Αντιμετωπίζετε τις μεγάλες ποσότητες δεδομένων που πρέπει να παρακολουθείτε στον οργανισμό σας; Ίσως χρησιμοποιείτε σήμερα ένα σύστημα αρχειοθέτησης χαρτιού, έγγραφα κειμένου ή ένα υπολογιστικό φύλλο για να παρακολουθείτε τις κρίσιμες πληροφορίες σας. Αν ψάχνετε για ένα πιο ευέλικτο σύστημα διαχείρισης δεδομένων, μια βάση δεδομένων μπορεί να είναι απλώς η σωτηρία που αναζητάτε και η Microsoft Access 2013 παρέχει μια εξαιρετική επιλογή.
Τι είναι μια βάση δεδομένων;
Στο πιο βασικό επίπεδο, μια βάση δεδομένων είναι απλώς μια οργανωμένη συλλογή δεδομένων. Ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS) όπως η Microsoft Access, η Oracle ή ο SQL Server σάς παρέχει τα εργαλεία λογισμικού που χρειάζεστε για την οργάνωση των δεδομένων σας με ευέλικτο τρόπο. Περιλαμβάνει εγκαταστάσεις για την προσθήκη, τροποποίηση ή διαγραφή δεδομένων από τη βάση δεδομένων, την υποβολή ερωτήσεων (ή ερωτημάτων) σχετικά με τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων και την παραγωγή αναφορών που συνοψίζουν επιλεγμένα περιεχόμενα.
Microsoft Access 2013
Το Microsoft Access 2013 παρέχει στους χρήστες μία από τις απλούστερες και πιο ευέλικτες λύσεις DBMS στην αγορά σήμερα. Οι τακτικοί χρήστες των προϊόντων της Microsoft θα απολαμβάνουν την οικεία εμφάνιση και αίσθηση των Windows καθώς και τη στενή ενοποίηση με άλλα προϊόντα της οικογένειας του Microsoft Office. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διεπαφή Access 2013, διαβάστε την περιοδεία χρήστη Access 2013.
Ας εξετάσουμε πρώτα τρία από τα βασικά συστατικά της Access που θα συναντήσουν οι περισσότεροι χρήστες των βάσεων δεδομένων: πίνακες, ερωτήματα και φόρμες. Εάν δεν διαθέτετε ήδη μια βάση δεδομένων της Access, ίσως να θέλετε να διαβάσετε σχετικά με τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων Access 2013 από την αρχή ή τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων Access 2013 από ένα πρότυπο.
Πίνακες πρόσβασης της Microsoft
Οι πίνακες αποτελούν τις θεμελιώδεις δομικές μονάδες οποιασδήποτε βάσης δεδομένων. Αν είστε εξοικειωμένοι με υπολογιστικά φύλλα, θα βρείτε πίνακες βάσεων δεδομένων εξαιρετικά όμοιους.
Ένας κοινός πίνακας βάσης δεδομένων μπορεί να περιέχει πληροφορίες για τους υπαλλήλους, συμπεριλαμβανομένων χαρακτηριστικών όπως το όνομα, η ημερομηνία γέννησης και ο τίτλος. Μπορεί να δομηθεί ως εξής:
- Ταυτότητα Υπαλλήλου
- Επίθετο
- Ονομα
- Τίτλος
- Χαιρετισμός
- Ημερομηνία γέννησης
Εξετάστε την κατασκευή του πίνακα και θα διαπιστώσετε ότι κάθε στήλη του πίνακα αντιστοιχεί σε ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό του υπαλλήλου (ή χαρακτηριστικό σε όρους βάσης δεδομένων). Κάθε σειρά αντιστοιχεί σε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο και περιέχει τις πληροφορίες του. Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό. Εάν βοηθάει, σκεφτείτε καθένα από αυτά τα τραπέζια ως κατάλογο πληροφοριών σε μορφή φύλλου εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες, διαβάστε την προσθήκη πινάκων σε μια βάση δεδομένων Access 2013
Ανάκτηση πληροφοριών από μια βάση δεδομένων της Access
Προφανώς, μια βάση δεδομένων που αποθηκεύει μόνο πληροφορίες θα ήταν άχρηστη - χρειαζόμαστε επίσης μεθόδους για την ανάκτηση πληροφοριών. Εάν απλά θέλετε να ανακαλέσετε τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε έναν πίνακα, η Microsoft Access σας επιτρέπει να ανοίξετε τον πίνακα και να μετακινηθείτε στα αρχεία που περιέχονται σε αυτό. Ωστόσο, η πραγματική ισχύς μιας βάσης δεδομένων έγκειται στις δυνατότητές της να απαντά σε πιο περίπλοκα αιτήματα ή ερωτήματα. Τα ερωτήματα πρόσβασης παρέχουν τη δυνατότητα συνδυασμού δεδομένων από πολλούς πίνακες και την τοποθέτηση συγκεκριμένων συνθηκών στα δεδομένα που ανακτώνται.
Φανταστείτε ότι ο οργανισμός σας απαιτεί μια απλή μέθοδο για να δημιουργήσετε μια λίστα με εκείνα τα προϊόντα που πωλούν αυτήν την περίοδο πάνω από τη μέση τιμή τους. Αν απλά ανακτήσατε τον πίνακα πληροφοριών προϊόντος, η εκπλήρωση αυτής της εργασίας θα απαιτούσε μεγάλη ποσότητα ταξινόμησης μέσω δεδομένων και υπολογισμών με το χέρι. Ωστόσο, η ισχύς ενός ερωτήματος σάς επιτρέπει να ζητήσετε απλώς από την Access να επιστρέψει μόνο εκείνα τα αρχεία που πληρούν την παραπάνω μέση τιμή. Επιπλέον, μπορείτε να δώσετε εντολή στη βάση δεδομένων να αναφέρει μόνο το όνομα και την τιμή μονάδας του στοιχείου.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δύναμη των ερωτημάτων βάσης δεδομένων στην Access, διαβάστε την ενότητα Δημιουργία ενός απλού ερωτήματος στη Microsoft Access 2013.
Εισαγωγή πληροφοριών σε μια βάση δεδομένων της Access
Μέχρι τώρα, έχετε μάθει τις έννοιες πίσω από την οργάνωση των πληροφοριών σε μια βάση δεδομένων και την ανάκτηση πληροφοριών από μια βάση δεδομένων. Εξακολουθούμε να χρειαζόμαστε μηχανισμούς για την τοποθέτηση πληροφοριών στους πίνακες. Η Microsoft Access παρέχει δύο κύριους μηχανισμούς για την επίτευξη αυτού του στόχου. Η πρώτη μέθοδος είναι να ανεβάσετε απλά το τραπέζι σε ένα παράθυρο κάνοντας διπλό κλικ πάνω του και προσθέτοντας πληροφορίες στο κάτω μέρος του, όπως θα προσθέσετε πληροφορίες σε ένα υπολογιστικό φύλλο.
Η πρόσβαση παρέχει επίσης μια φιλική προς το χρήστη διεπαφή φόρμας που επιτρέπει στους χρήστες να εισάγουν πληροφορίες σε γραφική μορφή και να έχουν αυτές τις πληροφορίες μεταφερθεί στη βάση δεδομένων. Αυτή η μέθοδος είναι λιγότερο εκφοβιστική για τον χειριστή εισόδου δεδομένων, αλλά απαιτεί λίγο περισσότερη δουλειά εκ μέρους του διαχειριστή της βάσης δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, διαβάστε την ενότητα Δημιουργία εντύπων στην Access 2013.
Αναφορές της Microsoft Access
Οι αναφορές παρέχουν τη δυνατότητα να παράγονται γρήγορα ελκυστικά διαμορφωμένες περιλήψεις των δεδομένων που περιέχονται σε έναν ή περισσότερους πίνακες ή / και ερωτήματα. Μέσω της χρήσης τεχνικών συντομεύσεων και προτύπων, οι χρήστες βάσης δεδομένων μπορούν να δημιουργήσουν αναφορές κυριολεκτικά σε λίγα λεπτά.
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε έναν κατάλογο για να μοιράζεστε πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα με τους τρέχοντες και μελλοντικούς πελάτες. Σε προηγούμενες ενότητες, μάθαμε ότι αυτό το είδος πληροφοριών θα μπορούσε να ανακτηθεί από τη βάση δεδομένων μας μέσω της συνετής χρήσης των ερωτημάτων. Ωστόσο, υπενθυμίζουμε ότι οι πληροφορίες αυτές παρουσιάστηκαν σε μορφή πίνακα - όχι ακριβώς το πιο ελκυστικό υλικό μάρκετινγκ. Οι αναφορές επιτρέπουν τη συμπερίληψη γραφικών, ελκυστικής μορφοποίησης και σελίδωσης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία αναφορών στην Access 2013.
