πρέπει να φοβούνται να τα προσεγγίσουν.
Για να γίνει αυτό πιο αποτελεσματικά, ωστόσο, τα μέλη των επιτροπών θα πρέπει να έχουν ήδη κάποια εμπειρία με τον οργανισμό σας και να είναι εξοικειωμένα με το έργο που κάνετε. Αυτό θα τους επιτρέψει να μιλήσουν με πιθανούς δωρητές με περισσότερη εξουσία και να μιλήσουν από τη δική τους εμπειρία, η οποία είναι πάντα πιο αποτελεσματική. Με αυτό κατά νου, επανεξετάστε τους καταλόγους δωρητών σας και τις εθελοντικές καταλόγους για να δείτε ποιος μπορεί να είναι κατάλληλος.
Αν χρειάζεστε βοήθεια πέρα από αυτό - για παράδειγμα, με τον προγραμματισμό της εφοδιαστικής της εκδήλωσης - επιλέξτε τα μέλη της επιτροπής που έχουν ιστορικό αποδείξεων και επιτυχημένης εργασίας σε άλλες εκδηλώσεις που φιλοξένησε ο οργανισμός σας.
Επειδή είμαι ο μόνος αφοσιωμένος έφορος για το προσωπικό της σημερινής μου οργάνωσης, τραβά μόνο τα μέλη της επιτροπής υποδοχής από τον κατάλογο των σημαντικότερων χορηγών και προοπτικών μου. Κάνοντας αυτό, είμαι σε θέση να σχεδιάσω το γεγονός και να καλλιεργήσω συγχρόνως τους χορηγούς.
Όταν βρισκόμουν σε έναν μεγαλύτερο οργανισμό που έκανε περισσότερη ενημέρωση για τα γεγονότα μας, προσπαθήσαμε να πάρουμε ονόματα διασημοτήτων στην επιτροπή υποδοχής μας. Συνήθως δεν ήταν σε θέση να βοηθήσουν (και μερικές φορές δεν παρακολούθησαν ούτε καν!), Αλλά πήρε την προσοχή των κοινωνικών και ψυχαγωγικών συγγραφέων, οι οποίοι θα κάλυπταν τότε το γεγονός.
2. Να είστε σαφής για τις υποχρεώσεις
Η πρόκληση με πολλές εθελοντικές θέσεις εργασίας είναι ότι υπάρχουν λίγες συγκεκριμένες προσδοκίες ή τρόποι για να κρατηθούν οι άνθρωποι υπεύθυνοι.
Αν και σίγουρα πρέπει να θυμηθείτε ότι οι εθελοντές εκτελούν τα καθήκοντά τους από την καλοσύνη των δικών τους καρδιών, οι περισσότεροι εθελοντές που γνωρίζω προτιμούν σαφείς οδηγίες και οδηγίες σχετικά με το τι θα είναι πιο χρήσιμο για την εκτέλεση της εκδήλωσης. Μου αρέσει να συντάσσω μια "περιγραφή εργασίας" για κάθε εκδήλωση που κάνω, περιγράφοντας τις ευθύνες των μελών της επιτροπής υποδοχής - έτσι ώστε να γνωρίζουν τι να περιμένουν, να τους κρατήσω σε καλό δρόμο και όλοι να μείνουμε στην ίδια σελίδα.
Όσον αφορά τις αρμοδιότητες αυτές, οι επιτροπές υποδοχής μπορούν να κάνουν τα πάντα, από την παραλαβή τροφίμων και προμηθειών μέχρι το σχεδιασμό προσκλήσεων για την πραγματοποίηση μεγάλων δωρεών. Απλά καταλάβετε τι χρειάζεστε και ζητήστε την στην περιγραφή του εθελοντή σας.
Η καλύτερη περιγραφή που έχω δει μέχρι τώρα προέρχεται από την Equality Hawaii, η οποία όχι μόνο καθιερώνει καθήκοντα της φιλοξενούσας επιτροπής αλλά περιλαμβάνει επίσης μια φόρμα δωρεάς, η οποία διευκολύνει τους εθελοντές να συνεισφέρουν το δώρο που απαιτείται για την ένταξη της επιτροπής υποδοχής. Αυτό το είδος συμφωνίας δεν είναι κατάλληλο για κάθε οργανισμό, αλλά είναι μεγάλη έμπνευση για έναν αυξανόμενο μη κερδοσκοπικό οργανισμό.
3. Πες σου ευχαριστώ
Οι πρώτοι άνθρωποι που καλείτε, στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή γράφετε την ημέρα μετά την εκδήλωσή σας πρέπει να είναι η επιτροπή υποδοχής σας. Στην πραγματικότητα, μόλις επιβεβαιώσω την επιτροπή υποδοχής μου, σας απευθύνω ευχαριστήρια καρτών, οπότε έχω ένα μικρότερο πράγμα να το κάνω το πρωί μετά τη σέριε.
Θα θελήσετε επίσης να πάρετε την άποψή τους για το πώς συνέβη το γεγονός - αν υπάρχει κάτι που μπορείτε να κάνετε καλύτερα την επόμενη φορά, εάν κάποιος από τους καλεσμένους τους ενδιαφέρθηκε να εμπλακούν περισσότερο στην οργάνωση και αν απολάμβαναν τον εαυτό τους συνολικά. Αυτές οι πολύτιμες πληροφορίες μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι εκδηλώσεις σας είναι πιο αποτελεσματικές στο μέλλον και ότι ο οργανισμός σας μπορεί να επωφεληθεί από νέες ευκαιρίες.
Το σημαντικότερο είναι ότι θέλετε να διαβεβαιώσετε τους εθελοντές σας ότι όταν κάνουν τόσο μεγάλο χρόνο και οικονομική δέσμευση σε σας, το εκτιμούμε ειλικρινά.
Οι ευτυχείς εθελοντές - ιδιαίτερα καλά συνδεδεμένοι και ενδεχομένως ευτυχείς εθελοντές - είναι ίσως ο καλύτερος πόρος που μπορείτε να έχετε ως ένα μικρό μη κερδοσκοπικό οργανισμό. Αν τους αντιμετωπίζετε με σύνεση και καλά, δεν θα έχετε μόνο τη βοήθεια που χρειάζεστε για να σχεδιάσετε και να εκτελέσετε ένα σπουδαίο γεγονός, αλλά θα μπορείτε επίσης να ενισχύσετε τη συλλογή χρημάτων σας στο επόμενο επίπεδο.
