Μαζί με τις πρακτικές πτυχές των βάσεων δεδομένων, η Microsoft Access προσφέρει κάποια ωραία χαρακτηριστικά που κάνουν τη δουλειά λίγο πιο εύκολη. Ένα από τα επιπλέον χαρακτηριστικά είναι τα θέματα αναφοράς, τα οποία μπορούν να μετατρέψουν μια χωματερή δεδομένων σε μια χρήσιμη, παρουσιάσιμη έκθεση. Σας δίνει έναν τρόπο να κάνετε όλες τις εκθέσεις της ομάδας, του τμήματος ή της εταιρείας σας να φαίνονται συνεπείς. Μπορείτε να ορίσετε ένα διαφορετικό θέμα για μια αναφορά που χρησιμοποιείται σε μια σύσκεψη εταιρίας ή μια σύμβαση ή μπορείτε να προσαρμόσετε μια αναφορά για τους μετόχους. Χρησιμοποιώντας θέματα αναφοράς, θα είναι ευκολότερο να δίνετε στις αναφορές σας την επαγγελματική εμφάνιση και την αίσθηση ότι πραγματικά δεν μπορείτε να πάρετε με το Microsoft Excel. Είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους πρέπει να μεταφέρετε τα δεδομένα σας σε μια βάση δεδομένων αντί να προσπαθείτε να διατηρήσετε υπολογιστικά φύλλα.
Το χαρακτηριστικό θέμα των αναφορών είναι σχετικά εύκολο στη χρήση, ιδιαίτερα αν είστε εξοικειωμένοι με την εργασία στη Microsoft Access. Μην ανησυχείτε αν δεν είχατε μεγάλη εμπειρία με τη Microsoft Access. Είναι μια γρήγορη και εύκολη άσκηση για να αρχίσετε να εφαρμόζετε μια αριστοκρατική ματιά σε οτιδήποτε χρειάζεστε για να φανεί παρών. Μπορείτε ακόμη και να ενημερώσετε τα θέματα των παλαιότερων αναφορών εάν πρέπει να τα αναστήσετε για σύγκριση με μια νέα αναφορά. Αυτό είναι βολικό όταν κάνετε μια σύγκριση και δεν θέλετε να σας αποσπάται το ακροατήριο από την ημερομηνία της έκθεσης πριν από πέντε χρόνια ή -σε μερικές περιπτώσεις- την εξαιρετικά βασική εμφάνιση των αναφορών από πάνω από μια δεκαετία πριν. Όποιες και αν είναι οι ανάγκες σας, εφ 'όσον έχετε τα δεδομένα στη βάση δεδομένων, μπορείτε να τα καταστήσετε εμφανή.
Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αναφορών
Η προεπιλογή αναφοράς εξαρτάται από το αν ξεκινάτε από το μηδέν ή με ένα πρότυπο. Εάν χρησιμοποιείτε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, η προεπιλογή είναι ό, τι ο δημιουργός της βάσης δεδομένων που χρησιμοποιήθηκε κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης. Εάν δημιουργήσετε τη δική σας προεπιλογή, η Access έχει μία μόνο θέση όπου μπορείτε να πάτε για να δείτε τα θέματα που συνοδεύουν την έκδοση που αγοράσατε. Υπάρχουν επίσης θέματα που είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο, οπότε αν δεν σας αρέσει αυτό που είναι με την έκδοση που αγοράσατε, μπορείτε να βρείτε κάτι που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας online.
Ανάλογα με το αν εργάζεστε με παλιές αναφορές ή νέες αναφορές, ίσως θελήσετε να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να περάσετε μέσα από τα θέματα για να δείτε ποιες από αυτές φαίνονται καλύτερα για τα διαφορετικά προορισμένα ακροατήρια. Αν πρόκειται να αναθεωρήσετε εκθέσεις κληρονομιάς, σκεφτείτε κάτι παρόμοιο με αυτό που κάνατε στο παρελθόν. διαφορετικά, θα πρέπει να κάνετε πολλή δουλειά για να επαναλάβετε όλες τις αναφορές.
Υπάρχει ένα προεπιλεγμένο θέμα για νέες αναφορές που μπορείτε να αντικαταστήσετε.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και επιλέξτεΠερισσότερες εντολές.
- Κάντε κλικ στο Σχεδιαστές αντικειμένων.
- Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Έντυπο σχεδιασμού φόρμας / αναφοράς και ενημερώστε το Πρότυπο αναφοράς για να ταιριάζει με αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από προεπιλογή.
- Κάντε κλικ Εντάξει.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε την προεπιλογή από την προβολή σχεδίασης.
- Ανοίξτε την αναφορά στην προβολή σχεδίασης.
- μεταβείτε στο Εργαλεία σχεδιασμού αναφοράς > Σχέδιο > Θέματα και μεταβείτε στο αναπτυσσόμενο μενού κάτω από το Θέματα κουμπί.
- Κάντε δεξί κλικ στο θέμα που θέλετε να κάνετε την προεπιλογή και επιλέξτε Κάντε αυτό το θέμα την προεπιλεγμένη βάση δεδομένων.
Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που χρησιμοποιείτε για να αλλάξετε την προεπιλογή, λάβετε υπόψη ότι αλλάζει την εμφάνιση οποιωνδήποτε αναφορών δημιουργείτε μετά τη ρύθμιση. Δεν τροποποιεί υπάρχουσες αναφορές.
Εφαρμογή των θεμάτων σε νέες αναφορές
Ο τρόπος με τον οποίο εφαρμόζετε θέματα σε νέες και παλαιότερες αναφορές είναι ουσιαστικά η ίδια, αλλά αυτό που βλέπετε ποικίλλει. Εάν δημιουργείτε μια νέα αναφορά, ενδέχεται να μην έχετε δεδομένα για να συμπληρώσετε την αναφορά ακόμα. Αυτό σημαίνει ότι έχετε μια λιγότερο ακριβή ιδέα για το πώς θα εμφανιστεί η τελική αναφορά, επειδή θα έχει κενά κενά όταν εφαρμόζετε το θέμα. Είναι καλύτερα να έχετε τουλάχιστον κάποια δεδομένα όταν αρχίσετε να εξετάζετε αναφορές, ώστε να μπορείτε να δείτε πώς τα δεδομένα και το θέμα φαίνονται μαζί. Αν κοιτάζετε μόνο ένα θέμα χωρίς κείμενο, ίσως να είστε συγκλονισμένοι για να δείτε τι μοιάζει όταν υπάρχουν δεδομένα.
- Ανοίξτε την αναφορά στην προβολή σχεδίασης.
- μεταβείτε στο Εργαλεία σχεδιασμού αναφοράς > Σχέδιο > Θέματα, και μεταβείτε στο αναπτυσσόμενο μενού κάτω από το Θέματα κουμπί.
- Επιλέξτε ένα από τα θέματα από το αναπτυσσόμενο μενού ή ανοίξτε Ξεφυλλίζω για να δείτε άλλα θέματα που έχετε κατεβάσει.
Εάν σας αρέσει ο σχεδιασμός και απλά θέλετε να αλλάξετε το χρώμα, μπορείτε να το κάνετε στην ίδια περιοχή. Αντί να κάνετε κλικ στο Θέματα , κάντε κλικ είτε στο Χρωματιστά ή Γραμματοσειρά για να πραγματοποιήσετε τις αλλαγές.
Εφαρμογή Θεμάτων στις Αναφορές παλαιού τύπου
Ενημερώστε τις αναφορές κληρονομιάς με τον ίδιο τρόπο που ενημερώνετε τις νέες αναφορές, αλλά παρακολουθείτε ποιες αναφορές παλαιού τύπου ενημερώνετε καθώς και πότε πραγματοποιήσατε τις αλλαγές. Θα χρειαστεί να διατηρήσετε μια εγγραφή για όλα όσα αλλάξατε με την πάροδο του χρόνου για τον έλεγχο των ρυθμίσεων, ειδικά εάν ασχολείστε με οικονομικές ή άλλες πληροφορίες που χρησιμοποιούνται σε ελέγχους. Αν η εμφάνιση είναι διαφορετική για τις αναφορές παλαιού τύπου, πρέπει να μπορείτε να αποδείξετε τι άλλαξε και πότε.
Συνήθως, είναι καλύτερο να μην ενημερώνονται αναφορές που έχετε ήδη παρουσιάσει. Μπορείτε να ενημερώσετε την εμφάνιση προς τα εμπρός, αντιμετωπίζοντάς την σαν μια εντελώς νέα αναφορά. Είναι πιθανό ότι δεν θα χρειαστεί να παρουσιάσετε παλιές αναφορές για κάτι επίσημο. Με την πιθανότητα να το κάνετε, δεν βλάπτει για τους ανθρώπους να δουν πόσο η επιχείρησή σας έχει αλλάξει με την πάροδο του χρόνου.
