Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο επιτρέπει στους πελάτες σας, στους προμηθευτές σας και σε άλλους να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια κεντρική διεύθυνση, όπου όλοι οι χρήστες μιας ομάδας μπορούν να δουν και να απαντήσουν σε αυτά τα μηνύματα.
Τι είναι ένα γραμματοκιβώτιο κοινής χρήσης του Office;
Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να μοιραστείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια ομάδα ανθρώπων είναι να ρυθμίσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Office 365. Με κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, κάθε άτομο που έχει αντιστοιχιστεί στο γραμματοκιβώτιο έχει πλήρη πρόσβαση στα μηνύματα. Μπορούν να διαβάσουν τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να απαντήσουν σε μηνύματα, να προωθήσουν μηνύματα και να δουν πώς οι άλλοι ανταποκρίθηκαν στο εισερχόμενο μήνυμα.
Όταν ένα μέλος της ομάδας απαντά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλεται από τη διεύθυνση κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου και όχι από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου. Ο παραλήπτης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βλέπει μόνο τη διεύθυνση του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου. Αυτό διατηρεί την εμπιστευτική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων σας και δίνει στην επιχείρησή σας επαγγελματική εμφάνιση.
Ο οργανισμός σας μπορεί να δημιουργήσει όσα περισσότερα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια χρειάζεστε. Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια δεν έχουν ονόματα χρηστών ή κωδικούς πρόσβασης. Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο δεν απαιτεί άδεια Office 365, αλλά κάθε χρήστης που έχει αντιστοιχιστεί στο γραμματοκιβώτιο πρέπει να διαθέτει συνδρομή του Office 365.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα γραμματοκιβώτιο κοινής χρήσης του Office;
Οι υπηρεσίες εξυπηρέτησης πελατών, οι ανθρώπινοι πόροι ή τα τμήματα μάρκετινγκ που θέλουν τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να απαντηθούν από το επόμενο διαθέσιμο μέλος της ομάδας αποτελούν καλό παράδειγμα αποτελεσματικής χρήσης ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου. Κάθε άτομο που έχει αντιστοιχιστεί στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο μπορεί να δει και να απαντήσει σε κάθε μήνυμα του συγκεκριμένου γραμματοκιβωτίου.
Η εργασία με ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Office 365 δεν αφορά μόνο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Πρόκειται για τη βοήθεια των ανθρώπων στην οργάνωσή σας να συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά. Μαζί με το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, οι ομάδες σας θα έχουν πρόσβαση σε μια κοινή λίστα επαφών και ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο. Με μια κοινή λίστα επαφών, όλοι στην ομάδα έχουν πρόσβαση σε σημαντικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με το κοινό ημερολόγιο, τα μέλη της ομάδας μπορούν να εισέλθουν στα ραντεβού τους σε μια κεντρική τοποθεσία που μπορούν να δουν όλοι στην ομάδα.
Ρύθμιση κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου
Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια του Office 365 μπορούν να ρυθμιστούν μόνο από το διαχειριστή της συνδρομής του Office.
Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για να ρυθμίσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο:
- Συνδεθείτε στο Κέντρο διαχείρισης του Office 365 χρησιμοποιώντας το λογαριασμό διαχειριστή.
- Επιλέγω Ομάδες> Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια.
- Επιλέγω Προσθέστε ένα γραμματοκιβώτιο.
- Στη σελίδα Προσθήκη αρχείου γραμματοκιβωτίου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο πεδίο Όνομα. Ένα ψευδώνυμο αλληλογραφίας δημιουργείται αυτόματα στο πεδίο Email αλλά μπορείτε να το αλλάξετε σε κάτι διαφορετικό. Αφού ονομάσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, επιλέξτε Προσθέτω για να δημιουργήσετε το γραμματοκιβώτιο.
- Στην ενότητα Επόμενα βήματα, επιλέξτε Προσθέστε μέλη σε αυτό το γραμματοκιβώτιο.
- Στη σελίδα μελών κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου, επιλέξτε Προσθήκη μελών.
- Τοποθετήστε ένα σημάδι ελέγχου δίπλα σε εκείνα τα άτομα που θα έχουν πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Εάν δεν εμφανίζεται το όνομα ενός ατόμου στη λίστα, πληκτρολογήστε το όνομά του στο πλαίσιο Αναζήτηση. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Αποθηκεύσετε.
Αποθήκευση αποστέλλεται μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο
Όταν κάποιος στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ένα αντίγραφο αυτού του μηνύματος αποθηκεύεται στο φάκελο "Αποστολή μηνυμάτων", όχι στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Εάν θέλετε να αποθηκευτούν αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου.
Δείτε πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε τα απεσταλμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο:
- Επιλέγω Ομάδες> Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια.
- Επιλέξτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
- Επιλέγω Επεξεργασία δίπλα στη ρύθμιση Απεσταλμένα στοιχεία.
- Στη σελίδα Αντικείμενα αποστέλλονται, μετακινήστε το ρυθμιστικό στη θέση Ενεργό για την Αντιγραφή αντικειμένων που αποστέλλονται ως αυτό το γραμματοκιβώτιο και Αντιγραφή αντικειμένων που αποστέλλονται για λογαριασμό αυτού του γραμματοκιβωτίου. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Αποθηκεύσετε.
Χρησιμοποιήστε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook 2016, Outlook 2013 και Outlook 2010
Μόλις ο διαχειριστής του οργανισμού σας έχει εγκαταστήσει το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, οι χρήστες σας δεν χρειάζεται να κάνουν τίποτα για να εμφανίσουν το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στην έκδοση του Outlook του desktop. Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο θα εμφανιστεί αυτόματα στο παράθυρο Φάκελος.
Για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο:
- Ανοίξτε το Outlook.
- Επιλέγω Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα.
- Επιλέγω Από και επιλέξτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
- Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και επιλέξτε Στείλετε.
Αποκτήστε πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook στο Web
Εάν θέλετε να εργαστείτε με το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού, θα πρέπει να το προσθέσετε με μη αυτόματο τρόπο.
Για να προσθέσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στην ηλεκτρονική έκδοση του Outlook:
- Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Office 365 και επιλέξτε το Αποψη app.
- Στο παράθυρο πλοήγησης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα γραμματοκιβωτίου και επιλέξτε Προσθέστε κοινόχρηστο φάκελο.
- Στο Προσθέστε κοινόχρηστο φάκελο , πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθέτω.
Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια και την εφαρμογή του Outlook για κινητά
Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια δεν εμφανίζονται στην εφαρμογή για κινητά του Outlook. Αυτό σημαίνει ότι εάν θέλετε να έχετε πρόσβαση σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο από το smartphone σας, θα πρέπει να ανοίξετε ένα πρόγραμμα περιήγησης και να χρησιμοποιήσετε το Outlook στον Ιστό.
Θα παρατηρήσετε μια μικρή διαφορά στον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε με τον προσωπικό σας λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και με το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Με το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, εσείς και τα μέλη της ομάδας σας θα εργάζεστε καλύτερα μαζί για να απαντάτε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους πελάτες, τους προμηθευτές, τους προμηθευτές σας και άλλους.
