Οι φόρμες πλοήγησης βρίσκονται για λίγο και πολλές βάσεις δεδομένων, όπως η Microsoft Access 2013, τις χρησιμοποιούν για να διευκολύνουν τους χρήστες - ιδιαίτερα τους νέους χρήστες - να μπουν στο λογισμικό. Σκοπός τους είναι να απλοποιήσουν την εύρεση των πιο κοινών μορφών, αναφορών, πινάκων και ερωτημάτων. Οι φόρμες πλοήγησης ρυθμίζονται ως προεπιλεγμένη θέση όταν ένας χρήστης ανοίγει μια βάση δεδομένων. Οι χρήστες παρουσιάζονται με στοιχεία της βάσης δεδομένων που είναι πιθανό να χρειαστούν, όπως μια φόρμα παραγγελίας, δεδομένα πελατών ή μηνιαία αναφορά.
Οι φόρμες πλοήγησης δεν είναι μια καταληκτική τοποθεσία για κάθε στοιχείο μιας βάσης δεδομένων. Σε γενικές γραμμές, δεν περιλαμβάνουν πράγματα όπως εκτελεστικές εκθέσεις ή οικονομικές προβλέψεις εκτός αν αυτό είναι ο σκοπός της βάσης δεδομένων, επειδή αυτές οι πληροφορίες είναι συνήθως περιορισμένες. Θέλετε οι εργαζόμενοι και οι ομάδες να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα γρήγορα χωρίς να τους εκθέτουν σε μοναδικά, περιορισμένα ή δοκιμαστικά υλικά.
Το καλύτερο πράγμα για τις φόρμες πλοήγησης είναι ότι έχετε τον απόλυτο έλεγχο του τι βρίσκουν οι χρήστες πάνω τους. Μπορείτε να σχεδιάσετε διαφορετικές φόρμες πλοήγησης για διαφορετικούς χρήστες, γεγονός που απλοποιεί την εκπαίδευση νέων υπαλλήλων. Παρέχοντας στους χρήστες ό, τι χρειάζονται στην αρχική σελίδα, μειώνετε τον χρόνο που χρειάζεται για να εξοικειωθούν οι χρήστες με αυτό που χρειάζονται. Αφού έχουν τα θεμέλια για τη ναυσιπλοΐα, μπορούν να ξεκινήσουν να μαθαίνουν για τους άλλους τομείς όπου πρέπει περιστασιακά να πάνε για να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους.
Τι να προσθέσετε σε μια φόρμα πλοήγησης στην Access 2013
Κάθε επιχείρηση, τμήμα και οργανισμός είναι διαφορετική, έτσι τελικά εξαρτάται από εσάς τι προσθέτετε στη φόρμα πλοήγησης. Πρέπει να βάζετε χρόνο και σκέψη για να καθορίσετε τι κάνει και δεν ανήκει στη φόρμα. Θέλετε να είναι εύκολο να βρείτε και να χρησιμοποιήσετε όλα τα πράγματα κάποιος στην εισαγωγή δεδομένων ή την ανάγκη δημιουργίας αναφορών - ιδιαίτερα φόρμες και ερωτήματα. Ωστόσο, δεν θέλετε η φόρμα πλοήγησης να είναι τόσο γεμάτη ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να βρουν αυτό που χρειάζονται.
Ένα από τα καλύτερα σημεία για να ξεκινήσετε είναι να λαμβάνετε σχόλια από τους υπάρχοντες χρήστες. Η φόρμα θα πρέπει να ενημερώνεται περιοδικά, νέες διαδικασίες θα προστεθούν στη διαδικασία, ορισμένοι πίνακες θα έχουν καταργηθεί ή οι ερωτήσεις θα μετονομαστούν για να καταστεί σαφές πώς θα χρησιμοποιηθούν, αλλά η πρώτη έκδοση του εντύπου πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πλησιέστερη όσο το δυνατόν τέλεια. Να πάρει την αρχική εισροή από τους τρέχοντες χρήστες τουλάχιστον να σας ενημερώσουμε για τα είδη των πράξεων που θα έπρεπε να είναι στην αρχική έκδοση. Με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε να ελέγξετε τους χρήστες για να δείτε τι άλλαξε ή έπρεπε να ενημερωθεί στη φόρμα πλοήγησης.
Η ίδια προσέγγιση ισχύει για τις υπάρχουσες φόρμες πλοήγησης. Αν δεν εργάζεστε με όλες τις βάσεις δεδομένων κάθε εβδομάδα, ίσως δεν είστε εξοικειωμένοι με το τι χρειάζονται διαφορετικές ομάδες και τμήματα. Λαμβάνοντας τα σχόλιά τους, διατηρείτε τις φόρμες πλοήγησης από το τέλος ενός κληροδοτημένου αντικειμένου που κανείς δεν χρησιμοποιεί.
Πότε να προσθέσετε μια φόρμα πλοήγησης
Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι φόρμες πλοήγησης πρέπει να προστεθούν πριν από την εκκίνηση μιας βάσης δεδομένων. Αυτό συνηθίζει τους χρήστες να χρησιμοποιούν τη φόρμα αντί να ξετυλίγονται από περιοχές και ενδεχομένως να εργάζονται σε τοποθεσίες στη βάση δεδομένων όπου δεν θα έπρεπε να δουλεύουν.
Αν είστε μια μικρή εταιρεία ή ένας οργανισμός, μπορεί να μην χρειαστείτε ακόμα μια φόρμα πλοήγησης. Για παράδειγμα, αν έχετε λιγότερα από 10 αντικείμενα - φόρμες, αναφορές, πίνακες και ερωτήματα - δεν βρίσκεστε σε στάδιο όπου πρέπει να προσθέσετε μια φόρμα πλοήγησης. Περιστασιακά, δημιουργήστε μια περιοδική ανασκόπηση της βάσης δεδομένων σας, για να διαπιστώσετε αν ο αριθμός των στοιχείων έχει αυξηθεί αρκετά ώστε να χρειάζονται φόρμες πλοήγησης.
Τρόπος δημιουργίας φόρμας πλοήγησης στην Access 2013
Η αρχική δημιουργία μιας φόρμας πλοήγησης της Microsoft Access 2013 είναι σχετικά απλή. Τα προβλήματα αρχίζουν όταν έρχεται χρόνος να αρχίσουν να προστίθενται και να ενημερώνονται. Βεβαιωθείτε ότι έχετε σχεδιάσει προτού ξεκινήσετε, ώστε να μπορείτε να έχετε μια πλήρη πρώτη έκδοση.
- Μεταβείτε στη βάση δεδομένων όπου θέλετε να προσθέσετε μια φόρμα.
- Κάντε κλικΔημιουργώ > Έντυπα και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο Πλοήγηση για να επιλέξετε τη διάταξη της φόρμας που θέλετε να προσθέσετε. Εμφανίζεται το παράθυρο περιήγησης. Αν δεν συμβαίνει, πατήστε F11.
- Επιβεβαιώστε ότι η φόρμα είναι ενσωματωμένη Σχέδιο Προβολή αναζητώντας μια περιοχή που καλείται Εργαλεία διάταξης φόρμας στην κορυφή της Κορδέλας. Εάν δεν το βλέπετε, κάντε δεξί κλικ στο Φόρμα πλοήγησης και επιλέξτε Προβολή διάταξης από την επιλογή Διάταξη.
- Επιλέξτε και σύρετε το στοιχείο που θέλετε να προσθέσετε στη φόρμα πλοήγησης από τους πίνακες, τις αναφορές, τις λίστες, τα ερωτήματα και άλλα στοιχεία στον πίνακα στην αριστερή πλευρά της οθόνης.
Αφού έχετε οργανώσει τη φόρμα με τον τρόπο που θέλετε, μπορείτε να εισάγετε και να επεξεργαστείτε τα ονόματα διαφόρων τμημάτων της φόρμας, συμπεριλαμβανομένων των λεζάντων.
Όταν αισθάνεστε ότι η φόρμα είναι έτοιμη, στείλτε την για τελικό έλεγχο από εκείνους που θα την χρησιμοποιήσουν για να λάβουν τα σχόλιά τους.
Ρύθμιση της φόρμας πλοήγησης ως προεπιλεγμένης σελίδας
Αφού ξοδέψετε τον προγραμματισμό του χρόνου και δημιουργήσετε τη φόρμα, θέλετε οι χρήστες σας να γνωρίζουν ότι είναι διαθέσιμες. Εάν πρόκειται για την αρχική εκκίνηση της βάσης δεδομένων, κάντε τη φόρμα πλοήγησης το πρώτο πράγμα που συναντούν οι χρήστες όταν ανοίγουν τη βάση δεδομένων.
- Παω σε Αρχείο > Επιλογές.
- Επιλέγω Τρέχουσα βάση δεδομένων στην αριστερή πλευρά του παραθύρου που εμφανίζεται.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο Φόρμα εμφάνισης κάτω από Επιλογές εφαρμογής και επιλέξτε τη φόρμα πλοήγησης από τις επιλογές.
Βέλτιστες πρακτικές για φόρμες πλοήγησης
- Οι βάσεις δεδομένων εξελίσσονται με την πάροδο του χρόνου και η φόρμα πλοήγησης πρέπει να αντικατοπτρίζει αυτές τις αλλαγές. Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα για την περιοδική επανεξέταση της φόρμας.
- Μην υπερπλήρετε τη φόρμα πλοήγησης.Τα περισσότερα πράγματα που προσθέτετε σε αυτό, τόσο λιγότερο αποτελεσματικά θα είναι.
- Στοιχεία φόρμας ετικετών με ονόματα που διευκολύνουν τους χρήστες να καταλάβουν πώς πρέπει να χρησιμοποιούν κάθε στοιχείο. Εάν οι χρήστες πρέπει να έχουν πρόσβαση σε φόρμες και αναφορές με μια συγκεκριμένη σειρά, η φόρμουλα να αντανακλά αυτό.
- Η έγχρωμη κωδικοποίηση διαφόρων μορφών πλοήγησης μπορεί να σας εξοικονομήσει πολλά προβλήματα αργότερα. Ο ορισμός ενός τμήματος σε πράσινο και άλλου σε πράσινο σας διευκολύνει να παρακολουθείτε τι έχετε και δεν έχετε κάνει και να αποφύγετε τη σύγχυση όταν ενημερώνετε ταυτόχρονα διάφορα έντυπα.
