Τρόπος χρήσης του SharePoint

Έχουμε εξετάσει τι είναι το SharePoint, τώρα ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικές κοινές χρήσεις. Το SharePoint είναι μια πλατφόρμα συνεργασίας με άλλα μέλη μιας ομάδας. Αυτές είναι συχνά εταιρικές ομάδες, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Ορισμένες εφαρμογές που δεν σχετίζονται με επιχειρήσεις για το SharePoint περιλαμβάνουν:

• Οι αθλητικές ομάδες θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν το ημερολόγιο για να δημοσιεύσουν ένα πρόγραμμα παιχνιδιών και μια βιβλιοθήκη εγγράφων για να κρατήσουν βίντεο παιχνιδιών.
• Οι λέσχες βιβλίων θα μπορούσαν να δημοσιεύσουν συνδέσμους στο βιβλίο της επόμενης εβδομάδας, ενώ οι ομάδες γραφής θα μπορούσαν να φιλοξενούν κριτικές και σχόλια.
• Οι ομάδες εθελοντών που σχεδιάζουν ένα έργο αποκατάστασης μπορούν να δημιουργήσουν ένα σχέδιο με καθήκοντα και χρονοδιάγραμμα.
• Μια γειτονιά που εκτελεί πώληση θα μπορούσε να δημοσιεύσει ανακοινώσεις σε νέους συμμετέχοντες ή να αναφέρει στοιχεία και τιμές σε ένα κοινό αρχείο Excel σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων.

Φυσικά, τα παραπάνω είναι όλα δυνατά με άλλες εφαρμογές και υπηρεσίες, αλλά το SharePoint τους φέρνει όλοι μαζί σε ένα μόνο μέρος, με ένα web interface χρησιμοποιήσιμο σε Windows, macOS και Linux. Οι εφαρμογές Android και iOS είναι επίσης διαθέσιμες. Επιπλέον, οι εφαρμογές του Microsoft Office μπορούν να τραβήξουν αρχεία απευθείας από το SharePoint, κάνοντας λήψη και μεταφόρτωση ενός στιγμιότυπου.

Στις επόμενες ενότητες θα δημιουργήσουμε ένα νέο χώρο SharePoint και στη συνέχεια θα ακολουθήσουμε τα βήματα για κάποιες κοινές λειτουργίες: κοινή χρήση αρχείων, δημιουργία απλών ιστοσελίδων και προσθήκη λειτουργικών widget σε αυτές τις σελίδες.

Πώς να δημιουργήσετε μια τοποθεσία SharePoint

Θα χρειαστείτε μερικά πράγματα για να μπορέσετε πραγματικά να δημιουργήσετε τον ιστότοπό σας:

• Πρώτον, θα χρειαστείτε πρόσβαση σε έναν λογαριασμό του Office 365, αλλά όχι μόνο σε κάποιον λογαριασμό. Θα πρέπει να είναι ένας λογαριασμός επιχείρησης, καθώς το SharePoint δεν περιλαμβάνεται στους λογαριασμούς των καταναλωτών.
• Θα χρειαστεί επίσης να είστε διαχειριστής για να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο μόνοι σας. Εάν δεν είστε, μπορείτε πάντα να ζητήσετε από τη φιλική σας γειτονιά να δημιουργήσει ένα για εσάς.

Η δημιουργία ενός ιστότοπου SharePoint είναι ένα απλό θέμα να κάνετε τα εξής:

1. Συνδεθείτε στο Office 365 ως διαχειριστής και στη συνέχεια επιλέξτε Κοινόχρηστο σημείο από το μενού εφαρμογής στο επάνω αριστερό μέρος.

   

2. Στο μενού σελίδας, επιλέξτε το + Δημιουργία ιστότοπου κουμπί.

3. Επιλέγω Ιστοσελίδα της ομάδας στο παράθυρο διαλόγου που ακολουθεί. (Ιστοσελίδες επικοινωνίας είναι ως επί το πλείστον μόνο για τη δημοσίευση ανακοινώσεων και άλλου περιεχομένου.)

4. Επιλέξτε ένα αρχικό σχέδιο για τον ιστότοπό σας. Αυτό θα το γεμίσει με κάποιο αρχικό περιεχόμενο - μην ανησυχείτε, μπορείτε πάντα να τις προσαρμόσετε αργότερα.

5. Παρέχετε τα στοιχεία του ιστότοπού σας, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος και της περιγραφής του.

6. Επιλέγω Φινίρισμα για να ολοκληρώσετε τη ρύθμισή σας. Το SharePoint θα δουλέψει στο παρασκήνιο για να δημιουργήσει τον ιστότοπο, αλλά θα δείτε την πρόοδό του σε όλη την έκταση.

   

Τώρα που διαθέτετε χώρο, θα έχετε κάποιες λειτουργίες διαθέσιμες ακριβώς έξω από το κιβώτιο (που εμφανίζεται παραπάνω), όπως:

• Συζητήσεις: Ιδιωτικές πινακίδες μηνυμάτων για την ομάδα σας.
• Εγγραφα: Μπορείτε να μοιραστείτε αρχεία εδώ. Αυτά θα επωφεληθούν από τις λειτουργίες εκδόσεων και check-in / check-out που περιγράψαμε κατά την εισαγωγή του SharePoint.
• Ένα OneNote Σημειωματάριο: Οι συμπαίκτες σας μπορούν όλοι να συνεργαστούν με αυτό το Notebook OneNote δημιουργώντας και προσθέτοντας σελίδες.
• Σελίδες ιστότοπου: Σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ιστοσελίδες για την ομάδα σας.

Η κοινή χρήση αρχείων χρησιμοποιώντας μια βιβλιοθήκη εγγράφων εξακολουθεί να είναι μια πολύ κοινή χρήση για τους ιστότοπους του SharePoint. Ας δούμε πώς να το κάνουμε αυτό.

Τρόπος χρήσης βιβλιοθηκών εγγράφων του SharePoint

Οι Βιβλιοθήκες εγγράφων περιέχουν φακέλους και αρχεία και λειτουργούν όπως θα περιμένατε. Για να χρησιμοποιήσετε τη Βιβλιοθήκη εγγράφων:

1. Επίλεξε το Εγγραφα στην αριστερή πλοήγηση.

2. Επίλεξε το + Νέα για να προσθέσετε νέα στοιχεία, όπως φακέλους ή αρχεία του Microsoft Office. Εναλλακτικά, μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε άλλα αρχεία στον τρέχοντα φάκελο της Βιβλιοθήκης. δεν χρειάζεται να είναι αρχεία του Office.

   

3. Επιλέξτε ένα αρχείο του Office για να το ανοίξετε στην κατάλληλη εφαρμογή ιστού. Η επιλογή ενός αρχείου εκτός του Office θα κάνει ένα από τα τρία πράγματα:

   • Ανοίξτε το για προεπισκόπηση αν είναι μια φιλική προς το web μορφή όπως μια εικόνα ή PDF?
   • Ανοίξτε σε μια σχετική εφαρμογή αν χρησιμοποιείτε Windows (που γνωρίζει πώς να μιλήσετε στο SharePoint).
   • Κατεβάστε το στο μηχάνημά σας, από όπου μπορείτε να το ανοίξετε με το σχετικό πρόγραμμα.

4. Ενώ οι σύγχρονες εφαρμογές ιστού σάς επιτρέπουν να επεξεργάζεστε ταυτόχρονα ένα αρχείο με έναν συνάδελφό σας, εξακολουθείτε να έχετε τη δυνατότητα να "ελέγξετε" ένα αρχείο. Επιλέξτε αρχεία επιλέγοντας στη στήλη αριστερά το μεγαλύτερο σημείο επιλογής και, στη συνέχεια, επιλέξτε το μενού υπερχείλισης προς τα δεξιά. ο Ολοκλήρωση αγοράς επιλογή εμποδίζει οποιονδήποτε να αποθηκεύσει μια νέα έκδοση του αρχείου ενώ εργάζεστε σε αυτό. άλλοι χρήστες μπορούν ακόμη να κατεβάσουν ένα αντίγραφο και να εργαστούν σε αυτό, αλλά δεν μπορούν να δημιουργήσουν μια νέα έκδοση μέχρι να την αποθηκεύσετε και να "το ελέγξετε ξανά".

   

Πώς να δημιουργήσετε σελίδες τοποθεσίας του SharePoint

Οι σελίδες τοποθεσίας του SharePoint σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε ιστοσελίδες με κείμενο και γραφικές πληροφορίες. Η κύρια διαφορά είναι ότι μόνο τα μέλη του ιστότοπού σας θα μπορούν να τα δουν όταν είναι συνδεδεμένα, καθιστώντας το ένα μικρό ιδιωτικό intranet. Για να δημιουργήσετε νέες σελίδες στην τοποθεσία σας SharePoint:

1. Επιλέγω Σελίδες από την αριστερή πλοήγηση.

2. Από την επάνω γραμμή μενού, επιλέξτε + Νέα, στη συνέχεια επιλέξτε μεταξύ των τύπων σελίδας:

   • Σελίδες Wiki είναι αυτονόητες.
   • Σελίδες ιστότοπου είναι κενές σελίδες που μπορείτε να δημιουργήσετε από έναν τίτλο.
   • Σελίδες μέρους μέρους Web παρέχετε μερικές προκαθορισμένες διατάξεις που έχουν σχεδιαστεί για να σας επιτρέπουν να ρίχνετε σε όλα τα είδη των gadgets, στο ταμπλό.

   

3. Μόλις δημιουργηθεί, θα ανοίξει η σελίδα για να ξεκινήσετε την επεξεργασία. Μπορείτε να ξεκινήσετε δίνοντάς του ένα όνομα. Το πρόσθετο περιεχόμενο έρχεται με τη μορφή διαδικτυακών τμημάτων, τα οποία θα βρούμε παρακάτω.

   

4. Επιλέγω Δημοσιεύω για να κάνετε τις αλλαγές σας διαθέσιμες σε συναδέλφους.

5. Οι σελίδες σας είναι διαθέσιμες μέσα από το Σελίδες λίστα στην αριστερή πλοήγηση.

6. Μπορείτε να κάνετε τις υπάρχουσες σελίδες προβάλλοντάς τις και, στη συνέχεια, επιλέξτε το Επεξεργασία στο μενού.

   

Πώς να προσθέσετε τμήματα Web στις σελίδες του SharePoint

Ένα από τα σπουδαία χαρακτηριστικά του SharePoint είναι τα τμήματα Web που μπορείτε να ενσωματώσετε στις σελίδες σας. Ακόμη και όταν θέλετε να προσθέσετε απλά κείμενο και γραφικά, πρέπει πρώτα να προσθέσετε ένα τμήμα Web για να το κρατήσετε. αυτά τα widgets μπορούν να περιλαμβάνουν πράγματα όπως ειδήσεις ειδήσεων, έναν κατάλογο μελών της ομάδας ή λίστες πρόσφατης δραστηριότητας στον ιστότοπο. Εάν δημιουργήσατε μια σελίδα στα παραπάνω βήματα, προσθέστε ένα τμήμα Web σε αυτήν κάνοντας τα εξής:

1. Επιλέξτε μια σελίδα και στη συνέχεια τοποθετήστε την Επεξεργασία όπως περιγράφεται παραπάνω.

2. Μπορείτε να προσθέσετε τμήματα Web σε μια σελίδα στις θέσεις όπου το Συν (+) εμφανίζεται το σύμβολο. Επιλέξτε αυτό το κουμπί όταν εμφανιστεί και ένα αναδυόμενο μενού θα σας δείξει μια λίστα με τα διαθέσιμα τμήματα Web. Μπορείτε να περιηγηθείτε σε ολόκληρη τη λίστα ή να αναζητήσετε ανά λέξη-κλειδί.

   

3. Μόλις επιλέξετε ένα τμήμα Web, θα εισαχθεί στη σελίδα για εσάς.

4. Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να διαμορφώσετε το τμήμα Web. Για κάτι σαν την εικόνα που απεικονίζεται παρακάτω, επιλέξτε το Προσθήκη εικόνων για να επιλέξετε τις εικόνες που θέλετε να εμφανίζονται.

   

5. Επιλέγω Δημοσιεύω για να κάνετε τις αλλαγές σας διαθέσιμες σε συναδέλφους.

Ενώ η αρχική σελίδα δημιουργείται αυτόματα για εσάς, εξακολουθεί να είναι μια σελίδα όπως ακριβώς και κάθε άλλη και μπορείτε να την συμπληρώσετε με τμήματα Web στο περιεχόμενο της καρδιάς σας.

Εγκατάσταση και χρήση της εφαρμογής "Εργασίες"

Τα πράγματα αρχίζουν να γίνονται πραγματικά ενδιαφέροντα όταν προσθέτετε Εφαρμογές στον ιστότοπό σας. Αυτά υπερβαίνουν τη λειτουργικότητα των Εξαρτημάτων Ιστού και περιλαμβάνουν πράγματα όπως τα blogs ή μια προσαρμοσμένη λίστα, η οποία είναι σαν μια μικρή βάση δεδομένων. Θα ρίξουμε μια ματιά στην εφαρμογή Εργασίες, η οποία σας επιτρέπει να ρυθμίσετε τα to-dos για τα μέλη της ομάδας σας, να τα αναθέσετε και να παρακολουθήσετε την ολοκλήρωσή τους. Για να προσθέσετε εργασίες στην τοποθεσία σας στο SharePoint:

1. Στην Αρχική σελίδα του ιστότοπου, επιλέξτε το + Νέα , στη συνέχεια επιλέξτε App.

2. Αυτό θα εμφανίσει μια σελίδα με μια επιλογή διαθέσιμων εφαρμογών. Επιλέξτε αυτό που θέλετε.

   

3. Θα εμφανιστεί τώρα στο Περιεχόμενα ιστοτόπου οθόνη, την οποία μπορείτε να δείτε επιλέγοντάς την στην αριστερή πλοήγηση. Μπορεί να χρειαστεί να κάνετε μια διαμόρφωση όπως μερικά από τα τμήματα Web, αλλά με τις Εργασίες, όλα είναι έτοιμα για να ξεκινήσετε την εκχώρηση.

   

Το SharePoint έχει πολλά περισσότερα χαρακτηριστικά από αυτά που αναφέρονται εδώ. Αλλά χρησιμοποιώντας μόνο αυτά μπορείτε να δημιουργήσετε πολύ λειτουργικές και συνεργατικές τοποθεσίες για φίλους και συναδέλφους.