Πρόσφατα, βρισκόμουν σε όλο και περισσότερα τηλεφωνήματα που σχετίζονται με επιχειρήσεις, τα οποία, παρά το γεγονός ότι με τους έξυπους ανθρώπους, με άφησαν μια κακή εντύπωση. Σίγουρα, οι κλήσεις φαίνονται αρκετά απλές, αλλά οτιδήποτε από τεχνολογικές δυσλειτουργίες που θα μπορούσαν να αποφευχθούν στην κακή διαχείριση του χρόνου μπορεί πραγματικά να επηρεάσει τις εντυπώσεις των πελατών και των συναδέλφων σας (για να μην αναφέρουμε την παραγωγικότητά σας).
Έτσι, ακριβώς όπως υπάρχουν άγραφοι κανόνες για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τις συναντήσεις, εξηγώ τις κατευθυντήριες γραμμές για τις τηλεφωνικές κλήσεις των επιχειρήσεων και τις κλήσεις διάσκεψης που όλοι πρέπει να ακολουθήσουν. Εδώ είναι για πιο παραγωγικές (και λιγότερο ενοχλητικές) κλήσεις για πάντα!
Συμφωνείτε πριν από την κλήση ποιο πρόσωπο καλεί σε ποιον και σε ποιο αριθμό. Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τρία λεπτά μετά την κλήση έπρεπε να αρχίσει με "πού πρέπει να σας τηλεφωνήσω;" απορρίπτει τον χρόνο όλων.
Γενικά, αν ζητάτε κάτι από κάποιον άλλο, θα πρέπει να προσφέρετε να τον καλέσετε. Εάν βοηθάτε κάποιον άλλο, ζητήστε από αυτό το άτομο να σας καλέσει για να αποφύγετε να κυνηγήσετε κάποιον κάτω.
Προγραμματίστε την κλήση για το χρονικό διάστημα που χρειάζεστε και θυμηθείτε ότι αυτό μπορεί να είναι πέντε, 10 ή 20 λεπτά. Δεν θα πρέπει να στρογγυλοποιείτε στην πλησιέστερη προσαύξηση των 30 λεπτών.
Εάν γνωρίζετε μπροστά σας ότι πρόκειται να καθυστερήσετε για μια κλήση, αφήστε το άλλο πρόσωπο να μάθει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να σας προσκαλέσει να τον καλέσετε όταν είστε έτοιμοι.
Αν το άτομο που καλείτε δεν πάρει, μην αφήνετε ένα μήνυμα την πρώτη φορά. Δοκιμάστε ξανά 1-2 λεπτά αργότερα, και αν δεν πάρει, αφήστε ένα μήνυμα και επίσης να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αφήνοντάς το να γνωρίζει ότι κάλεσε και να δηλώσετε πόσο περισσότερο χρόνο θα είστε διαθέσιμος. Μην τηλεφωνείτε ξανά μετά από αυτό, εκτός εάν είναι επείγον.
Εάν μιλούν περισσότερα από δύο άτομα, ορίστε ένα dial-in μπροστά από το χρόνο. Υπάρχουν πολλές δωρεάν υπηρεσίες, όπως το UberConference, που βοηθούν με αυτό.
Κρατήστε την κλήση σε όσο το δυνατόν λιγότερους ανθρώπους και βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι πραγματικά απαραίτητοι. Όσο περισσότεροι άνθρωποι βρίσκονται στη γραμμή, τόσο λιγότερος ο καθένας δίνει προσοχή.
Βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε την κλήση από μια ήσυχη τοποθεσία με καλό σήμα. Η χρήση χερσαίων γραμμών, όποτε είναι δυνατό, βοηθά στην αποφυγή προβλημάτων σήματος
Αν πιάσετε σε μια θορυβώδη τοποθεσία, αφήστε τους ανθρώπους να γνωρίζουν αμέσως ότι θα είστε σιωπηλοί αν δεν μιλάτε. Είναι το σεβαστό πράγμα που πρέπει να κάνετε.
Εάν δεν καλείτε από ένα τηλέφωνο που χρησιμοποιείτε τακτικά, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τον τρόπο λειτουργίας του. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν χρησιμοποιείτε ένα άγνωστο τηλεφωνικό σύστημα γραφείου.
Δεν σας προτείνω να χρησιμοποιήσετε διαφάνειες για να παρουσιάσετε κάτι στην κλήση, εκτός αν κάνετε ένα demo, αλλά αν είστε, μην τις στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία κοινής χρήσης οθόνης, όπως το GoToMeeting ή το Screenleap, για να διασφαλίσετε ότι οι άνθρωποι δεν θα κοιτάξουν, θα μεταβούν μπροστά και στη συνέχεια θα σταματήσουν να δίνουν προσοχή.
Εάν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία κοινής χρήσης οθόνης, βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί πριν ξεκινήσετε την κλήση και ότι οι ομολόγοι σας έχουν εγκαταστήσει κάτι που θα χρειαστούν πριν από την κλήση.
Εάν συναντάτε για πρώτη φορά συναντήσεις με ανθρώπους ή θέλετε πραγματικά να δώσετε προσοχή στους χρήστες, εξετάστε τη δυνατότητα τηλεδιάσκεψης.
Όπως και με τις συναντήσεις, αρχίστε εγκαίρως. Η αναμονή για παραπαίους τους ενθαρρύνει μόνο.
Εάν συμμετέχετε σε μια κλήση συνδιάσκεψης, εισάγετε αμέσως τον εαυτό σας, ώστε κανείς να μην εκπλήσσει που ακούσατε για τρία λεπτά σε αυτό που σκέφτηκαν ότι ήταν μια συνομιλία ένα προς ένα.
Αν κάποιος μπαίνει αργά, μην τον πιάσετε. Σπαταλά το χρόνο όλων των άλλων. Ενθαρρύνετε αυτό το άτομο να προλάβει κάποιον στο τέλος της κλήσης για να δει τι χάθηκε.
Δώστε την επισκόπηση του ποιος είστε και γιατί καλείτε μέσα στα πρώτα 120 δευτερόλεπτα της κλήσης, και στη συνέχεια καθορίστε την ατζέντα ή το στόχο σας. Οι άλλοι άνθρωποι στην κλήση θα πρέπει να γνωρίζουν τι θέλετε από αυτούς αμέσως.
Στα πρώτα λεπτά κάθε κλήσης, επιβεβαιώστε πόσο πρέπει να μιλήσει ο καθένας, ώστε να μπορείτε να διαχειριστείτε τη συνομιλία αναλόγως.
Αν έχετε περισσότερους από τρεις ανθρώπους στη γραμμή, ο διοργανωτής πρέπει να κάνει μια γρήγορη κλήση για να βεβαιωθεί ότι όλοι υπάρχουν και να τις εισαγάγετε σύντομα αν είναι δυνατόν.
Πηγαίνετε μόνο να κάνετε ξεχωριστές παρουσιάσεις, αν αυτό θα βοηθήσει τις επιχειρήσεις να γίνουν, και να το γεγονός αυτό στην ατζέντα σας. Διαφορετικά, θα χάσετε πολύ χρόνο.
Εάν η κλήση δεν είναι για σας που μοιράζεστε την εμπειρία σας, δεν πρέπει να μιλάτε περισσότερο από το 70% του χρόνου. Εάν πολλοί άνθρωποι βρίσκονται στη γραμμή, ο αριθμός αυτός μειώνεται στο 25%.
Κρατήστε τις προτάσεις σας σύντομες και πατήστε τακτικά μεταξύ ιδεών. Αυτό θα επιτρέψει στους ανθρώπους να πηδούν ή να κάνουν ερωτήσεις.
Εάν είστε ο διοργανωτής κλήσεων, είναι δική σας δουλειά να καλέσετε τους ανθρώπους να συμμετάσχουν αν δεν μιλούν και κάποιος άλλος μονοπωλεί τη συζήτηση.
Χρησιμοποιήστε το κουμπί σίγασης στρατηγικά. Αν παραμείνετε σίγαση για το 90% της κλήσης, πιθανότατα δεν προσέχετε.
Μην είστε το πρόσωπο που ελέγχει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πρέπει να ζητήσει να επαναληφθεί μια ερώτηση. Εάν διαπιστώσετε ότι ελέγχετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κατά τις περισσότερες από τις κλήσεις σας, είναι είτε πολύ μεγάλο, είναι πάρα πολλοί άνθρωποι που εμπλέκονται, ή δεν χρειάζεται να είστε σε αυτούς.
Πέντε λεπτά πριν από το τέλος της κλήσης, προειδοποιήστε όλους ότι είναι τυλιγμένο και ρωτήστε αν υπάρχουν ερωτήσεις. Μην αφήνετε να τρέξει αν είναι δυνατόν - είναι ασέβεια του χρόνου άλλων ανθρώπων.
Παρακολουθήστε τα επόμενα βήματα καθώς η κλήση συνεχίζεται και στείλτε τα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα ως υπενθύμιση.
Πες μας! Ποιος είναι ο αγαπημένος σας κανόνας τηλεφωνικής κλήσης; Τίποτα που χάσαμε;
