Όπως γνωρίζει κάθε έμπειρος χρήστης, η δυνατότητα αποθήκευσης ενός ερωτήματος είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους η χρήση βάσεων δεδομένων όπως η Microsoft Access μπορεί να κάνει την εργασία πολύ πιο απλή. Οι βάσεις δεδομένων μπορεί να είναι πραγματικά απογοητευτικές για να συνεργαστείτε με το πότε ένας χρήστης θέλει να δημιουργήσει το τέλειο ερώτημα για ένα έργο ή μια έκθεση. Αφού πραγματοποιήσετε αλλαγές και αλλαγές σε ένα ερώτημα, μπορεί να είναι δύσκολο να θυμηθείτε ακριβώς ποιες αλλαγές τραβήχτηκαν.
Αυτός είναι ένας πολύ καλός λόγος για να συνηθίσετε να αποθηκεύετε ερωτήματα με κάποια συχνότητα, ακόμα και αν δεν παρέχουν ακριβώς αυτό που ο χρήστης ψάχνει εκείνη τη στιγμή. Όταν τα ίδια δεδομένα απαιτούνται λίγες μέρες, εβδομάδες ή μήνες αργότερα, πολύ συχνά οι χρήστες θα ανακαλύψουν πολύ αργά ότι ξεχάστηκαν να σώσουν αυτό το σχεδόν τέλειο ερώτημα ή ότι είχαν προηγουμένως τραβήξει τα αποτελέσματα που θέλουν με ένα από τα πειραματικά ερωτήματα , με αποτέλεσμα να πειραματιστούν περισσότερο για να αποκτήσουν τα ίδια δεδομένα.
Αυτό είναι ένα σενάριο που σχεδόν κάθε χρήστης της Access μπορεί να συσχετίσει και ένα που αποφεύγεται πολύ εύκολα κάνοντας συνήθεια να αποθηκεύει ερωτήματα, ακόμα και αν τα ερωτήματα δεν είναι αρκετά σωστά. Κάθε ερώτημα που αποθηκεύεται μπορεί να περιλαμβάνει μερικές λεπτομέρειες που θα βοηθήσουν τον χρήστη να προσδιορίσει τι πρέπει να προσαρμοστεί, έτσι ώστε κάθε ερώτημα να μην χρειάζεται να γραφτεί από το μηδέν. Σημαίνει επίσης ότι οι χρήστες μπορούν να αντιγράψουν ένα καλό ερώτημα και να το χρησιμοποιήσουν ως σημείο εκκίνησης για παρόμοια ερωτήματα με λίγες τροποποιήσεις για να λάβουν διαφορετικά δεδομένα.
Πότε να αποθηκεύσετε ερωτήματα
Τελικά η αποθήκευση ενός ερωτήματος είναι θέμα προτίμησης, αλλά για όσους μόλις ξεκινούν αυτό είναι ένας άλλος άγνωστος χώρος. Οι αρχάριοι πρέπει να έχουν τη συνήθεια να αποθηκεύουν πάντα ερωτήματα επειδή δεν υπάρχει τρόπος να γνωρίζουμε πότε ένα τυχαίο ερώτημα καταλήγει να παρέχει ακριβώς αυτό που χρειάζεται.
Ακόμη και αυτά τα πειραματικά ερωτήματα μπορούν να βοηθήσουν έναν νέο χρήστη να εξοικειωθεί με τους υπάρχοντες πίνακες, τις σχέσεις δεδομένων, τα πρωτεύοντα κλειδιά και άλλα στοιχεία και ιδιότητες της βάσης δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει πειραματικά ερωτήματα όταν ένας χρήστης μάθει πρώτα πώς να δημιουργεί ερωτήματα στην Access. Μπορούμε να επιστρέψουμε και να δούμε πώς αλλάζουν κάποιες αλλαγές μεταξύ των ερωτημάτων και τα αποτελέσματα μπορούν να κάνουν πολύ πιο εύκολο να κατανοήσουμε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν τα ερωτήματα.
Εναπόκειται σε κάθε άτομο να καθορίσει πότε πρέπει να αποθηκευτεί ένα ερώτημα, αλλά αν δεν είστε σίγουροι εάν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα ερώτημα, θα πρέπει να προχωρήσετε και να το αποθηκεύσετε. Είναι εύκολο να διαγράψετε τα ερωτήματα αργότερα. είναι πολύ πιο δύσκολο να αναπαραγάγετε ένα από τη μνήμη τους δύο μήνες μετά το δρόμο.
Πώς να αποθηκεύσετε ερωτήματα
Δεν υπάρχει τίποτα σαν μια μακρά και δύσκολη σειρά οδηγιών για να κάνει κάποιος χρήστης να αποφασίσει να παραιτηθεί από μια χρήσιμη ή ακόμα και απαραίτητη ενέργεια επειδή χρειάζεται πολύ καιρό για να ολοκληρωθεί. Η πρόσβαση καθιστά πολύ εύκολο να αποθηκεύσετε ερωτήματα για να ενθαρρύνετε τους χρήστες να σώσουν την εργασία τους καθώς πηγαίνουν.
- Σχεδιάστε ένα ερώτημα.
- Τροποποιήστε το ερώτημα έως ότου λάβετε τα απαιτούμενα αποτελέσματα.
- Κτύπημα CTRL + S σε υπολογιστή ή υπολογιστή Cmmd + S σε ένα Mac.
- Εισαγάγετε ένα όνομα που θα είναι εύκολο να το θυμάστε για μεταγενέστερες αναζητήσεις.
Οι εταιρείες και οι ομάδες θα πρέπει να καθορίσουν κατευθυντήριες γραμμές για το πού πρέπει να αποθηκεύονται τα ερωτήματα βάσει τύπου, τμήματος και άλλων περιοχών, καθώς και μια σύμβαση ονομασίας. Αυτό θα διευκολύνει τους υπαλλήλους να αναθεωρήσουν τα υπάρχοντα ερωτήματα πριν δημιουργήσουν νέα.
Καθαρισμός μετά από πειραματισμό με ερωτήματα
Αφού ξοδέψετε πολύ χρόνο δημιουργώντας το τέλειο ερώτημα, οι περισσότεροι άνθρωποι είναι έτοιμοι να κλείσουν και να προχωρήσουν σε κάτι άλλο. Εντούτοις, αφήνοντας μια εγγραφή μεγάλου αριθμού πειραματικών ερωτημάτων, ακόμα και αν αποθηκευτεί σε μια καθορισμένη περιοχή για ερωτήματα τεστ, μπορεί να δυσκολευτεί να εντοπίσει τα χρήσιμα ερωτήματα (εκτός εάν υπάρχει πολιτική για διαγραφή όλων των ερωτημάτων σε πειραματική περιοχή σε τακτική βάση).
Ένας τρόπος για να κάνετε τον καθαρισμό ευκολότερο είναι προσθέτοντας κάτι στο όνομα των ερωτημάτων που δεν είναι πιθανό να χρειαστούν και πάλι. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα εκτύπωσης ή εξαγωγής ερωτημάτων και των ιδιοτήτων τους, έτσι ώστε οι πληροφορίες να μην χάνονται εντελώς μετά τη διαγραφή τους. Παρόλο που μπορεί να είναι δύσκολο να μάθετε τι είναι και τι δεν είναι χρήσιμο στην αρχή, όσο περισσότερο κρατάτε τα ερωτήματα, τόσο πιο δύσκολο θα είναι να θυμάστε ποιες είναι χρήσιμες και ποιες πρέπει να διαγραφούν. Δεν είναι απαραίτητο να διαγράψετε ερωτήματα στο τέλος μιας περιόδου σύνδεσης, αλλά είναι καλή ιδέα να καθαρίσετε τα ερωτήματα τουλάχιστον μία φορά το μήνα.
Προσαρμογή υπάρχοντος ερωτήματος
Καθώς οι χρήστες πειραματίζονται με διαφορετικά ερωτήματα, είναι πιθανό ότι θα διαπιστώσουν ότι μερικές τροποποιήσεις σε ένα υπάρχον ερώτημα θα δώσουν καλύτερα ή πληρέστερα δεδομένα. Δεν είναι απαραίτητο να διαγράψετε αυτά τα ερωτήματα και να τα αντικαταστήσετε εντελώς, επειδή η Access επιτρέπει στους χρήστες να ενημερώσουν τα υπάρχοντα ερωτήματα με σχετική ευκολία.
- Πηγαίνετε στο ερώτημα στο Σχέδιο θέα.
- Μεταβείτε στο πεδίο ή τα πεδία που θέλετε να ενημερώσετε και κάντε τις απαραίτητες τροποποιήσεις.
- Αποθηκεύστε το ερώτημα.
- Παω σε Δημιουργώ > Ερώτηση > Σχεδιασμός ερωτήματος > Εμφάνιση πίνακα, τότε ο πίνακας που σχετίζεται με το τροποποιημένο ερώτημα.
- Παω σε Σχέδιο > Τύπος ερωτήματος > Εκσυγχρονίζω.
- Ελέγξτε τις ενημερώσεις για να βεβαιωθείτε ότι ενημερώνονται τα σωστά πεδία.
Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε τους πίνακες για τις νέες αλλαγές πριν εκτελέσετε το ερώτημα εάν το επιθυμείτε, αλλά δεν είναι απαραίτητο.
Η ενημέρωση των υπαρχόντων ερωτημάτων μπορεί να εξοικονομήσει πολλούς χρόνο και ενέργεια (καθώς και επιπλέον, απαρχαιωμένα ερωτήματα) που διαφορετικά θα μπορούσαν να επαναδημιουργήσουν το ίδιο ερώτημα με κάποιες μικρές τροποποιήσεις από την αρχή.
