Πριν από λίγες εβδομάδες, έγραψα για τους άγραφους κανόνες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μου έσκαψαν πόσα άτομα το βρήκαν χρήσιμα. Αποδεικνύεται ότι υπάρχουν πολλοί κανόνες εκεί έξω που θα μπορούσαμε όλοι να επωφεληθούμε από το να βγάζουμε χαρτί!
Με αυτό κατά νου, θα κάνω μερικές ακόμη από αυτές τις λίστες, ξεκινώντας με το δεύτερο μεγαλύτερο πόνο γραφείων: συναντήσεις. Διαβάστε για τους κανόνες που πρέπει να ξέρετε για τον τρόπο διεξαγωγής μιας επιτυχημένης συνάντησης και οι συνάδελφοί σας παντού θα σας ευχαριστήσουν.
Βεβαιωθείτε ότι χρειάζεστε πραγματικά μια συνάντηση πριν προγραμματιστεί. Θα μπορούσε αυτό να επιλυθεί με 10 λεπτά στο τηλέφωνο ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί;
Κάθε συνάντηση πρέπει να έχει έναν σκοπό: Πρέπει είτε να αποφασίσετε είτε να ολοκληρώσετε μια δράση μαζί. Η ενημέρωση σχεδόν πάντα συμβαίνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μην προγραμματίσετε περισσότερο χρόνο από ό, τι χρειάζεστε. Οι περισσότερες συνεδριάσεις προγραμματίζονται για μια πλήρη ώρα, όταν πρέπει να είναι 20 λεπτά, 30 λεπτά ή 45 λεπτά - μέγιστο .
Ξεκινήστε εγκαίρως. Μην περιμένετε για τους περιπλανώμενους - τα ενθαρρύνει μόνο.
Τερματισμός εγκαίρως. "Ξέρω ότι όλοι έχουμε πολλά να κάνουμε, οπότε ας προσπαθήσουμε να το κρατήσουμε κάτω από 30 λεπτά", θα υπενθυμίσουμε στους ανθρώπους ότι θέλετε μια αποτελεσματική συνάντηση όσο ακριβώς κάνουν.
Μόνο να προσκαλέσετε τους ανθρώπους που πρέπει να είναι εκεί. Όσο περισσότεροι άνθρωποι σε μια συνάντηση, τόσο λιγότερο γίνεται.
Κάθε συνάντηση θα πρέπει να έχει κάποιον σαφή καθορισμένο μπροστά από το χρόνο για να το τρέξει. Αν δεν είστε εσείς, ονομάστε κάποιον άλλο (και βεβαιωθείτε ότι το πρόσωπο αυτό γνωρίζει ότι είναι υπεύθυνο).
Ψήνουμε σε λίγα λεπτά για chat-chat στην αρχή της συνάντησης. Είμαστε άνθρωποι, όχι ρομπότ, και η οικοδόμηση σχέσης με τους συναδέλφους βοηθά τις επιχειρήσεις να τρέχουν πιο ομαλά.
Εάν θέλετε οι άνθρωποι να διαβάζουν κάτι μπροστά από το χρόνο, η αποστολή τους τουλάχιστον τρεις ώρες μπροστά από το χρόνο είναι καλή, και η προηγούμενη ημέρα είναι καλύτερη. Η αποστολή 20 λεπτών πριν είναι άχρηστη.
Κλείστε το χώρο συνάντησής σας μπροστά από το χρόνο ή δώστε τον εαυτό σας 10 λεπτά πριν τη συνάντηση για να το καταλάβετε. Η περιπλάνηση στις αίθουσες με όλους τους ανθρώπους που σέρνουν σπαταλάει το χρόνο όλων.
Ορίστε μια ατζέντα και μοιραστείτε την στην αρχή της συνάντησης για να κρατήσετε όλους σε καλό δρόμο.
Εάν θέλετε οι άνθρωποι να δώσουν προσοχή, μην τους δώσετε πολλά φυλλάδια στην αρχή της συνάντησης. Θα αρχίσουν να τους κουνήσουν και θα τους αποστασιοποιηθούν.
Μην ελέγχετε το τηλέφωνο ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Ο καθένας μπορεί να πει τι κάνετε και θα αρχίσουν να κάνουν το ίδιο.
Παρακολουθήστε τα επόμενα βήματα καθώς συνεχίζεται η συνάντηση. Οποιαδήποτε στοιχεία ενέργειας θα πρέπει να αποστέλλονται ως υπενθύμιση μετά τη συνάντηση.
Ένα στοιχείο ενέργειας χωρίς κάποιον που έχει ανατεθεί σε αυτό είναι άχρηστο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, απαιτείται επίσης μια προθεσμία.
Αν κάποιος μιλάει πάρα πολύ, κόψτε τον (όμορφα). Ομοίως, αν κάποιος μιλάει πολύ λίγο, προσπαθήστε να τον εμπλακείτε.
Εάν η συζήτηση ξεπεράσει το θέμα, είναι αποδεκτό και απαραίτητο για σας να το επιμείνετε. Ένα απλό, "Ας προγραμματίσουμε το χρόνο για να το συζητήσουμε αργότερα αν είναι χρήσιμο, αφού έχουμε μόνο 10 λεπτά απομείνει", λειτουργεί τέλεια.
Εάν η συνάντηση είναι πάνω από μια ώρα, προγραμματίζετε χρόνο για τα διαλείμματα και αφήστε τους συμμετέχοντες να γνωρίζουν σχετικά μπροστά τους. Γνωρίζοντας ότι μπορούν να ελέγξουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους σε 45 λεπτά θα τους βοηθήσει να τους κρατήσουμε τώρα συγκεντρωμένους.
Παρακολουθήστε γλώσσα του σώματος. Μπορείτε να μάθετε εύκολα αν οι άνθρωποι βαρεθούν, απεμπλακούν ή αισθάνονται ότι ο χρόνος τους χάνεται, όσο το ψάχνετε.
Αν χρειαστεί, ορίστε έναν σημειωτή, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στη διεξαγωγή της συνάντησης.
Να αξιολογείτε τακτικά εάν χρειάζονται καθόλου επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο ημερολόγιό σας και εάν ναι, εάν η μορφή, το μήκος και οι συμμετέχοντες συμβάλλουν στην αποτελεσματικότητά τους. Αν όχι? Αλλάξτε τα επάνω!
